定期的なタスクを自動で作成し割り当てる｜Microsoft Power Automate活用事例④
このシリーズでは、Microsoft 365の初心者向けに、導入のための解説をしていきます。
非エンジニアの方が”ざっくり掴む”ことを目的に書いておりますので、
プロのエンジニアの方からしたら、記述が厳密でないとか、正確には違うでしょ…みたいなことがあるかもしれませんが、ご了承ください。
この記事を読んでほしい人
管理職・チームのリーダー
自組織におけるICT/DX推進の担当者
仕事に追われて疲れ果てている人
※本記事では、Microsoft社のアプリケーションに言及するため、マイクロソフトの商標とブランド ガイドラインに準拠して製品名を記述しております。
※マイクロソフトの許諾を得て使用しています。https://www.microsoft.com/
※筆者の体験をもとにした記事であり、MicrosoftおよびGoogleの広告案件ではありません。
今回のテーマ
ルーティーンタスクを自動で作成したい
筆者が毎月行っている、社内DX委員会の企画・台本作成というルーティーンについて、忘れないようにPlannerとOutlook予定表に登録したいとします。
まぁ…手動で登録してもいいんだけど
忙しくて忘れることもあるし、忘れると大勢に迷惑がかかるからなぁ
よし！自動化してみよう
フローの作成
スケジュール済み クラウドフローから
▼分かりやすい名前を付けて、繰り返し期間を1ヵ月にします。
▼「Time Zone」の設定を忘れずに。
▼毎月15日に動くようにしたいので、「Start Time」は次の15日（現在は8/21なので9/15）に設定します。
※「T01:00:00.000Z」はUTC/協定世界時の時刻表示で、JST/日本標準時に直すには+9時間すればよいので、これは日本時間のAM10:00を示しています。
つまり、9/15のAM10:00にフローが開始する予定です。
参考｜Z時間とJST時間との変換 (datetime360.com)
Teamsに投稿するアクションを追加
▼Microsoft Teamsでメッセージを投稿したいので、メンションを取得
※アクションの追加に関しては、こちらの記事を参照してください。
▼投稿したいメッセージを記述して、先ほど取得したメンションも挿入
※メンション挿入の方法に関しては、こちらの記事を確認してください。
Plannerタスクのアクションを追加
▼次に、Plannerの「タスクを作成する」というアクションを追加します。「グループID」、「プランID」、「タイトル」を設定し、「詳細パラメーター」の[すべてを表示]をクリック。
▼「バケットID」を設定し、「割り当てられたユーザーID」に割り当てたい人のID（組織のメールアドレス）を設定します。
※ここで「イナヅママーク」から「ユーザーの@mentionトークンを取得する」を選ぶと、フロー実行時にエラーになるので注意！
（PlannerタスクにTeamsメンションのアクションは無関係だからと思われます。）
▼「グループID」、「プランID」、「バケットID」は、Teams上のPlannerでいうと下記の項目に該当しますので、ご参考までに。
このままでもタスクは作成できますが、もう少し設定したいと思います。
期限日時を追加
▼「期限日時」を発動から15日後に設定します。
「fx」をクリックして関数を入力する画面を開きます。
▼「addDays(utcNow(), 15)」と入力し、[追加]をクリック。
※「15」の部分は、任意の「●日後」に当たる数字を設定してください。
例：「3日後」なら、「「addDays(utcNow(), 3)」
▼テストしてみると、指定のチャネルにメッセージが投稿され、メンションが発動しました。
▼さらに、Plannerタスクにも「15日後」の期限で設定されました。
※発動した日は8/21→15日後なので9/5が期限
いかがでしたでしょうか？
ここまででも十分なのですが、余力がある方はもう少しお付き合いください。
次回は、「チェックリスト」の項目設定をご紹介します。
お楽しみに！
※感想や、扱ってほしいテーマなど、コメントいただけると嬉しいです！