【税理士ハック#4】今から始められるメールの工夫3選　～少しの工夫で相手の印象が変わります

いつも記事をお読みいただきありがとうございます。
税理士視点から気づいたことを情報発信しています。
税理士先生、税理士事務所職員の皆さんのご参考になれば幸いです♪

１）この記事から得られること

メールの少しの工夫だけで、相手との関係が良好になります。

２）導入・課題のポイント

メールは相手に用件のみを伝える手段だけで、用件さえ伝わればいいと思っていませんか？

メールでの少しの工夫で相手の心象が変わる魔法のツールです。

今回は、すぐに直せるメールのポイントを伝えます。

３）結論

●用件が変わったら件名を必ず変える

●一通のメールにいくつも用件を送らない

●直接的な表現を控える

４）理由・具体例

【用件が変わったら件名を必ず変える】

「件名」にどれぐらい気を使っていますか。

「件名」がないメールをたまに見かけますが、

「件名」は必ず記入しましょう。

「件名」は、相手方が確認する第一情報です。

用件が変わった際にも、件名を変えましょう。

最近、実際にあった話で、

Aの話をしていたのに、Bの話に移行していたことに気づかず、、

「このメールの用件確認してもらえましたか。」と言われました。

どこにあるのかと思ったら、同じ件名の中に違う内容の用件がありました。

しっかり見ていなかった私も悪いのですが、、、

忙しいとついうっかり、メールの内容の確認も優先順位を考えてみてしまいます、、

お互い気を付けた方がいいと思いました。

今回の場合は、社内でのメールでしたので、

問題にはなりませんでしたが、、、

対お客さんの場合は、

知らず知らずのうちにお客さんからの評価を下げてしまう可能性があります。

非常に勿体ないです。

【一通のメールにいくつも用件を送らない】

メールの文章の中に用件をいくつもいれてしまうことがあります。

相手にとっては、内容ごとに頭を切り替える必要がるため、ストレスになります。

また、相手から用件の全てを返事がもらえない場合があります。

相手から返事がもらえてない事項があるとお互いに手間がかかってしまって、

関係が悪化する場合があります。

件名ごとにメールを分けて送るように工夫しましょう。

【直接的な表現を控える】

メールは一方通行の文章の伝達になります。

期日までに回答がもらえない。

お願いしたい事項がある。

このような場合に、

○○の件、いかがでしょうか。〇月○日までに回答いただける予定でしたが、いただいてません。

とストレートに文章を入れるとパッとメールをもらった相手はかなりのストレスになります。

文章を柔らかく、丁寧に書くのが基本です。

メールの文章が柔らかいだけで、相手との関係はかなり良好になります。

大変お忙しい中、いつもご対応いただき感謝しております。
○○の件ですが、そろそろご回答いただけますでしょうか。
お忙しい中、催促してしまい恐縮ですが、よろしくお願いいたします。

これぐらい、丁寧に書くと印象が全然違います。

以上、３点を今から送るメールで意識してみてください。

●用件が変わったら、件名を必ず変える
●一通のメールにいくつもの用件を入れて送らない
●直接的な表現を控える

５）おわりに

最後までお読みいただきありがとうございます。

定期的にこのような記事を投稿して行きたいと思います。

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河合　基裕