【メモ】Microsoft ExcelとWordを使って、はがきのあて名を印刷する
PICTDIVAの中の人の三橋です。
先日まで開催させていただいていた、共同作品展。見に来てくださった方へのお礼の手紙を出そうと思い、はがきのあて名印刷の方法を調べました。せっかくなのでその方法をドキュメント化しておくことにしました。
やりたいこと：Microsoft ExcelとMicrosoft Wordを使い、はがきのあて名を印刷する
手順の概要
まずMicrosoft Excelで住所録を作ります。
次にMicrosoft Wordの、「差し込み文書」という機能を使うためのウィザードを起動し、色々設定して、Excelで作った住所録を取り込みます。
以上で「差し込み文書」というのが出来るので、そのままでよければ印刷、だめならWord文書に変換して編集するか、差し込み文書の作成を最初からやり直します。
以下、これらの手順をご説明していきます。
手順01.Microsoft Excelで住所録を作る
芳名帳に記載のデータを、Microsoft Excelで入力して、住所録として保存します。あとでWorｄの「差し込み文書」という機能を使うために、あらかじめフィールド（列の定義）は次の通りとしておくのがいいようです。
①性 ②名 ③郵便番号 ④住所_1 ⑤住所_2 ⑥会社名 ⑦部署名 ⑧役職
ただし、差し込み文書機能での印刷実行時に、フィールドをカスタマイズすることも可能ですので、必ずしも上記に合わせる必要はありません。お礼状のための住所録の場合は、次のようにしておけばいいです。また必要に応じて備考などのメモ用フィールドを追加しておくと、あとで見て思い出しやすいですね。
①性 ②名 ③郵便番号 ④住所_1 ⑤住所_2 ⑥備考
※夫婦でいらっしゃった場合にどう宛名印刷するかは、あとで考える。
手順02.Microsoft Wordの「はがき宛名面印刷ウィザード」を使い、差し込み文書を作成する
差し込み文書機能を使った印刷をするために、次のような手順が必要です。順番に説明していきます。まあウィザードがすべて導いてくれますので、あまり悩むことはないと思います。
手順02・印刷までの概要
①Microsoft Word文書を新規作成（「白紙の文書」を選ぶ）
②上部のメニューから、「差し込み文書＞はがき印刷＞宛名面の作成」
③「はがき宛名面印刷ウィザード」に従い入力していきます
④印刷して終了
では順番に、見ていきましょう。
①Microsoft Word文書を新規作成
Explorerの空白部分で右クリックして「新規＞Microsoft Word文書」を選びます。
文書名を変更します。ここでは「差し込み文書印刷」としましょう。
できました。
②上部のメニューから、「差し込み文書＞はがき印刷＞宛名面の作成」
ここでは差し込み文書印刷のための設定をするために、ウィザードを起動します。
まず①で作成したファイルを選び、Microsoft Wordを起動します。
開きました。上部のメニューから、「差し込み文書」を選びます。
「作成」＞「はがき印刷」と選んでいきます。
※ウインドウの横幅を広くしている場合は、「作成」配下のメニューが下の画像のように展開されています。この場合、「はがき印刷」を選べばOKです。
「宛名面の作成」か、「文面の作成」かを選びます。この記事は宛名面の印刷を想定しているので、「宛名面の作成」を選びます。
なにやら新しいWord文書、「文書２」が作成され、その上で「はがき宛名面印刷ウィザード」が起動されます。「次へ」を押して情報を入れていきましょう。
まず、はがきの種類を選ぶようです。「年賀／暑中見舞」、「通常はがき」、「エコーはがき」で何が違うかというと、差出人の住所と郵便番号の位置が違います。プリンタ用に家電メーカーで売られているはがきの場合、差出人の郵便番号を書く枠は無いことが多いので、適当に「通常はがき」を選んでおけばいいと思います。
「背景にはがきを表示する」のチェックは、あとで設定変更が可能なので気にしなくてもいいですが、仮にチェックしておきましょう。チェックしておくと、上の画像のような、はがきの表面のイメージを表示してくれるので、文字の位置などを設定しやすいです。それらのイメージは、「飾り文字」という扱いで、あとでオプションでその飾り文字の、表示／非表示を自由に切り替えることが可能です。
次は、文字を縦書きにするか、横書きにするかを選びます。一般的には縦書きでいいですが、おしゃれな印象にしたい場合は横書きがいいかもしれません。
次は文字フォントの選択です。初期値は「MS 明朝」になっています。私は、プロポーショナルフォントにするために「MSP 明朝」に変更することにしますが、お好みで選ぶといいでしょう。その他のチェックは、変更不要と思いますがこれもお好みでですね。
次は差出人（私）の氏名、郵便番号、住所の入力ですが、これは自動で入力されてました。たぶんマイクロソフトアカウントの取得か何かで指定した情報を、使ってるんでしょう。ちょっと驚きましたが、まあ入力の手間がいらないのはうれしいですね。
確認して「次へ」を押します。
最後に住所録ファイルを指定します。
終了しました。ちょっと面倒ですが、まあまあわかりやすかったです。
以上で作成完了です。Excelで作った住所録の、フィールド名は差し込み文書用に合わせたものではないのですが、うまく判断して拾ってくれているようです。賢いですね。
右上の「結果のプレビュー」を押すと、どんなフィールド名で拾われているかが確認できます。
その右の三角形の青いボタンで、別の人の宛名を確認することが出来ます。
さらにその右の「完了と差し込み」を押すと、印刷方法などが選べるようです。押してみましょう。
すると「個々のドキュメントの編集」、「文書の印刷」、「電子メール メッセージの送信」の３つが選べます。そのうち上から２つだけを見てみましょう。
まず「個々のドキュメントの編集」を選んでみます。すると次のような選択画面が出ました。全レコードを処理するか、現在表示している１レコードのみ編集するか、レコード中の一部分を編集するか、ですね。「すべて」を選んで「OK」を押してみましょう。
OKを押すと、住所録に記載のすべての方のはがき表面が、１つのword文書として新規作成されました。これは便利！ 「表示＞サムネイル」で全部表示させてみると壮観です。※画像にはモザイクをかけています。
「完了と差し込み」を選んで２つ目の、「文書の印刷」は、たぶん編集の必要がない場合に、いきなり印刷しちゃうためのものでしょう。今回やってみて、①差出人の郵便番号の表示がちょっとおかしい、②旦那さんと奥さんが一緒にいらっしゃった場合、お二人の名前を一緒に表示したい、などの修正が発生します。そんな場合には、いきなり印刷は使わない方がいいですね。
奥さんの名前を連名として自動で表示させたり、郵便番号のずれを直す方法は、別途まとめることにします。本日はここまで。