Teamsのメンバー全員にPlannerタスクを個別で割り当てる - その1｜Microsoft Power Automate活用事例⑦
このシリーズでは、Microsoft 365の初心者向けに、導入のための解説をしていきます。
非エンジニアの方が”ざっくり掴む”ことを目的に書いておりますので、
プロのエンジニアの方からしたら、記述が厳密でないとか、正確には違うでしょ…みたいなことがあるかもしれませんが、ご了承ください。
この記事を読んでほしい人
管理職・チームのリーダー
自組織におけるICT/DX推進の担当者
仕事に追われて疲れ果てている人
※本記事では、Microsoft社のアプリケーションに言及するため、マイクロソフトの商標とブランド ガイドラインに準拠して製品名を記述しております。
※マイクロソフトの許諾を得て使用しています。https://www.microsoft.com/
※筆者の体験をもとにした記事であり、MicrosoftおよびGoogleの広告案件ではありません。
今回のテーマ
Plannerでできないこと
Microsoft 365を活用する際よくある管理職の悩みとして、
「同一タスクの個別割り当てができない」があります。
例えば、チームメンバー（部署）全員に提出期限のある提出物を課したとします。
役職者からすると、タスクの作成は１回で済ませたいですよね。
ところが、▼こんな感じで複数メンバーを同じタスクに設定してしまうと、誰か１人が完了したら全員が完了になってしまう。
すなわち、タスクを１つ作成したら、何人に割り当てようとあくまで１つのタスクであるということ。
個別割り当てにはならないのです。(大泣き)
Plannerタスクの個別割り当て：従来の方法
インターネット上で方法を探すと、下記のような内容が出てきます。
簡単にいうと、メールアドレスをフロー内のアクションに１つずつ記述して、そのメールアドレスに従ってタスクを個別に発行するやり方です。
筆者もこれには大変お世話になってきました。
しかしながら、割り当てたいメンバーが多くなったり、入れ替わりが起きたりすると、どうでしょうか。
このメールアドレス一覧のメンテナンスが、大変ではないでしょうか？
ある日、筆者はふと、こう考えました。
Microsoft 365グループ(Teams)のメンバー一覧に沿って、タスクの割り当てができたらいいのに。
これなら、Microsoft 365グループ(Teams)のメンバーが入れ替わっても、フローのメンテをしなくてよくなるのでは…？
ところが！
インターネット上に記事がない！！
Copilotに聞いても、正確な方法がゲットできない！！！
エラーを吐きまくる！！！
……ということで、だいぶからかいました。(ゲフッ)
そして、見つけました！
Microsoft 365グループからメンバーリストを取得し、人数分個別に割り当てる方法を！！
今回は、備忘録も兼ねて綴りたいと思います。
タスクの作成は、SharePointリストから
トリガー：SharePointリストに項目が作成されたとき
▼フローの全体像はこちら
Plannerのタスクを追加したいのですが、Plannerは触りません。
例によって、個別一括割り当てができないためです。
今回は、SharePointリスト(Lists)を使って、アイテムを追加したらその内容に沿ってタスクを作成し、個別に割り当てる方法をとります。
※ルーティーンタスクの場合はSharePointリストを使わず、「スケジュール済みクラウドフロー」として作成します。
今回の方法を、▼以前の記事と組み合わせて応用してください。
SharePointリスト(Lists)の列の設定
（だいぶ苦労の跡が見受けられるテストの数ですね…笑）
タイトル（規定）：タスクの名前を入力
Details（複数行テキスト）：タスクの詳細を入力
Deadline（日付と時刻）：タスクの期日を入力
※「わかりやすい形式（フレンドリー）」を「いいえ」にすることLink（ハイパーリンク）：タスクの参照リンクを入力
念のため、このSharePointリストを編集できるのは管理職だけにするなど、アクセス権限も設定しておくと安心です。
（他のメンバーが故意または過失でタスクを追加することがないように）
いかがでしたでしょうか？
長くなってきたので今回はここまで。
次回は、いよいよフローを作っていきますよ。
お楽しみに！
※感想や、扱ってほしいテーマなど、コメントいただけると嬉しいです！