テレワーク/出張/会食からPCR検査/海外採用の方針まで〜緊急事態宣言下のアステリアの就業ガイドラインを全公開

新型コロナウイルスに対する２回目の緊急事態宣言が発せられ、各企業でも対応が求められています。アステリアでは、2020年4月以降9割以上のテレワークを継続しつつも社員の「生産性が上がった」割合は55%という巷の調査よりかなり良好な状況を維持しており、その方法や就業方針について個別にご相談を受けることが増えました。そこで、少しでも多くの企業で対応に悩まれている方々に役立つことができればと考え、アステリアのテレワークに関するガイドラインとその解説および実際の状況を、公開・共有します。この内容は、クリエイティブコモンズのBY-4.0で共有しますので、各社の事情に合わせて改変して自由に使用可能です。詳しくはこちら。

基本方針

就業は、テレワークを基本とする。但し、業務上において出社が必要な場合は、本部長の承認を得ることでオフィスへの出勤を認める。尚、感染予防の視点から、出勤する時は、人混みを避け、オフピーク通勤等を活用する。また、出勤は「Platio」勤怠アプリを使用して必ず報告をする。

解説

アステリアでは、契約社員、派遣社員まで含め全社員テレワークの環境を整えています。その主な内容は以下の通り。

- 全社内業務をクラウドシステム上で稼働
- 社内コミュニケーションはSlackを使用
- 評価はアウトプット評価（時間評価ではない）
- テレワーク環境を快適化する手当（機材購入、電気代、通信代など用途を問わず使用可能）を支給（15,000円／月）
- 「Platio」勤怠アプリで出社の時に報告（テレワーク時は報告不要）

このような対応によって結果的に極めて高い生産性（55%の社員が生産性上がったと回答）を維持するとともに、上半期の業績も過去最高を更新しています。

検温の徹底

従業員検温の徹底・テレワーク・事務所出勤に関わらず、毎朝必ず検温を行い「Platio」検温アプリにて報告をする。
体温異常をはじめ感染の疑いがある場合は就業禁止とし、上長と人事へ報告し待機命令が発せられた場合、有給休暇の日数は減らない。体温に異常がなくても風邪症状があれば、外出は控えテレワーク勤務を行う。

解説

アステリアのサービス「Platio」のアプリにより、自分のスマホから様々な報告ができます。これを使い、出退勤に加えて、毎朝の体温を報告します。また、Platioでは、報告が行われていない場合は、朝9時に催促のプッシュメッセージがスマホに送られます。

多くの企業が、メール送信やExcel共有で体温の報告をしています。しかし、メール送信では、受信者の管理が極めて煩雑になります。また、Excelの共有では、各個人のプライバシーが守られません。Platioを使えば管理者だけが、まとまったデータ(CSV)として入手できますので、記録や分析も容易です。さらに、設定した体温（アステリアの場合は37.5度）以上の報告があった場合には、管理者にアラートが出る仕組みとなっています。

また、感染の疑いがある場合には、有休消化せずに特別の有給休暇を認めるのは、有給休暇の減少を嫌って報告を怠ったり、有給休暇の残りが無い人でも安心して療養できるようにする措置です。

出張は原則禁止

海外出張については、原則として禁止とする。業務上欠かせない国内出張がある場合には、本部長の承認を得、人事へ報告することとする。但し、地域の感染状況に注意し、不急の場合は中止または延期の措置をとる。

解説

海外出張については、2020年3月以降現在まで全社で実績0回。国内出張については1回目の緊急事態宣言中は全社で0回。6月以降は、全社で0〜5回/月。2回目の緊急事態宣言中は国内外0回を継続しています。

会食は原則禁止

会食については、原則として禁止とする。業務上欠かせない会食については、人数、場所、感染予防策等を含めて本部長の承認を得ることとする。不急の場合は見合わせる。

解説

職務上の会食数は激減しており、非常事態宣言中は全社で0回、2020年6月以降は全社で2〜3回/月の実績。やむを得ない場合は、個室、正面に座らない席配置（V字W字等）を推奨。但し、緊急事態宣言中は完全禁止です。

ミーティングは原則オンライン

・他社からの来社ミーティングや他社への訪問は、可能な限りオンライン等での実施を先方へ打診をする。
・やむを得ずオフィスでのミーティングとなる場合には、会議室の定員の半数以下の人数とし、また席は、相手が正面にならないように、隣との距離も離して席を置く。

解説

2020年3月以降、全ての社外との打ち合わせにおいてオンラインを打診することを徹底しました。社外とのミーティングは、非常事態宣言中はオンライン化率100%、上半期全体ではオンライン化率93%を達成しています。

先方がオンラインミーティングに応じられず、オフィスでのミーティングとなってしまう場合には、正面に人が座らないように、かつ隣の席との距離を取って、V字、W字での配置とします。会議室の椅子の数の半数以下の人数で開催します。

イベント・セミナーは原則オンライン

イベントやセミナーは原則としてオンライン化する。50人以内のイベントやセミナーは、十分な感染対策をとることで開催・参加を可能とするが、感染対策、安全管理の徹底等について、本部長の承認をとり事前に人事へ連絡をする。

解説

ガイドラインではリアル開催の場合の方法についても述べていますが、実際には2020年4月以降、主催／共催イベント・セミナーは100%オンライン化。外部主催のリアルイベントは全てキャンセルし、全てオンラインシフトしました。

海外採用人材はステイ

海外人材を新規採用する場合は、原則として国内への受入は見合わせ、現地でのテレワーク業務を前提に対応する。

解説

海外在住の人材の採用はコロナ禍でも継続しています。採用面談はコロナ禍以前から全てオンライン面談。コロナ禍以前は、会社がビザ取得や国内居住を支援して来日の後、オフィス勤務を実施していましたが、現在は、現地でのテレワークとしています。本社でも全社テレワークを継続しているため、執務上の問題は無し。2020年4月以降の実績１名（オーストラリア）。

日々の予防策の徹底

・人混みは避ける行動をとり、人との間隔は、できるだけ２m（最低１m）空ける。
・会話をする際は、可能な限り真正面を避ける。
・通勤が必要な場合は、人混みを避け、オフピーク通勤等を活用する。
・マスク、手洗い、うがいを日々徹底し、個別に必要に応じた消毒等も実施する。
・３密環境は極力避ける。「密閉：換気が悪く」、「密集：人が密に集まって過ごすような空間」、「密接：不特定多数の人が接触する場所」

解説

日々の感染予防が最も重要と捉えて、細かに記載しています。

罹患可能性のある場合

・咳、発熱、倦怠感等の症状が発生した場合は、速やかに上長ならびに会社に報告し、厚生労働省のガイドラインに則って行動する。
・症状が継続する場合は、受診をし、医師の指示に従う。
・任意のPCR検査については、社員および同居する家族に対して会社が費用負担する。

解説

まずPlatioによる検温報告時に自覚症状を報告することで、体温が平熱でも自動的に上長に報告される仕組みになっています。

任意のPCR検査に関しては、周囲に感染者が発生した場合に限らず、やむをえない出張の前や健康に不安がある場合に、任意のPCR検査を自己判断で受けることができます。首都圏に関しては自宅で受けられる仕組みを会社で契約しており、それ以外に関しては各地域の検査を受けて立て替え精算とし、いずれにしても100%会社負担で検査を受けられます。

個人の行動

「新しい生活様式」の実践例を参考に、行政や専門家の要請を厳守すること。

解説

会社でプライベートな行動に制限を加えることは難しいですが、行政の要請に応じることについて注意喚起しています。

厚生労働省の情報

「新型コロナウイルス感染症について」厚生労働省のHP。
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000164708_00001.html

補足

様々な報道がなされ情報が流れますが、思考や行動の原点として厚生労働省が発する情報をベースとするよう促しています。