FileMakerへのデータのインポート【初級者向け】
お客様からPepoへお問合せの多い、Claris FileMaker のインポート機能に関する内容をまとめました。
開発Tipsというより基本的な操作手順ですが、ヘルプに画像がないので初級者には理解しにくいとのことでお問合せが多い内容です。リストの更新など管理保守に必要な基本操作なので、具体的な例も紹介します。
ExcelをFileMakerにインポートする方法
Excelファイルをまとめてデータベースへ反映したいとき、FileMaker Pro のインポート機能には３つの種類があります。
はじめに
インポート先は「現在のテーブル」になります。アクティブになっているレイアウトのテーブルです。インポートしたいテーブルのレイアウトを表示した状態で行いましょう。
①追加
インポート元のExcelデータを、新規レコードとしてFileMaker Proのテーブルへ追加します。
②更新
インポート元のExcelデータの中で、1つまたは複数の項目をもとに、FileMaker Proのテーブル内のレコードと照合し、一致するレコードのフィールドを更新します。照合に使用する項目は、レコードを個別に識別できるものを指定してください。
③置換
インポート元のExcelデータで、FileMaker Proのテーブル内のレコードを先頭から上書きします。FileMaker Proは、インポート時にExcelデータとFileMaker Proのテーブル内のレコードのデータの確認や比較は行いませんので注意しましょう。
FileMaker Proのテーブルのレコードは、インポート元のExcelデータのレコード数分置き換えられます。Excelデータのレコード数が、FileMaker Proのテーブルのレコード数より多い場合、Excelデータの余分なレコードのデータをインポートするためには、[一致しないデータを新規レコードとして追加する] を選択してください。
参考：Claris FileMaker Pro 19 ヘルプ
https://help.claris.com/ja/pro-help/content/importing-data.html
使用例
FileMaker ProのカスタムAppには「名簿」というテーブルがあり、７名分の名簿が登録されているとします。このファイルの例で、説明していきます。
①新規 新しいレコードを追加する
既存の７名分の名簿データに、新しく２名の名簿を追加します。
「このフィールドをインポートする」を選択
「OK」を選択
FileMaker Proのレコードのエクスポート機能を利用して、追加前後の名簿データの情報を比較してみます。
2名分の名簿データが追加されていることが分かりました。
②更新 一致するレコードを上書き更新する
既存の9名分の名簿データを、「氏」「名」に一致する名簿の情報で上書き更新します。
また、新しく追加された1名の名簿を追加します。
※「ファイル>レコードのインポート>ファイル」を選択し、
インポート元となるExcelファイル 名簿を選択し、「開く(o)」を選択してください。
手順については、「新しいレコードを追加する」と同様です。
「一致しないデータを新規レコードとして追加する」をチェック
「OK」を選択
FileMaker Proのレコードのエクスポート機能を利用して、更新後の名簿データを出力してみます。
更新に使用した名簿と比較すると一致していることが分かりました。
③置換 既存のレコードを置換する
既存の10名分の名簿データを名簿の情報で上書きします。
※「ファイル>レコードのインポート>ファイル」を選択し、
インポート元となるExcelファイル 名簿を選択し、「開く(o)」を選択してください。
手順については、「新しいレコードを追加する」と同様です。
「一致しないデータを新規レコードとして追加する」をチェック
「OK」を選択
FileMaker Proのレコードのエクスポート機能を利用して、置換後の名簿データを出力してみます。
置換に使用した名簿と比較すると一致していることが分かりました。
以上が、FileMakerへのデータのインポートの手順となります。
用途に応じてインポート方法を設定し、作業の軽減に役立ててもらえたら嬉しいです！
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