『PARAメソッド』でOneNoteを細分化してみた
2022/01/02 Notionへの移行△
うまくできなかった。OneNoteからword形式でエクスポートする方法があるが、階層と文書の構造が大きく壊れてしまう。仮にEvernoteなどを経由して移行してもスムーズにはいかない。OneNoteをやめるのを諦めた。
OneNoteの使い方を見直す
OneNoteには次のような役割を持たせている。
記事の二度読み(全文もしくは部分)
記事の活用と結びつけ
研究ストック
レポート、履歴の作成
好きなアイドルや芸能人のストック
思考の整理
取扱説明書、説明資料のコピー
購入履歴
個人使用の用途だが、以前から「(自動で)時系列で管理できない」ことが悩みになっていた。(履歴は20220102〇〇のようなタイトルを入力していた)
OneNoteが苦手とする部分をNotionがこなせる。しかし、NotionでOneNoteと同じことができるかといったらそうでもない。何をとるかという機能が相反するバランスがある。
データベースの肥大化が進む
どう情報を整理したら良いのか悩んでいるのではないでしょうか。
どんどん増えていくプロジェクトやタスク。
次々に入ってくる資料やデータ。
どう情報を整理すると効率的にプロジェクトやタスクを進められるのか。
また、多くの情報による混乱状態をコントロールしていくのか。
OneNoteの整理に『PARAメソッド』のしくみ
3階層に振り分けていたが、データが増えていくにつれてどこに納めたらいいのか分かりにくくなり、対応できなくなってきた。
[PARAメソッド]を導入して、3階層から4階層へ変えてみた
セクショングループをセクショングループで入れ子にできると発見した
OneNoteを4階層から一部7階層ぐらいまで細分化してみた
セクショングループで入れ子にするのは、パソコンのフォルダに近い感覚だけど、ページタブで上下に一覧になっているので全体の把握がしやすい。
パソコンからのアクセスであればデータベースとしては自由度が高い。
PARAメソッドって何？
PARAメソッドに沿ったノートブックの分け方
４つノートブックを作る。その中にセクショングループをつくる。
Project -締め切りのあるタスク
計画(セクショングループ) ＞ 〇〇がしたい(セクション) ＞ (ページ)Area of responsibility -長期メンテナンス
範囲(セクショングループ) ＞ (セクション) ＞ (ページ)Resource -関心のあるテーマ
研究(セクショングループ) ＞ 研究タイトル(セクション) ＞ (ページ)Archive -完了、進めない項目
※数量や期限を決められる計画をプロジェクトに入れる。
Areaの扱い方が難しい。人によっては責任があるかどうかを要素にする。
※追記
修正。ただのareaではありませんでした。正しくは「area of responsibility」期限のある計画、そういうのをプロジェクトと呼ぶとおもうのですが、どのツールで管理するにせよ、プロジェクトのフォルダに突っ込んでしまおう、という考えなんですね。
そうすれば、プロジェクトに該当する項目は全部そこにあるから、探しやすい、そういうメリットがあるのです。
で、終わったらアーカイブに突っ込む、それで終わり。残ったのは生きの良いプロジェクトだけになります。整理しやすいのはありがたいです。
マウスドラッグでセクション(グループ)の単位でアーカイブに保管する。
最も重要なの、プロジェクトは締め切りや終わりがあるものしか作ってはいけない、ということ。そして、自分が常にメンテナンスし続けないといけない、終わりがないものというのはプロジェクトではなくエリアに配置するということ。
言い換えると、タスクリストでチェックをつけられないような項目は、タスクとして登録してはいけない、ということでもあります。
人事担当者に「スタッフを雇う」という仕事があったとしても、それは「プロジェクト」ではありません。
「スタッフを雇う」というのは人事担当者の「エリア（責任）」のことです。
プロジェクトというのは「営業職の人間を1名雇う」という終わりがあるものにしないといけません。
これは、自分がどれだけの仕事を抱えているのか、というのは把握するためにも重要だし、中長期で「その仕事に価値があるかどうか」を判断するためにも重要なことです。
OneNoteにPARAメソッドを取り入れるメリット
流動的な優先順位をマウスドラッグで入れ替えができる(セクションのみ)
抱えているプロジェクトの全体量がハッキリする
古くなったり進まないものを積極的にアーカイブに保管できる
表やリストをつかってノートに直接書かない。セクションとセクショングループ(入れ子)を積極的に使って「段取り」をくみたてる。