PDCAサイクルを正しく回すための３つのポイント

経営者だけでなく、ビジネスパーソンなら常識のＰＤＣＡサイクルですが、正しく回せていますでしょうか？手段が目的化してしまう「ための」ＰＤＣＡサイクルに陥らず、正しくサイクルを回すための方法についてお伝えしていきます。

■因数分解して優先順位付け

ＰＤＣＡサイクルを経営レベルで行おうとすると、まず直面するのが、「どこから手をつけるべきか」という問題です。

スタートアップや中小企業では、カイゼンできるポイントは無数に出てくるかもしれません。しかし、時間をはじめとするリソースは限られていますので、優先順位を付けて物事に当たっていく必要があります。

その優先順位を付けるためには、業務を因数分解する必要があります。

例えば、売上の改善を行うとして、商品毎に販売先の構成・単価・販売数量などの要素に分解します。(このとき、１回あたりでは３階層くらいまで掘り下げるくらいが妥当です)。尚、人件費込みの利幅が小さく、かつ改善余地が低いのであれば、商品セグメント自体の撤退を検討すべきです。

■ＫＰＩのタイムリーな検証

ＫＰＩを設定して実行しても、達成状況や成功・失敗要因の把握に時間がかかっていると、状況が変わり、打ち手の効果が薄れることになります。

タイムリーに検証していくためには、何より、把握しやすいＫＰＩにしておくことが重要です。タイムリーの定義は、例えば、商品値引き率やセールス成約率であれば月に１回、初回アポイント数であれば、週に１回のスパンで把握するなどまちまちです。ＫＰＩを決めたら、併せて管理サイクルを決めて運用しましょう。

尚、管理スパンが長くなってしまう場合は、１か月程度に収まる別のＫＰＩがないかを考えてもいいでしょう。特にベンチャー企業では、ちょっとした業務改善により、業績に明らかな影響が出る場合もあります。大きすぎる目標を立てるのではなく、細かい改善を積み重ねた方が良い結果が出やすいと考えましょう。

■言い回しや作業環境レベルまで深堀して改善

最後に、次の打ち手を打つにあたり、「このＫＰＩを改善しよう」と、ふわっとした指示で終わっては、従業員は困惑してしまいます。

打ち手を考えるのは、経営者の仕事です。しかし、「現場のことは現場が分かっている」と考える方も多いでしょう。その場合は、例えば成績優秀だったり、仕事にムダのない社員にインタビューしてみる、といった行動に出る方が多いと思います。

しかし、そういった行動に出たとしても、現場感の把握レベルが低く、打ち手を間違えてしまう例は枚挙にいとまがありません。

ポイントは、セールスであれば言い回し、事務の合理化であれば、どのような作業環境でやっているか、などまでブレイクダウンして成功要因を探ることです。

そして、人に依存する要因ではなく、仕組みを作れそうな要因に着目して、業務のカイゼンを図りましょう。

いかがでしょうか？今回は、正しくＰＤＣＡサイクルを回すためのポイントについてみてきました。経営陣の頭と時間を使うことだからこそ、正しく実施していきたいですね。

一般社団法人日本パートナーCFO協会　編集部