3分でわかる 「わかりやすく話す」 2つのコツ

（３分で読める）

２つのコツとは

① 大事なことを先に伝える

② マルの多い話し方をする

簡潔でわかりやすく話す

　職場などで「何が言いたいのかわからいない」「もっと要点をまとめて話したらいいのに」と思うことはありませんか。自分のことはだれも指摘してくれませんよね。「話しことば」は「書きことば」と違い、話した瞬間に消えていきます。わかりやすく伝えるには、2つの特徴があります。
　写真のジョブズはプレゼンやスピーチの名手でした。簡潔でわかりやすく、また感動的なトークも数多くありました。しかし、そんな彼も若いときは相手の話をろくに聞かずにその場で「出ていけ！」とクビにするなど短気な側面もあったようです。

話の全体像を先に伝える

　わかりやすく話すには２つのポイントがあります。１つは、結論や重要なことを先に伝えることです。まず話の全体像を先に伝えること。そして部分的な話をしていく。これで聞き手は心の準備ができます。自分が聞き手だったら、やはり大事なことは先に言ってほしいですね。

センテンスを短くする

　２つ目は、マルの多い話し方をすること。一文が短いので、理解しやすく聞きやすくなります。「～です。～は～です。～でした。そして～でございます」というように読点「。」が続きます。センテンスが長いと何を言いたいのか、わかりにくくなってしまいます。句点「、」ばかりでは、話の行き先が見えませんね。接続詞で文をつなげるよりも、短く区切って話す方がより伝わりやすくなります。

文章を書くときにも役立つ

　この２つを意識するだけで、わかりやすい話し方になります。また、このことは文章を書くときにも役に立つのです。ここで、2つの例題をあげますので、耳で聞いてすぐわかるように直してみてください。

例題①

午後１時から１時間ほど横浜で用事があるので、夕方の会議は少し遅れると鈴木課長に連絡しておいてください。

ポイントは、だれに何を伝えるか。「鈴木課長に、夕方の会議に遅れる」ということですね。遅れる理由は、そのあとでよいと思います。さらに、3つに区切りると分かりやすくなります。

【解答例】

鈴木課長に連絡してください。夕方の会議に少し遅れます。理由は、横浜で午後１時から１時間ほど用事があるためです。

例題②

５月30日の金曜日、正午から午後１時まで、会議室と食堂を除く、すべての部屋の蛍光灯の取り替え作業があると、今朝のミーティングで総務部から説明がありました。

細かい説明から入ると、聞き手は理解しにくいですよね。話の概略「全体像」を最初に伝えると、何をどこまで聞けばよいのか心の準備ができます。そう、全体から部分へです。ここでの伝えたいテーマは何でしょう。「部屋の蛍光灯の取り替え作業がある」ということです。情報の出所も早めに伝えます。「今朝のミーティング」より「総務部」が先です。あとセンテンスが長すぎますので、5つに分けましょう。

【解答例】

部屋の蛍光灯の取り替え作業があります。総務部から今朝のミーティングで説明がありました。日にちは５月30日の金曜日。時間は正午から午後１時です。なお、会議室と食堂は除きます。

形容詞を使うときは具体的に

　おもしろい、美しいなど形容詞を使うときには、もう少し具体的に話せるといい。「おもしろい人です」と紹介しても、どんな人かわかりません。具体的なエピソードを話すとイメージしやすくなります。目に浮かぶように話せたらいいですね。

完璧を目指さない

　例題②のようにセンテンスが長いと、やはり話の展開がわかりにくくなってしまいますね。「話すことは考えること」、きっとビジネスの場でも役に立つはずです。ただ、いくら話し上手でも中身がないとか、聞いていても、ちっとも内容が耳に入ってこない、ということもありますよね。話し手の個性もありますが、完璧を目指すことよりも、簡潔に、そして誠実に伝えることもひとつです。

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