よりインタラクティブなZOOM会議の為のファシリテーション

先日、参加者全員が初対面、かつ年齢層や職業がバラバラ、総勢50名ほど、共通認識としてあるのは「国際協力の現在と今後」を考えること、というZOOM会議に参加した。

結論から述べると、上記のようなZOOM会議では、事前準備と事後共有が主催者、参加者双方にとって、とても大事だということ。

事前準備

今回、事前企画から当日のZOOM会議運営側も初の試みであった為、1週間程前より「運営側の心境」を共有するメールと共に、自己紹介用のスプレッドシートの共有、当日のディスカッション内容の共有（新たなトピックを誰でも追記可能でトピックリーダーになれる）、当日のスケジュールの共有（開始30分前からは、ZOOM会議初参加またはZOOM会議中のお作法やブレイクアウトルームの説明があり、希望者は参加可能）等、徹底されていた。

自己紹介用のスプレッドシートは、期日までに指定のリンク先へ送信。内容は、フルネーム、現在の活動内容、自身のスキル・経験・強み、他の参加者から求めているスキル・経験・強み、SNS紹介、書籍やブログ紹介など。ディスカッションのトピックは、運営側からいくつかすでに挙がっており、追記したい場合のみ自分が興味あるトピックを追記しておく。周りの人々から、どういったサポートを得たいか、どういう目的のディスカッションにしたいか等も備考欄へ。

そして会議が始まる30分前に入ったZOOMでは、自己紹介等はせずに、とにかくZOOM会議に参加する際のお作法を学ぶ。まず入ると同時に、ミュートを忘れないこと。ビデオはオンにすること。そして、何よりも大事なのは、名前をフルネームに変更すること。この時点で、運営側の方々はフルネームのあとに（ホスト）と表記されており、参加者側にとっても誰が運営者なのかが、わかりやすい。

会議中

さて、会議に入り、まず全体ルールの確認があった。

まず、今回は、約5時間にも及ぶ長丁場だった為、予め用意されている休憩時間以外でも、いつでも休憩、一時的な退室が可能、との案内があった。そして、その際は、退出するのではなく、ビデオをOFFにしミュートをONにする案内もあった。結構、これは心理的安心を得られやすいし、わかりやすい説明なので助かると思う。

スプレッドシートに「チェックイン」という項目があり、今の気持ちを一言で記入しておく。

この時点で既に名前をフルネームに変更しているので、チャット投稿した際も、返信や回答が得られやすい。また、例えばスピーカーが話している際に、他の誰がどのような役割を担っているのかが参加者全員にもわかる。

自己紹介では、人数が多いのでブレイクアウトルームが使われ、最大4名で5分間の自己紹介。名前アルファベッドがはやい順番で紹介していく、という流れまで予め決められ、無駄をなくしていた。

当日は、前半に予め決められたプレゼンターより発表があり、その都度、予め共有されたスプレッドシートの感想を書き込んでいく。その後、後半のトピックオーナーから、それぞれのトピックに関して話したい内容を1分で紹介する。参加者は、自分が希望するトピック（A～H）のシートに自分の名前を記入するのと同時に、自分のフルネームの前に「A. 名前」のようにトピックのアルファベットを編集で追加する。とにかく、ここで大事なのは、自分の役割や意思表示を可視化して、そこにいる全員が把握できること。

途中休憩を挟んでの後半戦。ブレイクアウトルームというZOOM会議の機能は、運営側にしか操作できず、今回のような分け方だと手作業になるので、少し時間がかかるのだが、ファシリテーターの役割と裏で技術サポートを担う役割と、他数名の企画者の方々の協力が絶妙だった。

各ブレイクアウトルームにわかれ、改めて自己紹介。ここではトピックリーダーがファシリテーターの役割で、あとは議事録作成してスプレッドシートにアップデートする人を決めて、ブレスト。（カタカナばっかり・・・ｗ）
時間が経ったら、また全体の会議に戻り、それぞれのトピックリーダーが全体に向けて1分間のまとめを発表する。参加者からの感想も募る。（希望者がいない場合は（こういう状況では、大抵いない）、運営側が指名して、マイクのミュートをオフにして発言してもらう）それぞれのグループの議事録を見ながら、発表者のコメントが聞けて、かつメッセンジャーでのライブ質問もできるので、とても有意義な会議となる。

ZOOM飲み会に関しては、私は別の予定が入っていて参加ができなかったのだが、とてもインタラクティブな会議となった。

スプレッドシートの「チェックアウト」に、今の気持ちを記入して退出。

事後共有

当然ながら、50名規模の会議では、全員と話すことは不可能だ。ここで大事なのはまずは自分自身が会議中にインプットしたものを、全員がいつでも見ることができる場所に項目別にアウトプットしておくこと。今回用意して頂いたシートでは、「自分のネクストステップ」「参加したい活動」「運営側への希望」などの項目があった。そして、自己紹介シートを見直し、より深く話を聞いてみたい方々へはSNSやブログを通して繋がっていく。

運営側は、このシートをもとに事後会議を行うと同時に、運営側としての新たな参加者を募る。

さいごに

この「インタラクティブな」ZOOM会議が大事で、かつそのために必要なファシリテーションのスキルだなと思うのは、今後より国内海外関係なくオンライン上で繋がることができる社会になった際、どのような環境下でも仕事を創れるスキルや物や体験の価値を売ることができるスキルは、自分が好きなライフスタイルを送ることができやすいと考えるからだ。今回の会議から、とても多くを学ばせてもらったし、より多くの方々に共有できればと思ってまとめることにした。