「最重要タスクが2つ同時に…！」なときにやるべきこと
～複数の責任ある仕事を抱えた人へ～
先日、SNSでこんな投稿をしました。
「二つ以上の責任ある仕事を掛け持っていて、それぞれの最優先タスクが同時に並んで出てきた場合、どっちかが遅れるのもイヤだし、両方をちょっとずつ進めていると他の作業が詰まってしまう気がする…。どうやって乗り切ってますか？」
自分で「どっちも最優先…！」という状況を抱え、どうすればいいのか悩んでしまって。おかげさまで、いろんな人から意見をもらったり、自分でも調べたりした結果、いま実践している方法がいくつかあります。
もし同じように「大事な仕事が重なっている！」と焦っている方のヒントになれば嬉しいです！
1. Eisenhowerマトリックスで「本当の優先度」を洗い出す
まずは**「重要度×緊急度」**のマトリックスを使ってタスクを仕分けしてみることにしました。「全部が大事！全部が緊急！」に見えても、書き出してみると少し温度差が出るものです。
第Ⅰ象限：緊急＋重要 → 今すぐ取りかかる
第Ⅱ象限：重要だけど緊急でない → スケジュールを確保してやる
第Ⅲ象限：緊急だけど重要でない → できれば委任or効率化
第Ⅳ象限：緊急でも重要でもない → 思い切って削るか後回し
「とはいえ、2つの大仕事が両方とも“第Ⅰ象限”じゃん…」ってなるかもですが、その場合は自分だけでなく周囲の人に相談して優先度を判断してもらうのも有効。「実は片方は1日遅れでも大丈夫」と気づくことがあります。
2. タイムブロッキングで1つずつ集中する
「2つの最重要タスクを同時に進めると、どっちも半端になりそう…」と思った私は、タイムブロッキングという方法を導入しました。
朝9時～11時までタスクAをやる
11時～12時はメール返信やSlack対応
昼食後はタスクBを2時間集中して進める
夕方はまたタスクA、といった具合
カレンダーに作業予定を入れ込むのがポイント。ブロックのあいだは基本的に他のことはしない／しにくい環境を作ると、意外なほど捗ります。イーロン・マスク氏は1日を5分単位でブロックしているらしいですが、そこまでやると柔軟性がなくなるので（笑）、30分～1時間くらいの単位から始めるとよい感じです。
3. 2分で終わることは「すぐやる」（GTDの2分ルール）
**「Getting Things Done (GTD)」**というタスク管理法で有名なのが、2分ルール。
「2分以内で終わるような用件（メール返信、予約の確認など）が飛んできたら、その場ですぐ片付ける」
そうすると「やらなきゃいけないこと」にブレーキをかけずに済むし、細かいタスクが山積みになりません
つい「後でやろう…」と思いがちな小タスクを積極的に“消化”していくと、大きなタスクに集中するときの気分がとてもラクになります。
4. ポモドーロ・テクニックで集中力をキープ
マルチタスクが発生すると、疲れて集中力が持たなくなることも多いですよね。そこで使えるのがポモドーロ・テクニック。
25分だけタイマーをセットして集中
5分休憩
また25分集中→5分休憩
4セットごとに20～30分の長め休憩
休憩を挟むことでリフレッシュでき、次の25分もがっつり取り組めます。私は午後の眠い時間帯にこれを実行すると、本当に効率が上がって驚きました。焦って「ずっと通しで作業しないと！」と思うほどバテてしまうので、こまめな休憩こそ最強です。
5. WIP（Work In Progress）制限で同時進行を絞る
同時にあれもこれも抱えると、進捗がダラダラ停滞しがち。カンバン方式でよく言われる「WIP制限」を取り入れるとラクになります。
今、手を付けていいタスクの数を自分で決める（例：「2個まで」「3個まで」）
新しいタスクが来ても、今持っている分を完了 or どこかに回すまで受け付けない
このルール、最初は窮屈に感じますが、結果的には一つ一つを素早く終わらせては次に行くリズムができて「成果が積み重なる感覚」が味わえます。
6. そもそも「期限」や「分担」交渉もあり
「どう考えても両方同時にこなすのはキツい…」という場合は、調整や交渉も視野に入れてOKだと学びました。
「Aタスクは変動できないなら、Bタスクの締切を○日延ばしてもらえないか」
「Bの細かいパーツ作業はチームメンバーにお願いできないか」
実際、早めに上司やクライアントと話してみたら「じゃあ期限をちょっと調整しよう」「ここだけ○○さんにやってもらったら？」と案外すんなり解決することもあるんですよね。一人で抱え込まずに**「厳しいものは厳しい」と伝える**のも大事なスキルだと痛感しています。
7. 結局は「1つずつ片付ける」＆「休む」のが大事
いろいろ試してみて分かったのは、いかに1つのタスクに集中し、それをなるべく早く終わらせるかが鍵。最重要タスクが2つあるなら、時間をわけてA→B→A…みたいに切り替えながら、同時並行に見せかけて実はシングルタスクを繰り返すほうが効率的でした。
また、追い詰められるとつい徹夜やぶっ通し作業をしがちですが、適切に休憩を取ると逆に処理速度が上がるというのも最近の学び。ポモドーロやタイムブロッキングに休憩時間を明確に入れると、後が詰まるどころかむしろスムーズに進むんです。
まとめ：結局はうまく“切り替え”して優先タスクを回す
Eisenhowerマトリックスで全部が本当に最優先か仕分ける
タイムブロッキングやポモドーロで「今はコレだけ」集中
2分ルールやWIP制限で「細かいタスクの詰まり」や「同時進行地獄」を防ぐ
どうしても無理なら周りに相談して期限や人員を調整する
このあたりのテクニックを組み合わせると、意外と乗り切れることを実感しました。
「どっちも中途半端になるのが嫌で、ずっとモヤモヤ…」と思っていたのが、時間を区切って順番に片付けるだけで道が開けるケースも多かったです。
もし同じような悩みを抱えている人がいたら、ぜひ何か一つでも試してみてください。そして「これいい感じだった！」「こんな方法もあるよ！」というのがあれば、私にも教えていただけると嬉しいです。
2つ以上の責任ある仕事を抱えつつも、ちゃんと両方をゴールさせる──そのためにも、私たちが自分の時間とタスクを上手にデザインしていけたらいいですよね。お互い、がんばりましょう！
あとがき
今回の記事は、私自身の「同時最優先タスク…どうすれば？」という切実な悩みから得た知見をまとめてみました。いろいろ悩んだのですが、結論は**「結局全部を同時にこなすことは不可能なので、時間を分割してシングルタスクにする」**というのが一番しっくりきています。ご参考になれば幸いです！