会社の歓迎会をオンラインで開催した話
オンラインでイベントを企画したことはありますか？
友人とのリモート飲み会やウェビナーに参加したことがあっても、イベントを開催することは、なかなか無いと思います。
かくいう私も、会社のオンライン歓迎会の幹事をするまでは、大人数を集めた企画を実施した経験がありませんでした。
良い経験になったので、初心者目線でですが、どんな風に進めたのかをまとめてみました。
「これから初めてオンラインイベントを開催するよ！」といった方の参考になれば嬉しいです。
ロードマップ形式でまとめています。上から順番にご覧ください！
■ 歓迎会のロードマップ
1：目的と目標を決定する
歓迎会の開催決定とともに、弊社代表から”オーダー“を受けました。
▼ 代表のオーダー
全社員が楽しめて、新メンバーとの距離を縮められるようにしてほしい
そもそも、なぜオンラインで開催することになったのかと言うと、現在の私たちは、原則としてリモートワーク勤務をしています。
リモートワークになってから、社員同士で雑談（仕事に関する雑談や相談 etc.）をしたり、同じプロジェクト以外のメンバーと話す機会が減っていたりと、新メンバーと距離を縮めるきっかけが、つかみづらくなっていました。
そんな背景もあり、新しい仲間との親睦を深めることをテーマに、企画を進めることになりました。
▼ 幹事で決めた目的と目標
目的『新メンバーが既存メンバーと打ち解けること』
目標『社員同士の会話が弾む場づくり』
2：企画を立てる
企画を立てる上で、解決したい課題がありました。
■ 課題
1：どうやったら心の距離が縮まったと感じられるのか
2：利用するオンライン会議ツールをどうするか
まず ＜課題1＞ は、オフライン・オンライン関係なく生じることであり、打ち解けるきっかけがあれば、解決できると考えました。
そこで、企画を『仲良くなる段階』に分けて立てていきました。
▼ 仲良くなる段階
＜1：お互いのことを知る＞
＜2：打ち解ける＞
＜3：コミュニケーションをとる＞
＜4：盛り上がる＞
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1：お互いのことを知る
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・他己紹介
他己紹介とは、自分以外の人が、自分のことを紹介する方法です。
他己紹介の面白い点は、自分の印象を知ることができ、相手を紹介する場合は、相手の魅力をどれだけ伝えられるのかが試されます。
社内のメンバー同士で他己紹介を行うと、履歴書に載っていない素の部分が知れるため面白いです。
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2：打ち解ける
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・Good&NEW
24時間以内に起きた良い出来事を話すアイスブレイクの1つです。
パッと答えられるため、会議前のちょっとした緊張感をほぐしたい時に、おすすめです。
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3：コミュニケーションをとる
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・色あつめ
部屋の中から『指定の色』のモノを探すゲームです。
制限時間を設けたり、お題に『食べ物』『手のひらサイズ』など制限することで、難易度を調整しやすいです。
・○×クイズ
○か×で答えるクイズを作成し、正解数を競います。
今回は、社内メンバーにまつわる○×クイズを全員分用意したところ、
「あの人の意外な一面が見えた！」「ほんとうに？」とチャットでツッコミが入り、大いに盛り上がりました。
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4：盛り上がる
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・ビンゴ大会
説明は不要だと思いますが、二次会でもおなじみのゲームです。ツールを利用すれば、オンラインでも楽しめます。
▼ おすすめビンゴツール
3：準備する
そして、『オンライン会議ツールをどうするか』についても検討しました。
既存のオンライン会議ツールの問題点として上がっていた、『大人数だと後から会話に入りづらい』『話したい相手と話すことが難しい』といった問題をクリアするべく、今回は【oVice】を利用することになりました。
oViceのバーチャル空間内では、アイコンの距離感が声の届く範囲と連動してリアル感があり、会議室スペースを設置することでグループ会話もしやすく、ラフな雰囲気作りにぴったりでした。
さいごに、企画ごとに必要な項目をリストアップし、『役割決め』（いつまでに・誰が・何を準備する）を整理しておきます。
↑ oVice上での背景切り替えや会議室のON/OFF設定も入れてます by Notion
こうしておくと、各自準備したものをひもづけて管理できるので、当日は『オペレーションリスト』として使用することができて便利です。
4：最終確認
3で準備した『オペレーションリスト』を見ながら、全体の流れをテストします。
テストしなくても大丈夫だと思っていても、思わぬ落とし穴がありますよね。実際に私たちがテストした時は、oViceの操作に慣れておらず、会議室の切り替えにタイムロスがあることがわかりました。
頭でシミュレーションするのとやってみるとでは、感覚が異なるため、全体の流れを把握するためのテストをおすすめします。
まとめ
途中ちょっとしたハプニングもありましたが、司会のOくんの盛り上げもあって、歓迎会を無事終了することができました。
オンラインでのメリットとデメリットは、以下の3点です。
メリット
・インターネットがつながっていれば、どこからでも参加できる
・スペースの確保が不要
・当日、幹事同士で水面下でのやり取りがスムーズ（ヘルプしやすい）
デメリット
・インターネット環境に通信速度が依存する
・オンラインツールに慣れる時間が必要
・時間の管理（場所の制約がない分、時間管理しないとだらけてしまう）
今回のオンライン開催で一番良かった点は、スケジュールが押しても、すぐに幹事同士で相談でき、内容の調整をスムーズに行えたことです。
その一方で、全員が初めて使うツール（オンラインツール）の場合は、参加者が操作に慣れる時間を あらかじめ設けておいた方が良いと感じました。
私たちの場合は、週1回の朝会の時間に、oViceに触れる機会を設けました。
以上です！
なかなかの長文になってしまいましたが、オンラインイベントを企画している方の参考になれば嬉しいです。
ここまで読んでくださり、ありがとうございました。
書いた人 PILOT まつお