小さなWeb制作会社で短期間に業務合理化を行いました。
はじめに
Web制作会社プランユーケーでは、短期間（2022年3月〜6月）で、制作フロー全般を見直し、業務の合理化を行いました。
具体的には、制作フローに沿って、繰り返し利用する書類や情報を、Googleドキュメントなどクラウド上で共有することを行いました。
そして、まとめた書類・情報は、社内ナレッジセンター内の「制作業務合理化」ページからアクセスできるよう設定をいたしました。
こちらの記事では、Web制作合理化を行うにあたっての、経緯から成果まで
をご紹介させていただきます。
Web制作合理化の経緯
近年の弊社内の変化
１）制作業務の多様化
近年、Web活用の大きな可能性が一般に浸透したことにより、お客様のご要望が広がったように思います。
それに伴い、弊社へご依頼いただく内容も変化し、制作業務が多様化してきています。
例えば、制作だけではなく、アクセス解析やUIご提案、システム仕様提案などが増えました。
様々なご要望をいただける背景には、Web制作会社としてページ制作を行うだけではなく、CMS提供や最適化、UI構築、運用支援などを顧客様へご提案を続けてきたことも一因ではないかと感じています。
２）働き方の多様化
コロナ禍より、リモートワークと出社のハイブリッド勤務形態に変更いたしました。またフルタイムのテレワークスタッフも増えてきました。
３）スタッフ人数の増加
ありがたい事に、少しずつスタッフの人数が増え制作チームが拡大していました。
研修として、新入社員向けにはカリキュラムやトレーナー制度、担当者研修は、育成時期に準備していましたが、それ以降の全社共通での知見共有方法は十分に確立されていませんでした。
そのため、逐次変化するWeb業界において知識の取得は、ある程度個人の努力と経験に任せる部分が大きい状態でした。
社内の需要
上記の状況から、基本的な制作業務以外の分析/考慮時間を増やすために
シンプルな作業や繰り返しの作業は効率化と簡素化をしたい
作業方法などの知見を共有するために見える化（文書化）を徹底したい
文書をWeb上で管理し、個人の働く環境に対して影響を受けさせたくない
という要望が高まっていました。
Web制作合理化のために、まず行ったこと
制作業務のフローを一覧にする
実際には日常で利用している社内価格表が、お客様からのご依頼から納品までの制作フローとしてまとまっており、そちらをベースにすることで問題ありませんでした。
ご相談、ご提案、受託
進行管理
プロトタイプ検討
デザイン検討
サイト構築
サイト公開後の運用
全社スタッフへのアンケート
実際手を動かしているスタッフへ、日常業務でテンプレ化したら良いことや、何度も使いまわしている資料などをアンケートにて集めました。
業務合理化検討タスクチームの立ち上げ
広く意見を集めるため、ベテラン、中堅、若手で構成した４名でチーム編成をしました。
最終目的の決定
始動したタスクチームで、改めて目的の認識合わせをしました。
スタッフの基本的な制作業務以外の分析/考慮時間を増やすために、
制作業務でのボトルネックを抽出し、解消する。
繰り返し作業などのテンプレ化、その他改善策を策定提出。スタッフに実施してもらう。
としました。
実際の作業と成果
タスクチームで隔週で集まり会議を行い、各制作フローをより細分化して、
不足しているテンプレの作成や、スタッフが日頃利用しているデータを集めていきました。
個人で利用している便利なデータを集め、汎用性の高いものを吟味して保管。
個人で繰り返し利用したり、作成する形式を洗い出し、個別情報などを削除しテンプレとして利用できる表データ、文書データを作成。
Web制作作業での細かな流れと見落としがちな作業をまとめて一覧にする。
社内で後輩から先輩へ繰り返しされる質問、CMS専門スタッフへ繰り返しされる質問をまとめる。
社外からよくいただく質問を、スタッフアンケートを行い集め、一覧にまとめる。
成果として、書類はGoogleドキュメントなどのクラウド上にまとめました。
また、よくいただくご質問は、今後もスタッフが気軽に追加できるようにナレッジセンターでページを作成し、随時更新できる形にしました。
そしてスタッフ誰もが簡単にアクセスできる場所ナレッジセンターに、「制作業務合理化」ページを立ち上げ、リンク集としてまとめました。
ナレッジセンター確立について
個別のスタッフ同士での会話や、スタッフ個人が繰り返し利用する書類などがありましたが、これまで特に知見共有ツールの利用はありませんでした。
そのため日常的にGoogle WorkspaceやSlackチャンネルを活用して、ドキュメントやメッセージを、Slackやメール、リンク集ページ（Web）で共有したり、口頭ベースで情報共有を行っていたりと、様々でした。
Slackやメールで流れる情報を探すのを記憶に頼っていたり、テレワーク時に社内ナレッジを他の人に聞かずに自ら探せる手段が脆弱であるということが欠点でした。
そこで、「制作業務合理化」ページ以外の社内共有データをまとめるためにも、Kipwiseというアプリを導入することとなりました。
Kipwiseとは、Googleドキュメントとの連動利用可能で、串刺し検索や埋め込み機能など、利用のしやすさが特徴のアプリです。
弊社ナレッジセンターの立ち上げはこちらを御覧ください。
Kipwiseについては、こちらで詳しくご紹介しております。
最後に
タスクチームは、2022年３月発足、隔週会議開催にて2022年6月リリースという短い期間での対応でしたが、タスクチームスタッフの迅速な作業により、会議のたびに、どんどん便利な情報や書類がまとまっていきました。
日頃から一人ひとりが効率化を考えて蓄積しているものだったので、比較的短時間でまとめることが出来たのではないかと思います。
「制作業務合理化」ページが出来てから、私自身も作業のたびに同じような形式データを作ったり、参考データを探している時間がなくなり、作業時間が短縮されました。
また社内共通認識のデータであることで、迷いや、先輩への質問回数も減り、その分より深堀りした相談が出来ているようになったと感じています。
実際使ってみると足りないところや、追加したいところなども出てくると思うので、社内利用者の感想や意見を取り入れて、より使いやすくなるように定期的に改良を予定しています。