電子決裁サービスとは
企業のDXの取組が騒がれる昨今ですが、まだまだDXまでしていない。それよりも紙からの電子化が先だという企業は多いと思います。
社内をIT化する中で電子決裁について調べています。
電子決裁サービスとは
電子決裁サービスは、企業や組織が文書や取引をデジタルで承認し、管理するためのシステムです。
捺印や承認することを電子署名といったり、承認を上位者にあげていくので、ワークフローと行ったりしますね。
電子決済と漢字を間違えると、PayPayとかのサービスと間違えるのでご注意を。
よく使われる電子決裁サービス
DocuSign
Adobe Sign
HelloSign
SignNow
Microsoft SharePoint
Google Workspace（旧G Suite）
こういったサービスがあります。が、何を電子化するのかによって使うサービスも変わるので、あくまで参考までに。今後もう少し電子署名なら？ワークフローなら？基幹系なら？うちの会社なら？みたいな機能と用途や自信の状況でメリットデメリットまとめたいと思います。
個人的によく聞くのはDocuSignとMSのSharePoinrですね。
承認ワークフローとは？
各サービスで使える基本機能も見ていきたいと思います。
承認ワークフローは特定の業務プロセスにおける文書や取引の承認手順を自動化する仕組みです。
一般的な承認ワークフローの仕組みは以下の通りです。
1. 申請
最初に、文書や取引の申請が行われます。これは例えば契約書の作成や経費精算など様々な場面で行われます。
2. 承認者の指定
承認ワークフローでは、特定の役職やユーザー、またはグループが承認者として指定されます。例えば、マネージャー、部門長、または特定の役職の人が承認者になることがあります。
3. 通知とアクション
承認者に対して通知が送られ、文書や取引の承認が求められます。通知には、承認が必要な理由や文書の詳細が含まれることがあります。承認者はその内容を確認し、必要に応じてアクション（承認、却下、コメントなど）を実行します。
4. 承認または却下
承認者が文書や取引を承認した場合、その承認が記録され、次のステップが進みます。一方で、承認者が文書や取引を却下した場合、その理由や必要な修正点が返され、再度申請者による修正や再申請が必要になります。
5. ワークフローの完了
承認者全員が必要な承認を完了した後、ワークフローは完了します。必要に応じて、承認済みの文書や取引は次の業務プロセスに移行されます。
これらのステップは、承認ワークフローを実装するシステムやツールによって異なりますが、一般的な基本的な流れです。
ドライブとワークフローの関係
決裁サービスにドライブ（文書管理）があるのが最初不思議でしたが、調べると利用状況によって便利のようです。
例えば、決裁で利用するドキュメントのバージョン管理までできるようです。最初のドキュメントが非承認された場合に、ドキュメントを直しその変更履歴が残り、O承認に利用できる。文章のライフサイクル管理を行えます。
DocuSignの文書管理
DocuSignでは文書管理機能とワークフロー機能を連携させることができます。
具体的には、ドキュサインの文書管理機能を使用して文書を作成、保存、管理し、その文書に対してワークフローを設定することができます。
例えば、DocuSignで契約書を作成し、保存した後に、その契約書に対して承認ワークフローを設定することができます。承認者を指定し、承認者が文書を確認し、必要に応じて承認や却下を行うことができます。また、文書が承認された後には、自動的に文書の状態が更新され、承認済みであることがわかります。
このように、DocuSignでは文書管理機能とワークフロー機能を組み合わせることで、文書の効率的な作成、管理、承認を実現することができます。
関連した法律
・電子署名法
2000年に制定された「電子署名法」。
この法律は、電子署名が書面における手書き署名と同等の法的効力を有することを明示しています。
・電子帳簿保存法
※別記事参照
参考
書面規制、押印、対面規制の見直し・電子署名の活用促進について
最後に
電子化にあたり多くのサービスがあります。
特徴を理解して活用できるようにしていきたいです。
またまとめていきたいと思います。