「0048夜 添付ファイルは『鬼門』？」

添付ファイルで書類が送られてくることがやはり多いです。苦手にしている人が多いらしく、「再送」の嵐。なんでも良いんですが、ポイントは受け取り手の環境を考える「想像力」でしょうか。

付けてよいもの、駄目なもの

送り手は当然、必要性を感じて送ってくる訳ですが、送れないものもあります。一番困るのは、容量が大きすぎるものです。何十メガバイトもある動画ファイルを送ろうとしている人はいませんか！ これは対処法としては、ネット上のストレージ（いわゆるクラウドですね）にアップロードしておいて共有リンクを知らせる方法が考えられます。メールで送ることに特化したサービス（ギガファイル便等）もあります。でもそんなにまでして送って良いものかどうかよくよく考えてくださいね。
プログラムファイルを送ることも当然避けるべきです。ウイルスと間違えられますよ。
大容量ファイルやプログラムファイルは、メールシステム側でブロックされて送りたいと思っても送れないことはよくある話ですので、実際はあまり問題にならないとは思いますが、、、

一番のくせ者は、Word、Excel、Powerpointです。

「なぁんだ」と思った読者の方もいらっしゃると思いますが、Word、Excel、PowerpointというMicrosoft Officeで作ったファイルが一番のくせ者です。まず、PDF化して送るのでは駄目なのかという点です。受け取り手が編集をする必要がなく、単に見てほしい読んでほしいという内容であれば、躊躇なくPDF化して送るべきです。「誰でもMicrosoft Officeを使っている」と考えるのは、キツい言い方をすれば、「多数派の傲慢」です。筆者は互換Officeしか使っていません。LibreOfficeで作った文書を、相手が望めば、拡張子.docx（ワープロの場合）や拡張子.xlsx（表計算ソフトの場合）で送ることが普通です。レイアウト崩れなどを「指摘」された場合は、悪びれず「ごめんなさい、Microsoft製品でなくて、互換製品を使っているので、仕方ないんです」とだけ言うようにしています。

図表を貼りすぎて重いWordが完成

さて、この文章を書く直接のきっかけになったのは、あるZoom勉強会の事前配付資料です。「パワポ（=Powerpoint）資料あるある」と共通ですが、図表を貼りすぎて、数ページ分で２MB弱のものが４つ、４回のメールに分けてWord添付されてきました。おそらく送り手のメール環境で添付ファイルの上限が２MBなのだと思います。これWordで送る必要があるのかなぁ、PDF化すると容量減らせるかもしれないようなぁ、などと思いましたが、余計なことを返信するとメール送信者の主催者さん（多分パソコンが苦手）が悩んでしまいそうなので黙っております。コロナでなければ、Zoomと出会うことがなかったはずのパソコン苦手オジサンが頑張っているのが目に浮かびます、、、ファイルの圧縮添付に失敗したであろうやり取りもありました。
ここでのお話は、①資料の容量は減らせる場合がありますので、画質を落とさない範囲でできるだけ努力するべき、②「ページずれしている場合があります」という注記をするよりはPDF化を試みる、③容量が大きいファイルのやりとりはメール添付よりストレージサービスの利用などを試す、という３点です。

2021年2月17日のコメント

今回は関連画像の準備に手が回りませんでしたので、文字だけになってしまいました。反省です。明日も頑張ります！