＃3 Microsoft 365 Copilotで個人面談アンケート作成
今回は、Microsoft 365 Copilotを活用して働き方改革をしていこうという記事となります。
Microsoft 365 CopilotとFormsを使って個人面談前のアンケートを効率化していきます。
Microsoft365 copilotについて
Microsoft 365 Copilot は、大規模言語モデル (LLM) のパワーと組織のデータ (すべて作業フロー内) を組み合わせ、あなたの言葉を地球上で最も強力な生産性ツールの 1 つに変えます。
Word、Excel、PowerPoint、Outlook、Teams などの一般的な Microsoft 365 アプリと連携して動作します。 Microsoft 365 Copilot はリアルタイムのインテリジェントな支援を提供し、ユーザーの創造性、生産性、スキルを向上させることができます。
「Microsoft 365 Copilot」を学校で使うとするには、通常のMicrosoftライセンス費用にプラスして月4500円ほど/1ライセンスということで、かなりお高いという印象です。。。現状自治体単位で導入している学校は少ないです。（むしろ、自治体単位で導入している所があれば教えてほしいです。）ただ、通常のOfficeアプリにアドオンして利用できるので、今後学校現場でのニーズは増えてくるかと考えております。そこで、学校の具体的な校務場面でのユースケースを、本noteでは検証＆公開していきます。
今回の利用場面
利用場面は、保護者との個人面談前に児童へ事前アンケートをとるという場面です。私も教員時代、こういったアンケートをとっていました。特に若手の教員時代、「話題がなくなったらどうしよう」「学校生活について詳しく聞かれて答えられなかったらどうしよう」という不安があり、先輩教員に教えてもらったのがこの事前アンケートです。
こういった、「無くてもいいかもしれないけど有ると助かるな～」という業務から、サクッとAIに任せて代替していくのは良いかと個人的には思うのです。
実際に使ってみた
①M365 copilot for Formsで下書きを作成する。
②下書きを微調整します。
下書きとしてはよいのですが、「給食」のことは不要かと思いましたので、
下部に追加でプロンプトを入力して送信します。
③アンケート作成完了
「保持」ボタンをクリックすると、通常のFormsの編集画面に戻り、作成されているのが確認できます。微修正があれば、ここから変えても良いですし、このままでよければ「回答を収集」でTeamsにて児童生徒に配付したり、QRコードを作成し紙文書で配布したりと、通常のFormsでのアンケートに移行することができます。
感想
0から作成していくよりかは手間が省けると思います。「授業で分からないことがあったとき、どうしていますか？」などという項目は、教員時代にも作成したことのない項目であったので、新しい発見があり面白かったです。
内容や項目がもう少し具体的に決まっているのであれば、そのことも最初のプロンプトに入力すると、より思いどおりのものができると思います。
番外編：ChatGPTとの併用
別ツールを利用し、一手間かかるのですが、よりクオリティを向上させる方法を１つ紹介します。
上記の①の時に入力するプロンプトをより具体的にすると、下書きのクオリティが向上します。そこで、入力するプロンプトをChatGPTに作成してもらうという方法です。
フォームの下書きの画像を添付し、合わせて「このフォームを作成する際のプロンプトを教えて」と入力をすると、以下の様な回答をしてくれました。
**プロンプト例:** 「小学校」 4年生の学校生活についてアンケートを作成したいです。アンケートの結果は、保護者との面談時に共有するため、子どもの学校生活の様子をより深く理解することを目的とします。項目を作成してください： 1. 2. 仲の良い友達や友人関係について。 3. 学校以外で頑張ったことや興味を持ったこと。 4. 保護者が知らない可能性がある 子どもの成長ポイント。 アンケートは、わかりやすく、子どもが回答しやすい形式で作成してください。質問は自由回答フォームと選択形式を組み合わせてください。」
このプロンプトをもう一度ChatGPTに投げます。すると、回答の選択肢などより具体的な内容で作成をしてくれます。そして、出力内容をコピーして、再びCopilot for Formsの下書きに貼り付けして「生成」します。
いかがでしょうか。私の感想としては、こちらの方がより具体的で個人面談で伝えやすい内容になったなと感じます。プロンプトの作り方に悩んだら、そのこと自体も生成AIに聞いてみるというのが良さそうですね。
今回の記事は以上となります。Microsoft365 copilotの校務活用は継続してアップしていく予定です。（MIEEの活動としても）
「こんな場面で使えないの？」や「PowerPointなど他ツールの活用事例もあげてほしい」などご意見等あればコメントにいただけると励みになります。よろしくお願いします。