【Teams × UniTalk】自動応答の設定をはじめからていねいに vol.1
さて今回は、UniTalkを十分に活用するための必須機能とも言える自動応答についてはじめからていねいに解説します。
まずはUniTalkを簡単におさらい
UniTalkとはTeamsで外線発着信を可能にするアドオンサービスで、2019年8月にソフトバンクから提供開始されました。
政府の緊急事態宣言発出によりリモートワークは急速に促進し、TeamsをはじめとするWeb会議ツールは必要不可欠なアイテムとなりました。会議、チャット、通話、共同作業が可能なTeamsは生産性を上げる一方で、リモートワークの課題も明らかとしています。
働き方改革云々の前に、そもそもリモートワークはモノを伴う仕事では適用出来ません。これは仕方のないことです。ただ、今までリモート対応出来ないと思っていたことが新しいテクノロジーの登場によってリモート対応可能となっていることもあります。そのひとつが固定電話であり、代表電話の発着信です。
固定電話（ここでは03や06で始まる番号を発着信する電話のこと）は、クラウドPBXの登場により固定される必要がなくなりました。UniTalkの登場以前から、どこにいても、どこからでも代表電話の取り次ぎやコールセンター業務はリモートワーク化可能でした。
しかしUniTalkは、M365を導入している企業において、ほぼすべてのユーザーが使用可能なTeamsというプラットフォームで固定電話の発着信を可能とました。この点が重要なのです。
Teamsで固定電話の発着信を可能とすることの意味
UniTalkの登場によりTeamsで固定電話の発着信が可能となったことで、社内通話、社外通話はワンプラットフォームで扱えるようになりました。社内、社外を意識せず、Teamsアプリさえ起動すればどこでも誰とでも通話可能なのです。
さらに、M365導入企業では、基本的にほとんどすべてのユーザーがTeamsを利用可能なM365ベースライセンスを持っていることから、固定電話のクラウド化にかかる費用は格段に安くなりました。通話料込みで1ユーザー月額1,670円（定価）です。※その他、ユニバーサルサービス料や初期費用など軽微な料金が発生します。
これによりクラウドPBXは大衆化され、リモートワークのコミュニケーションはTeamsというプラットフォームで完結されます。すべてがシームレスに連携し、PBXや電話機といった場所を取るものはもう必要ありません。PCやスマホがあれば、どこでも仕事が継続出来るのです。
自動応答で実現出来ること
さて、話は戻って自動応答について。まずはそもそも自動応答で何が実現出来るか知らない方も多いと思いますので、その活用事例を紹介します。
＜自動応答の活用事例＞
・業務時間外アナウンス
・会社の電話番号
・オフィスの受付電話
・ヘルプデスク受付
・期間限定のキャンペーン窓口
・コールセンター業務
など
これがなんと、Teams管理センターの操作だけで実装可能なのです。
次回以降の解説の流れ
ところがリリースして3年目のUniTalkは、まだまだその十分な情報が世の中に流通しておらず、自動応答の設定にはかなり困難が伴います。
そこでvol.2以降では、業務時間外アナウンスの設定を例に、自動応答に必要なアカウント、電話番号、ライセンス、設定手順をはじめからていねいに解説します。
また、本記事はYouTubeでも解説していますので、動画が閲覧出来る環境の方はこちらも是非ご覧ください。
＜付録＞Teamsをより便利に使うためのアイテム
PCでTeamsを利用するにはBluetooth対応ワイヤレスイヤフォンが便利です。骨伝導タイプで耳をふさがないため、耳への負担が少なく、1日中装着していても不快感がありません。デスクトップPC利用の方はBluetoothアダプターの購入をお忘れなく。
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