時間を奪わない業務設計　～システムへのデータ入力は1回の原則～

ユキヒョウが気づいた、業務設計による生産性についてのお話です。

昨年に続き、今年もいくつかの企業から株主総会招集を電子メールで受領できる手続きがきています。ペーパーレスは紙だけでなく時間も節約でき、私もとてもうれしく思っています。（紙は受け取り後も大変）

ところが、株主総会招集の連絡をする信託銀行によって、この手続きに大きな差が見られました。

B信託銀行の入力画面を見て、デジタル化を応援したい私でも、一瞬やめようかと思いました😥　スマホで見ると文字が小さすぎます。思い直して登録しましたが、A信託銀行と比較して1分以上かかったと感じました。

また、信託銀行の後処理についても、A信託銀行は自動追加で完了しそうな一方、B信託銀行では一部データ不備などで確認の手作業が発生しそうです。

以下は、A信託銀行とB信託銀行の手続きの違いを表にしたものです。
※私はメールアドレスを辞書登録しているため、所要時間が少なくなっています。

本件の前提知識として、株主総会招集の通知の中に、インタネットでの議決権行使のために「ログイン用QRコード」（株主番号を含むログインID・仮パスワード）がついています。

A信託銀行はこれを上手に活用した手順になっています。
また、スマホのカメラでQRコードを読み込み、議決権行使することを想定した画面構成になっています。

「システムへのデータ入力は1回」というのが、「入力は1回の原則」です。今回の場合キーとなるのは株主番号で、QRコードで株主の本人確認ができます。両信託銀行の株主管理システムには、すでに株主のデータが入っているのですから、不要な入力を避ける業務設計が望まれます。

仮に70万人の個人株主がB信託銀行の画面で手続きを行うと、一人1分としても70万分、11666時間余りの時間がかかり、全体で1万時間以上も時間を奪うことになります🤣　

手続きの効率化により多くの時間と労力が節約されることを考えると、簡便な手続きを提供することの重要性が改めて感じられます。
なお、本件は課題の気づきであり、個別攻撃のつもりはありません。

ユキヒョウは、今年独立しました。
経営革新で価値創出を応援します！

ありがとうございました