振り返りフレームワークKPT法で業務改善
こんにちは！ 今回は、プロジェクト管理の手法の一つKPT法を紹介させていただきます。 プロジェクト管理と聞くと難しく感じるかもしれませんが、仕事の業務改善やプライベートでの目標達成のために大きな効果をもたらす振り返りフレームワークです。
■KPT法とは？
職場でのオペレーションを改善するために効果的なことが現状までの振り返りです。現状何がうまくいっているのか、何がうまくできていないのか把握することで、メンバー全員がその情報を共有でき、次なる施策を考えアクションに移ることを定義づけたものがKPT法です。 改善すべき状況を客観的に可視化できるため、ただ漠然と業務をこなす以上に効果があります。 下記の３つの言葉（Keep,Problem,Try）がKPTのキーワードです。
Keep = うまくいったこと、今後も継続していくこと Problem = 問題点、改善すべきこと Try = 今後実施すること
■KPT法の手順
KPTは以下の手順で行います。 ＜1回目＞ ①図のようにKeep,Problem,Tryの3つのセクションに分けます。 紙、ホワイトボード、最後に紹介する便利なツールなど何を使っても問題ありません。
②Keepを書き出していき、グルーピングを行う KPTの手順は、Keepから行ってください。必ずということはないのですが、個人的に大切にしていることです。なぜなら、Keepはうまくいったことなどポジティブな項目なのでチームとしてどんな些細なことでも成功体験からKPTを始めることが重要です。
③Problemを書き出していき、問題点のグルーピングを行う あらかじめメンバーに業務やプロジェクトを整理して、自分が違和感を感じたことや改善することなど洗い出しをしてもらうといいでしょう。問題点と一緒に原因も添えるとより明確に現状把握ができます。
④Tryを書き出していき、今後実施することのグルーピングを行う 今後実施することを決めるために、メンバーの多くが改善すべきと考えていることや個人の問題でも深刻度が高いもの、改善されればチームがよくなることを優先して選んでください。 Tryは全員がなぜ実施するのか理解し納得した上で、選ぶことが大事です。2回目以降のKPTでTryの結果や達成度を検証します。
＜KPT後＞ ⑤完成した表を基に【Keep】【Problem】【Try】で挙がったことを意識して、その後のアクションとして実行していき次回のKPTで結果を再度話し合う。
＜2回目以降＞ ⑥実施して良かったTryをKeepに移動し、意識せずに実行できるようになったKeepと改善されたProblemを消す。 ⑦ ②～⑤を繰り返し行う。
＜実施頻度＞ 実施頻度については1～2週間に1回で実施することが効果的です。 頻繁にやりすぎでは？と思うかともいるかと思いますが、2か月、3か月に1度にするとそれだけ改善する機会が減るとも言えます。それに慣れていないうちは1～2週間で行うことで、次回のKPTで改善できることはないだろうかと、常に改善すべきことを探す癖をつけることができます。
■KPTのポイント
大人数でのプロジェクトなどについている場合、KPTは推奨されません。KPT参加人数が多ければそれだけ対立が生まれます。そうなれば対立を避けるため本音を話さない人や自ら発信することをやめてします人が出てくるからです。多くても5人までが望ましいです。
KPTを行う本来の目的を見失わない。KPTで挙がった問題点（Problem）に対して、誰がというアプローチで改善点を求める事はしてはいけません。KPTは反省会ではなく、業務改善が目的です。
■便利なツール
KPTを行う際、紙やホワイトボードで行ってもいいのですが、アナログツールを使えば、2回目以降のKPTの準備時間やログ管理が少し面倒です。 そういった問題を解決してくれるKTPに役立つツールを紹介します。
Trello
ビジネスシーンや個人用のタスク管理ツールとして活用している人も多いかと思います。本来、タスク管理ツールとして非常に優れていて比較的直観的に操作ができるGUI、タスクの進捗まで管理できます。さらに、無料で使用できることも魅力の一つです。
■まとめ
本記事では、「振り返り」を行うフレームワークとしてKPT法を紹介しました。チームで業務を遂行する上で、個人が抱える課題の解決、生産性の向上、チーム全員が同じ認識をもって働くことが重要です。 ぜひ一度試してみて下さい！