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【実践ガイド】ScanSnap iX1600で始める確定申告資料の電子化｜青色申告もラクラク管理

ペーパーレスLab

＼こんな方におすすめ／
・確定申告の書類整理に悩む個人事業主の方
・税理士に提出する資料の管理が大変な方
・電子帳簿保存法への対応を検討している方

💡 この記事のポイント
・電子帳簿保存法に対応した設定方法
・確定申告書類の効率的な管理手法
・税理士との円滑な情報共有テクニック

■ はじめに

確定申告の時期、こんな悩みはありませんか？

「領収書や請求書が多すぎて整理が大変…」
「必要な書類がどこにあるか分からない…」
「税理士とのやり取りに時間がかかる…」

この記事では、ScanSnap iX1600を使って確定申告資料を効率的に電子化・管理する方法をご紹介します。

■ 電子帳簿保存法対応の基本設定

✅ スキャナー保存の要件を満たす設定

  1. 解像度設定

    • カラー：200dpi以上

    • グレースケール：200dpi以上

    • 白黒：200dpi以上

  2. ファイル形式

    • PDF形式

    • 検索可能PDF設定をオン

    • タイムスタンプ付与対応

  3. 画質設定

    • 可視性の確保

    • 4ポイントの文字が認識可能

    • カラー原本はカラーで保存

⚠️ 重要な注意点
電子帳簿保存法の要件を満たすには、適正事務処理規程の整備も必要です。

■ 効率的な資料管理の仕組みづくり

✅ おすすめのフォルダ構成

  1. 年度別フォルダ

2024年度/
├── 01_売上関係
├── 02_経費関係
│   ├── 消耗品費
│   ├── 通信費
│   └── 交通費
├── 03_固定資産
└── 04_各種控除

  1. ファイル名の命名規則

    • 日付_取引先_金額

    • 例：20240110_〇〇商事_54800円

💬 実践的なテクニック
ScanSnap iX1600の「プロファイル」機能を活用すれば、用途別に最適な保存設定を事前に登録できます。

■ 書類別のスキャン・管理方法

✅ 主要書類別の取り扱い

  1. 請求書・領収書

    • 発行日順に整理

    • 合計金額の確認

    • 取引先別の分類

  2. 給与明細・源泉徴収票

    • 月次での管理

    • 控除項目の確認

    • 年間集計の準備

  3. 契約書・重要書類

    • 原本性の担保

    • タイムスタンプの付与

    • アクセス権限の設定

💬 外出時の対応
外出先での領収書管理には、コンパクトなScanSnap iX100との併用がおすすめです。その場でスキャンして紛失を防げます。

■ 税理士との効率的な情報共有

✅ スムーズな共有の仕組み

  1. クラウドストレージの活用

    • 共有フォルダの設定

    • アクセス権限の管理

    • 更新通知の設定

  2. 効率的な確認作業

    • コメント機能の活用

    • 修正履歴の管理

    • チェックリストの共有

  3. セキュリティ対策

    • データの暗号化

    • パスワード保護

    • アクセスログの管理

💎 まとめ

・導入効果

  • 書類整理の時間短縮

  • スムーズな税理士対応

  • コンプライアンス強化

・運用のポイント

  • 法令要件を満たす設定

  • 整理・分類の習慣化

  • 定期的なバックアップ

・必要な準備

  • 適正な事務処理規程

  • フォルダ構成の設計

  • 運用ルールの策定

＼次のステップ／
・「【保存版】ScanSnap iX1600完全ガイド」▶️https://note.com/paperless_lab/n/nf8910bfc9aeb
・「経費精算が劇的に楽になる！ScanSnap iX1600でレシートをラクラク電子化する方法」▶️https://note.com/paperless_lab/n/n2e1f9a8202d3
・「在宅ワークをもっと快適に！ScanSnap iX1600のWi-Fi活用術」▶️https://note.com/paperless_lab/n/n41eaec46cd0d

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#確定申告 #個人事業主 #税務 #電子帳簿保存法 #ScanSnap #ペーパーレス #DX

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