印象を大きく変えるシュッとしたプレゼン資料の作り方

製薬会社でマーケティングをしているぽんのすけです。
私は国内MBAを修了し、TOEIC800取得、英語でグローバルビジネスとステージを変えながら今日まで活躍してきました。その結果、年収は1500万まで到達しました。

今日のテーマは「プレゼン資料の基本」です。

ビジネスマンにとってプレゼンの機会は自らの成果を発表するとても大事な機会になります。場合によっては聴講からすると、その人の仕事ぶりを見ることができる限られた露出の機会になることも少なくありません。

故に、このプレゼンの良し悪しはその人の印象そのものを決定づけると言っても過言ではありません。

プレゼンターの視点で考えると、アピールしなきゃという気持ちから色々詰め込んだりしてしまう人も多いです。これは本人は良かれと思ってやっていますが大抵のケースは悪い方に振れます。

特にシニアが見慣れているプレゼンには型があり、お作法があります。これを逸脱するプレゼンは聴講のシニアからは「違和感」でしかなく聞くに値しないものに成り下がってしまいます。こうなると当然指摘の中心は中身には及ばずお作法の指摘ばかりになります。最悪なシナリオです。

中にはそのようなプレゼンでも「よく頑張った」と褒めてくれる人もいますが、そのようなシーンは新入社員か平社員の記念プレゼンなど相場が決まっています。

本noteではプレゼンのお作法、それに則ったパワーポイントの作り方についてまとめたいと思います。

キホンのキになりますが、一生使える常識になります。是非ご一読ください。

• 1スライド1メッセージ
  プレゼンの基本は1スライド1メッセージです。つまり「このスライドで何が言いたいの？」という問いの答えがリード文にある状態です。
  プレゼンターは背景情報をいくつも知っているので補足であれもこれも言いたくなると思います。もちろん補足いただくのは必ずしも悪いことではないですが、基本は1スライド1メッセージになります。
  スライド作る時には「言いたいこと」だけをリード文に書き出して、そのあとボディを作り込むやり方がオススメです。

• リード文から言えること以外はスライドに書かない
  シニアは基本メインのリード文からスライドを見ます。リード文を見た後に本体のデータを見ます。故に、書いてあるリード文と提示されているデータがチグハグな状態には過剰に反応します。
  見当違いなものはもとより左右にデータがあって片方のことしか述べてないリード文や、提示データにプレゼンターが知る背景要素が加わったリード文は陥りやすいミスとなります。

• グラフから言えることとメッセージ(リード文)は分けて考える
  例えば折れ線グラフで加工気味なものがあったとします📉
  このデータから言えることは「○期連続前年割れ」とかそう言ったものです。グラフが示している「事実」です。
  メッセージはその先にあるものです。その結果「XXXに投資が必要」と言いたくなるのですが、それは言い過ぎです。思いが強すぎるパターンで陥りやすいミスです。(あくまでもメッセージはリード文に書いてください)
  最終的にメッセージで言うことになるのですが、グラフから言えることではない。と言うことです。
  また事実とメッセージを繋ぐものとして役に立つのがサブタイトルです。メッセージに繋がる、かつグラフから読み取れる事実はサブタイトルに記載しておくことがおすすめです。
  飛躍した解釈になっていないか、資料作成時にもチェックできますし、聴講者の誤解も最小限に防ぐことができるようになります。
  説明する時も「グラフから言えること」→「リード文のメッセージ」とつながるようにしておいてください。

• グラフの使い方は正確に
  上記の通りグラフから言えることはとても大事です。グラフからは言えないことを飛躍的にいうことはプレゼンがストップする最大の要因になりかねません。中でも、グラフの使い方が異なっていて言いたいことが言えてない状況はその典型例です。
  
  - 棒グラフ: 群間の大小を比較するもの
  - 折れ線グラフ: 掲示的推移を見るもの
  - 円グラフ: ある母数に対する割合を見るもの
  
  ポピュラーな誤りを紹介します。
  例①)
  棒グラフを使ってシェア30%です。
  →割合を示す場合は円グラフが基本です。
  
  例②)円グラフと円グラフの比較で改善などを示す
  →比較する場合は棒グラフです
  →円グラフと円グラフの比較はNG
  →%と%のアップ率XX %もNG🙅‍♂️
  →%と %の比較でアップを示すときは パーセンテージポイント

• データソースは必ず示す。定義は明確に
  ソースのないデータはシニアは基本的に信じません。スライドの下部には必ずソースを示すようにしてください。
  またデータの定義/分母がないと「その数字が大きいか少ないか」を測ることができません。特に %で示す場合には、分母の大きさがわからないことには一切の評価ができない状態です。何に対しての割合なのか、正確かつ丁寧に明示しましょう。

• フォントのサイズは3つまで
  より細かいテクニックですが、フォントのサイズは見た目を大きく左右します。
  リード文、サブタイトル、その他と文字のサイズは3つまでに抑えることが望ましいです。
  聴講者は太字や文字の大きいもの=何か意味があるものとして認識します。
  意味があれば大きくしたら良いですし、意味がないならフォントの大きさは揃えておいたほうが良いです。

• フォントの色は2つまで
  上記同様に色にも意味を持たせてください。赤、青、緑、オレンジと幾つもの色を使ってくださる方がいますが、感想としてはグチャグチャしてる。ただそれだけです。
  赤と緑の違いは？どっちが大事なこと？などの疑問を生みます。明確な回答があり意図的に使っているのであれば問題ないですが、意味がないのならば基本的の2色。言いたいことにだけ色をつけることをオススメします。
  言いたいことがいっぱいある！と言う人もいますが、基本は1スライド1メッセージなのでどうしても言いたいことが多い場合にはスライドを分けることを検討ください。

• 意味のない修飾はしない
  少しパワーポイント作るのが上手になってきた人が意外と陥るのがこれです。
  プレゼンをよくするために色々ハイライトしたり線を引いたり、枠に囲ったりしたくなります。ただほとんど場合は不要です。
  プレゼン時に口頭でどのグラフの説明はわかりますし、大事なポイントは前述のフォントのサイズと色で表現されているからです。
  なんとなく華やかな感じになるのは自己満足なことが圧倒的に多いです。読み手ファーストで考えて不要なものは勇気を持って削除していきましょう。

• エグゼクティブサマリーを入れる
  最後にエグゼクティブサマリーです。
  シニアとプレゼン時には必ず入れてください。
  エグゼクティブサマリーがないものはほぼプレゼンとして受け入れされません。
  サマリーのコツは
  ①プレゼン全体を1枚で、かつ数分で話せる内容にまとまっていること
  ②3つでまとめていること
  ③背景/現状→今回のアチーブメント→今後の課題/機会の3つがおすすめです。

ここに書いたものは本当に基本のキです。
ですが、基本を外すプレゼンは圧倒的に聴講からの受け入れが悪くなります。是非意識してみてください。

プレゼンにはたくさんの練習とスキルが詰まっているので磨けば磨くほどあなた自身の価値を高めてくれるものになると思います。それは逆に磨かなければ、あなたの信頼を落としてしまうものにもなりかねません。

スキルは一朝一夕での取得は簡単ではありませんがパワーポイントは意識すれば今日から誰にでも改善できます。
是非意識してシュッとしたプレゼンをしあなたの価値を上げることに繋げてください。

本noteはこれで以上です。
もし、少しでも価値を感じていただけたらご購入もご検討いただけると嬉しいです。
ここから先は御礼だけでtipsはありません。

ここまで読んでくださってありがとうございました。