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PHPカンファレンス福岡2024のスタッフとして応募した人はそのあとどうなる？

PHPカンファレンス福岡

🔍 はじめに

PHPカンファレンス福岡、実行委員長のびきニキ（@BkNkbot）です！
かなりお久しぶりの更新になります！お待たせしました😎

 🔍 スタッフ集まった！

1月頭からこちらのnoteでも告知させていただきましたが、スタッフを一般公募しており、先日募集を締め切らせていただきました。
こちらのnoteのおかげなのか、私の人望なのか…最終的に36名の応募がありました。本当にありがとうございます！

今年は前年度と色々変えてチャレンジしている部分もあるので、今後のための備忘録 & スタッフじゃなくても雰囲気を感じてもらうために、今年のスタッフがどんな流れを踏んでいるのかをご紹介します。この記事を読んで、来年度など、今後のスタッフ応募時の参考になれば嬉しいです！

 🔍 Discordサーバーに参加する

応募した後は、専用のDiscordサーバーに参加します。昨年までPHPカンファレンス福岡ではFacebookを利用してコミュニケーションを取っていたのですが、私がFacebookのアカウントを持っておらず新規作成したこと・今年は新しい人を多く入れたいと思っていたことなどから、思い切ってDiscordに変えてみました👀

PHPカンファレンス福岡2024のDiscordサーバーに投稿した
新メンバー向けのチャンネル説明

今年は初めて「当日スタッフ」も現時点からDiscordサーバーに参加してもらっています。理由は単純で、そっちの方が安心かな？と思ったから。

私が初めて運営をしたのは当日スタッフなんですが、そのときはカンファレンスの経験もなく、直前までなんの連絡もないことに慣れていなかったので「自分が本当に当日動けるのか」が不安で仕方なかった記憶があります。

学生や、カンファレンス未経験だけどスタッフやってみたい！という人も積極的に受け入れられるように頑張っています。

おかげさまで、既に学生・スタッフ未経験で応募してくれた人も確認しています！年齢や経験が不安な人も気にせず応募してもらえると嬉しいな👀

PHPカンファレンス福岡のスタッフを募集します！-運営完全に理解しよう編-

その辺りの不安要素はお互いに出来る限り排除したいとも考えていたので、スタッフは運営・当日関わらずDiscordサーバーに参加してもらいました！

🔍 実行委員長と1on1する

これはパワーの成せる技です。最後の方に駆け込み応募してくれた人でまだ面談出来ていない人もいるのですが、こちらも全員対象です。

スタッフには、初めて参加するという人もいれば、毎年お世話になっている常連のような人もいます。それぞれ持っている経験値はバラバラですし、話してみないと分からないこともあるかもしれません。

というわけで、全員に「やってみたい役割、逆にやりたくないと思っている役割」を聞きました。さらに、面談する人がPHPカンファレンス福岡の経験者には「昨年の印象と、改善したい点があるかどうか」を、未経験者には「現時点で不安に思っていること」を追加で質問しました。

今年は昨年と比べて変更点が多いこともあり、Discordについてどう思うか（ツールとして使っていけそうか）を聞いたり、当日スタッフには私の口から早めにDiscordに参加してもらった理由などを伝えました。

これまでのPHPカンファレンス福岡では面談をやっていないので、もし2025年以降スタッフに応募した際に面談されなくても「面談してくれないんですか？」と言わないように🤫

🔍 役割が割り振られる

面談した結果などをもとに、実行委員長＋歴代実行委員長数名（※1）で運営スタッフの役割を決定します。
※1
2024年は実行委員長の私がまだ学生ということもあり、数名の実行委員長経験者がサポートしてくださっています。

事前に面談していることで要望はある程度聞くことができますし、スタッフのみなさんからしても、キックオフ時に役割が決まっているのは嬉しいことなんじゃないか？と思っていたりします。

最悪この部分だけ話聞いとけばいいな！みたいに情報を取捨選択したり、聞くものの優先度をつけることができるので…。

🔍キックオフに参加する

運営スタッフの場合、運営スタッフ向けキックオフに参加します！この記事を書いている時点では、キックオフの日程は決まっているもののまだ未開催です。

このキックオフでは、運営スタッフの顔合わせや、役割ごとの説明、スタッフに向けての注意事項、共有しておきたい事柄を話します。

キックオフで使う予定のNotionページ（目次部分）をチラ見せ

20人以上が参加するミーティングって1人1分の計算だとしても自己紹介に20分以上かかるんですよ！ 当たり前のことなんですけどね…。

🔍各チームに分かれて作業

キックオフを経て、運営スタッフのみなさんには各チームの作業に移ってもらいます。チーム種類については冒頭で挙げた前回の記事を読んでもらえると理解が深まるかも！

私は「人に仕事を任せること」に徹して、カンファレンス全体を余裕を持って見守ることを目指したいな～

🔍 おわりに

どうでしたか？

PHPカンファレンス福岡2024はまだまだ外部に発信できる情報も少ないですが、少しずついろんな情報をみなさんにも公開していけたらいいな～と思っています。

是非、次の発信も楽しみにしていてください！


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