半径5mの業務課題解決ツール作成｜Microsoft Lists活用事例①
このシリーズでは、Microsoft 365の初心者向けに、導入のための解説をしていきます。
非エンジニアの方が”ざっくり掴む”ことを目的に書いておりますので、
プロのエンジニアの方からしたら、記述が厳密でないとか、正確には違うでしょ…みたいなことがあるかもしれませんが、ご了承ください。
この記事を読んでほしい人
管理職・チームのリーダー
自組織におけるICT/DX推進の担当者
仕事に追われて疲れ果てている人
※本記事では、Microsoft社のアプリケーションに言及するため、マイクロソフトの商標とブランド ガイドラインに準拠して製品名を記述しております。
※マイクロソフトの許諾を得て使用しています。https://www.microsoft.com/
※筆者の体験をもとにした記事であり、MicrosoftおよびGoogleの広告案件ではありません。
1. 実例解説｜アルコール検査記録簿のDX
現状の問題
社用車として白ナンバー車を5台以上使用しているなど、基準に該当する企業に義務付けられているアルコールチェック。
必要な項目をExcelの列に表し、行で日付管理をし、運転者（従業員）個々人で印刷・記入・保管しています。
（段階：アナログ）
▼イメージはこんな感じ
【紙の台帳管理の問題点】
・印刷の手間（出発前、急いでいるときは面倒）
・保管の手間、紛失リスク
次に、これをExcelでシートごとに月で分けて管理することにしました。
（段階：デジタイゼーション）
【Excelファイルでの台帳管理の問題点】
・パソコンでファイルを開く手間（出発前、急いでいるときは面倒）
・紛失リスク（個別管理のため過失によるデータ削除など）
特に企業の安全運転管理者からすれば、台帳の保管・管理が個人任せになるため、
・きちんとアルコールチェックが実施されているか
・台帳の所在の把握
について、不安があります。
理想と課題
現状を理想に近づけるための課題は、次のとおり。
【理想】
入力の手間の軽減
管理者がいつでも確認できる（台帳の所在の把握）
誤って削除されても復元可能
【課題】
モバイルから入力できるようにする
台帳のオンライン化
バージョン管理・復元可能なクラウドストレージに保管
2. Microsoft SharePointとListsを使ってみる
課題解決のためのツールはたくさんあるが…
インターネットで「アルコールチェックアプリ」と検索すると、すでに多数のソリューションが開発されていることがわかります。
もちろん、これらを導入してもOKなのです。
ですがせっかくなら、課題解決とスキルアップを同時に叶えたい（というかスキルアップの手段として課題解決を試みる）ので、
これらのソリューションには頼らないでいこうと思います。
スキルアップを優先すると、別の課題が出てきたときに、自力で解決できる可能性が高まる（また別のソリューションを導入しなくてもよくなる）からです。
Microsoft SharePointとは？
Microsoft社が提供しているファイル・情報共有をスムーズに行うための企業向けサービスです。
▼詳しくは、以前の投稿を参照してください。
SharePointの要素は、主に次の３つです。
ファイル管理（ドキュメントライブラリ≒OneDrive）
ウェブサイト（情報の可視化、脱ファイルによる情報共有）
データテーブル（表計算ソフトのWEBページ版）
Microsoft Listsとは？
▼詳しくは、下記のサイトを参照
今回は、データテーブルであるListsを使って、アルコール検査の記録簿をオンライン化しつつ、上記の課題を解決したいと思います！
モバイルから入力できる
→ Listsのモバイルアプリを活用台帳のオンライン化
→ SharePointコンテンツなのでそもそもオンラインバージョン管理・復元可能なクラウドストレージに保管
→ SharePointのコンテンツなので可能
いかがでしたでしょうか？
次回は、具体的な構築手順を解説します。
お楽しみに！
※感想や、扱ってほしいテーマなど、コメントいただけると嬉しいです！