Web会議で音や映像が出ないときのTIPS
仕事の中でビデオ会議やWeb会議が手放せないものになりました。ですが、毎日使っているツールでも、ふとした時に音が聞こえなかったり、相手に音声が届かないときがありますよね。
全てのケースが当てはまるというわけではありませんが、私の経験談からそういった際の、対処法についてまとめてみました。
これを事前に知っておけば、オンライン会議開始後のトラブルをなくせます！
【一番大事】5分前に会議に参加する
これが一番大事なことです。通常の会議もそうですが、いざ会議と思って時間ギリギリに接続して接続トラブルが発生すると、会議の開始が遅れるだけではなく、心理的に慌ててしまい、正しい切り分けができないことがあります。
前の会議とつながっている場合は、前の5分前に退出し、Web会議に入る際は、5分前参加を心がけましょう。
社外の方との会議などでは、会議開始前の5分が相手とのアイスブレイクになり、その後の議論も活性化する効果もあるので、そういった意味でも5分前参加は重要です。
はじめて使うツールは、事前に接続テストをする
Web会議の種類にもよりますが、取引先の指定などで、はじめて使うツールなどの場合、ソフトウエアやプラグインのインストールが事前に必要だったり、管理者による許可が必要な場合があります。
以前使ったことあっても、バージョンアップなどにより、初回起動時にアップデートが走ることもあるため、事前にそのツールが使えるかどうか試しておきましょう。
外付けのマイク、スピーカーを接続している場合には、そのテストも必要です。ミーティング環境が無い場合は、主催者側にテスト接続をお願いしましょう。
ここまでは、会議の前に心がけておくことでしたが、ここから先は実際にWeb会議に入った後のトラブル時のTIPSを発生している事象ごとにご紹介します。
カメラの映像が出ない！
主な理由は４つ。代表的な原因をご紹介！
・正しいカメラデバイスを選択できていない
Web会議ツールのほとんどには、設定画面などから自分のカメラデバイスを選択することが出来ます。一般的なWindowsのノートPCですと、「内蔵カメラデバイス」というのがあり、それを選ぶと、PCについているカメラで使えるようになります。仮想のカメラデバイスなどがインストールされていたり、外付けのUSBカメラなどを併用している場合は、前回設定が残っていたりすることがあるので、会議前に必ず、会議アプリケーションの設定を見るようにしましょう。
たいていの場合、「設定」や「歯車アイコン」、「オプション」といったキーワードから「デバイス」、「カメラ」といった流れの設定で変更ができます。一般的なPCの場合、"Integrated Camera"と記載されていることがありますね。
Chromeブラウザの中で動作する会議ツールの場合は、アドレスバーの右側のカメラアイコンがあるので、それをクリックしてデバイスを変更する必要があります。変更後は、ブラウザの再起動が必要になる場合があります。
・他のアプリケーションがカメラを使用している（していた）
カメラを同時に利用できるアプリケーションは同時に１つまでとなります。前の会議などで別のアプリケーションを利用していたり、ブラウザや他のアプリケーションがカメラデバイスを利用を利用しており競合してしまい映らないケースがあります。
他のアプリケーションを終了すれば、正しく映るようになりますが、極稀に正常にアプリケーションが終了しきれずに、ゾンビ状態になっていることもあります。プロセスから終了するか、それが難しければ再起動することで解決する場合があります。
また、昨今はSnapCameraやiVCamなど、カメラ映像を加工して再配信するようなアプリケーションもあります。そういったものをインストールしたことがある場合は、常にカメラデバイスを使用している場合があります。うまく使いこなす自信がない場合は、事前にアプリケーションを終了するか、ビジネス利用の場合はアンインストールしておくことをオススメします。
・カメラデバイスが正しく接続されていない
外付けカメラを使っている場合、正しくケーブルが刺さっているか確認しましょう。USBハブなどを使っている場合は、USBからの電源不足の場合もありますので、PCに直接さしてみましょう。USBを抜き差しして、ちゃんと認識しているかも確認してみるとよいでしょう。LEDインジゲーターがあるタイプのものは、それが正しく光るかも確認ポイントです。
・PC本体のプライバシースイッチがONになっている。
カメラ自体は正しくつながっているものの、PCに物理的にカメラを隠すスイッチがONになっていると、相手には真っ黒、もしくは別の画面が送られる場合があります。Web会議の時は、ビデオ映像の有無で相手との距離は大きく変わりますので、そのスイッチを解除してカメラのレンズが見えるか確認してみよう。
音が聞こえない！
聞こえないとき、きっと相手に音が聞こえているかいないかで、切り分けが変わります。まずは、自分だけが聞こえないのか、みんなが聞こえないのか、自分の音が相手に届いていないのか、その状況をカメラ映像で意思疎通しながら確認して、今の状況を把握しましょう。
・音声接続ができていない
多くのWeb会議アプリケーションには、「音声接続」という概念があります。会議接続後に、「音声接続」が正しくできていない場合、
・正しい音声デバイスを選択できていない（その1）
音声はスピーカーとマイク、それぞれどのデバイスが選択されているか確認しましょう。カメラ映像同様、、「設定」や「歯車アイコン」、「オプション」といったキーワードから「デバイス」、「音声」、「マイク」、「スピーカー」、「サウンド」っていうキーワードが含むメニューを探しましょう。
PCに内蔵されているマイクスピーカーは、「Realtek High Definition Audio」という名前になっていることが多いです。
PCのイヤホンジャックにiPhoneのマイクなどを指している場合も、こちらのデバイスを選択することになるのですが、このデバイスはイヤホン端子に刺さっていると自動的に入出力先が変わるようになっていることが多いので、抜き差しして試してみるのがいいですね。
・正しい音声デバイスを選択できていない（デュアルディスプレイの人）
外付けディスプレイを使っている場合、音声の出力先が外付けディスプレイになっている場合があります。OS自体で出力先が変わっている場合には、右下のインジゲーターバーから出力先を確認してみましょう。
・PC本体がミュートになっている
前述のデバイスの選択が正しくできているのに、相手の音が聞こえない場合、PC自体のスピーカーがミュートになっている場合があります。右下のインジゲーターバーでスピーカーのアイコンがあります。これがミュートになっている場合は音が聞こえません。
ミュートアイコンをクリックすると音が出ますので、こちらを確認してみましょう。
・別のBluetoothデバイスに接続されている
ワイヤレスのイヤホン（Bluetoothタイプ）を使っており、携帯とPCなど2つ以上のデバイスを認識させている場合、ベアリング自体は複数可能なものの、利用はどちらか片方に制限されます。
スマートフォン側に接続がされている場合、マイクとスピーカーがうまくPC側で動かない場合があります。複数デバイスを使い分けている場合には、スマートフォン側のBluetooth接続を事前に切断しておきましょう。
私の声が相手に聞こえない！
・ミュートになっている
Web会議アプリケーション側で自身がミュートになっていませんか？自分でミュートを外せない場合は、管理者側で強制的にミュートされている場合があります。自分がミュートになっていないか確認してみよう。
自分の名前の横などに、赤いマイクのアイコンがついている場合は、システム側でミュートになっている可能性が高いです。
・マイクの設定が間違えている
完全に聞こえないわけではないですが、相手にノイズが乗っていると指摘されたり、よく聞き取れない感じがある場合、スピーカーはヘッドセットになっているが、マイクはPC内蔵のマイク設定になっている場合があります。
なかなか気づきにくい問題でもあるので、マイクをトントンたたいて、自分が音を出しているかどうか聞くが早いです。
・相手のPCのスピーカーの設定がうまくできていない
自分は正しい設定ができているが、相手が正しく設定できていない場合もあります。1:1の場合はお互い、設定を見直すとともに、複数人で参加する際は、自分の音が聞こえているか、他の人に聞いてみましょう。その際のやり取りには、チャット機能などを使うと便利ですね。
ハウリングしてしまう
問題は簡単です。2つ以上のデバイスで会議に参加しているか、スピーカーから出ている音をマイクで拾っているかです。
・音声デバイスは必ず1個で参加しましょう。
・会議の音はイヤホン、もしくはヘッドセットを使いましょう。
PCから出力したい場合は、マイクを別にするか、壁から話して、反響する音を拾わないように工夫が必要です。
それでも解決しない場合、原因が自分じゃない可能性もあります。
まずは、全員をミュートにして、会話するときだけミュートを解除するようにし、そのタイミングでハウリングした人が犯人です。
上記の、解決方法を教えてあげましょう！
どうしてもうまくいかない場合
PCを再起動する。いつもはうまくいっているのにも関わらず、何をしてもうまくいかないときがあります。自分の問題ではなく、アプリケーションの競合や、うまく解放できない場合もありますので、どうしてもだめな場合は再起動して試してみましょう。
さいごに
さて、いかがでしたでしょうか。Web会議接続の時にある音声・ビデオ問題。数をこなせば、勘所をつかんだり、自分のPCの特性を理解して解決できますが、それでも解決できない場合は別の端末から入るなどの代替手段を持っておくと安心できます。
冒頭にも申し上げましたが、大事なことなのでもう一度。
トラブル解決の時間なども考慮して、実際の会議もWeb会議も5分前には参加しておきましょうね！
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