同窓会の幹事さん...ホテル15年経験の私がgoodな同窓会やり方教えます。
ホテルのブライダル部門・宴会部門に15年ほど携わっておりました。
相当数の同窓会をみてきた私が、
初めて同窓会の幹事になった、
または、
なるかもしれないあなたへ
goodな同窓会にするための方法＆秘訣をお届けします。
会場選び・料理選択
会費設定・ホテルとの打ち合わせ
事前準備・当日の動き方...etc
やらなきゃいけないことはたくさんありますが、
ポイントだけ押さえれば同窓会はかんたんです。
同窓会は100件以上は担当してきました。
必ず参考になると思いますのでぜひご一読ください。
難しく、詳しくは書いていません。ざっくり書いてますのでわかりやすいと思います！
さっそくですが、
まず幹事代行サービスはどうなの？
幹事代行サービスというものがあります。
これは案内状作成、受付、写真撮影、企画もしてくれる幹事さんにとっては非常に便利で楽なサービスです。
ただ一番のデメリットは会費が高くなるということ。いろいろな代行サイトを調べましたがホテルの提示料金プラス50％は見ておくべきでしょう。
利用した場合
ホテルのプランが一人￥5,000とすると
・代行費用が50％の2,500円＋幹事立て替えや予備費など500円上乗せ
一人当たりの会費は8,000円は必要
利用しない場合
ホテルのプランが一人￥5,000とすると
・幹事立て替えや予備費など500円上乗せ
一人当たりの会費は5,500円で可能
どちらが良いとは言いません。
幹事さんグループでよく話し合ってみましょう。
ただ参加費が高いために不参加という方が少なからず出てくることは間違いありません。
※今回は利用しない独自開催の場合を書いてます。では進めていきます。
1.幹事メンバーを集めて開催日時を決める
開催日を決めるポイント
【大安・友引など日柄の良い日は外す】
これは、
・身内の結婚式で不参加という方を極力なくす
・結婚式で会場に空きがないことが多い
ということからです。
時間は？
【日・祝のお昼13:00～】
土曜は仕事の人も結構多いです。
できれば日祝が良いと思います。
時間は2次会も考えてお昼にやるのがベストでしょう。18:00とかから始めると時間が短いです。翌日の都合で早く帰る人、終電で帰る人など出てきます。
若い年齢層なら夜でも良いですが、会場に空きがあるならお昼の時間をGetしましょう！
2.会場サーチ→会場決定する
◆学校の近く（地元）ではなくアクセスの良いターミナル駅に近いホテルにする
→遠方からでも集まりやすい場所、行きやすい場所
◆リーズナブルなホテルを探すこと
→前述しましたが会費はできるだけ安い方がよいです。それはたくさん参加してもらいたいからです。
すごく大事なことですが同窓会のそもそもの目的は、
１．たくさんの人に参加してもらうこと
２．皆と会っておしゃべりすること
にあります。
ぶっちゃけ料理のグレードなどどうでもよいです。
もちろんおいしいに越したことはありませんが、、
それによって参加者が減るのは本末転倒です。
実際、お喋りが絶えず飲んでばっかりで料理は減らないのがほとんどです。
何年、何十年ぶりに会う仲間たちとのふれあいの場は、喋って飲むだけです。
ホテル側も同窓会では料理は減らないことをわかっています。
私たちも当時
[同窓会は人数×70%]の量しか作りません。
それでも料理は余るのがほとんどでしたよ🤨
3.価格交渉する
1. 料理を減らして単価をさげてもらえない？
2. ●●人集めるから単価をさげてもらえない？
3. 2次会もしますから単価をさげてもらえない？
ダメもとで交渉してみてください。
何度も言いますがとにかく会費は安い方が良いのです。
交渉の余地はあります。なぜか？
同窓会はホテル側にもメリットがたくさんあるから
・■立食でも「可」が多い
→たくさんの人を取り込める
・■宴中イベントがほぼ無い
→新人にも担当させられる
・■歓談ばっかりで料理が減らない
→コストセーブ
・■もれなく2次会がとれる
→売り上げアップ
・■会場を決めてから招待状を出す
→成約後のキャンセルはほぼ無し
・■必ず盛り上がる
こんなにもメリットがあるんです。ということからきちんと戦略をもったホテルほど多少の価格交渉に応じてもらえる可能性はあるわけですね。
4.会費を決める
案内状印刷・発送・名札準備等の経費が必ず要るため
1人当たりの料理代金に500円か1,000円上乗せ
して設定します。
また100円単位にするとお釣りとかも面倒です。500円単位にしましょう。余れば幹事で分ければよいのです（誰も怒りません）
5.案内状を発送する
すみません案内状のことについては→ こちらで詳しく書いてます。
6.ホテルとの打ち合わせと準備
◆料理はビュッフェ形式＋飲み放題
◆レイアウトは半立食にします
着席で席を固定してしまうとおしゃべりする人も限られてしまいます。
いろんな人と、
各々好きな人と、
思い出のある人と、
自由に喋れるような雰囲気をつくりましょう。
※小人数や年齢層の高い同窓会はこの限りではありません。
上記のようにテーブルに椅子は設置せず、
周りに椅子を並べます。
また、卒アルなどを置くサイドテーブルも
準備してもらいましょう。
◆ウエルカムドリンクをしてもらおう
パーティーが始まる前にも受付が済んだ方はドリンクを飲んでいただけるようにします
◆2次会を設定しよう
2次会は同ホテルがベスト。
場所を変えると帰る人が増えますよ。
また「1次会で残った料理を2次会で出して！」
と言ってみましょう。コストをおさえましょう。
7.プログラムを決めよう
こんなのいらない！よくやっているプログラム（私見です）
・当時の写真のスライドショー
→作成に手間がかかる。皆、会話ばかりして見る人は少ない
・校歌斉唱
→時間をとって皆で揃って歌う必要がない（BGMとしてかけっぱなしならOK）
・卒業文集音読
→時間のムダ
・好きだった人ランキング
→時間のムダ ※進行に入れる必要がない
・ビンゴ
→景品代がかかる、時間をとって皆でゲームする必要がない
・写真撮影
→皆それぞれスマホで撮る、全体集合写真は相当時間がかかる
・先生の挨拶
→●●分でお願いしますと頼んでいても長々と喋られる（断れない）先生は紹介だけでよい
例えば少数（30名程度）なら上記の中で取り入れてもいいものはあると思います。人数によって考えてみてください。
では、おすすめのプログラムは？
・開会の挨拶（5分）
・先生方紹介（5分）
・乾杯（5分）
・歓談（100分）
・閉会の挨拶と2次会の連絡（5分）
これで大丈夫です。
8.準備
⓵おつり
②卒業アルバム数冊
⓷ネームプレート
④当時流行ったBGMのサウンドトラック（IPODなど）
もしくはamazon musicなどで、
「アレクサ！●●年に流行った邦楽かけて！」
と言えばランダムに流してくれます。
→簡単なのはiPodやiPad📱に当時流行った曲を詰め込んでおき、BGMとして歓談中に流してもらうのです。
あ、懐かしいこの曲！
となって思い出話も一層盛り上がるでしょう🎵
それらに取り込んだ音楽を流せる音響設備はありますか？とホテル側に確認しましょう。
まあほぼほぼ大丈夫でしょう。
9.当日運営
・受付台で記名してもらう
・会費徴収する
・ネームプレートお渡し
ネームプレートは本人に書いてもらい首にかけてもらいます。必ず旧姓で書いてもらう＆昔のあだ名もあればgoodです。最後は会場精算です。
最後にまとめると
同窓会の趣旨は、
たくさんの人に参加してもらって、
たくさんおしゃべりを楽しむ
というところでしょう。
そのためには、
◎場所はターミナル駅で設定し、
◎会費を安くできるホテルを探し（料理のグレードはどうでもよい）
◎プログラムはなるべく少なくする
この3点のみに注視してみてください。
プログラムなどなくても歓談だけで確実に盛り上がります。保障します（多分）
当日までに、ダイエットしたり、白髪染めしたり、服を買ったり、かっこよい自分で皆に会えるように努めることも大事ですね。
短期間で痩せれるのは上記に載せてるオートファジーダイエットがおすすめです。
いかがでしたでしょうか。