TaskChouteCloud 2 を使ってみての気づき
こんばんは。
1月5日 日曜日、年末年始の連休が終わります。今回の連休では、かねてから気になっていた TaskChouteCloud 2 を使ってみました。
個人的な生活パターンとして、平日は時間固定のタスクが多いので、タスクシュートの活用シーンは限られるだろうなと思っていて。興味はあったけど、自分には不向きだと思い込んでいたのですが、最近になって無料プランもあると知り、「タスクシュート」を試してみたくなりました。
以前から「長期休暇 (連休) をどう過ごすか」というのが個人的な課題として持っていて。(デイリーノートを書き始めたきっかけもそれです。)
今回は、有給もあって11連休になり、それだけの日数を自分でどう組み立てようかと考えたときに、タスクシュートが第一候補に挙がりました。Logseq などに箇条書きで書いただけで管理できるとは思えなかったからです。
とくに、プラン (流れ) を作ったとしてもそれがズレたときに、どう対処するのかが難しくて。それをコントロールするしくみ、システムがあるのなら、それに頼ったほうが良いのではないかと考えました。
今まで使ってこなかった理由として、タスクシュートの特性上、パソコンやスマホを必ず使って、サイクルを回す必要があったのが大きいです。
(長期休暇なら日中でもデバイスを操作しながら、サイクルを回せる)
長期休暇の前日に、タスクシュートのセットアップをおこない、初日から使い始めました。いきなり全ての機能を使いこなすことはできないので、タスクを作成して、見積もり時間は指定せずに、開始と終了の時刻を記録するようにしました。
タスクシュートの画面
TaskChouteCloud2 の画面は、こんな感じです
(タスク記入済み)
※意図的にいくつかのタスクの文字列を消しています
前日のうちにリストを整えておき翌朝、セットアップというリピートタスクとして、リストの見直しをおこないました
セクション機能 (時間を区切る)
初期段階から、一日が4つのセクションに分けられています。これは、ユーザーごとにセクションの設定が可能です。
タスク追加 というボタンを押すと、セクションに入らず「時間指定なし」のところに配置されます。
それをドラッグして、セクションに移動させることが可能です
セクション内にタスクを入れるには、既存タスクの左側のメニューから、同じセクションに追加可能です
セクションは、> のところが折りたたみのトグルボタンになっています。
現在時刻のセクション以外を折りたたんでおけば、その時間内だけのタスクに限定して表示可能です。
すでに完了したタスクや、まだ終わっていないタスクが一覧にたくさん表示されたままだと疲れるので、それを取り除けるのはありがたいことです。
タスクにノートを追加 (作業ノート)
それぞれのタスクは、一行で簡潔にタイトルを記入します。タスクについてのメモ書きをする場合は、ノートを追加できます。
ノートでは、「- 」で書き始めると箇条書きでの記入も可能です。
ノートは、個別タスク からしかアクセスできないようです。
また、プロジェクト単位でもノートした場合も同様です。
(タスクシュートにおいて、ノートは記録保存ではなく、あくまで作業用なのではないかと思います。)
ノートは、右側に固定しておくことも可能です。
「サイドピーク」と呼ばれる表示スペース。上のタブで切り替えができる。
各タブは閉じなければ、サイドピークで保持されます。
見積もり時間 (プランニング)
タスクの見積もり時間を指定すると、セクションの合計時間に反映されます
タスクに、見積もり時間をセットすると、セクションに合計が表示されます
セクション内で始動していないタスクがあって、それらの見積もり時間が足りない場合に、カラーが変化します。
セクション内にタスクを移動させたときも同様に、見積もり時間がオーバーしたら、レッドカラーで分かるようになっているため、タスクシュートを使うと、セクションごとに無理なくタスクを配分することが可能になります。
この機能があると、セクションにセットした複数のタスクが、その時間内で終わるのかどうかが分かります。
それぞれのタスクは、大きさが異なっていて。時間のかかる大きいタスクと、すぐに終わるタスクがあると思います。
このとき、両方を早く終わらせたいからと同時に取り掛かると、大きいタスクが中断しかねない状況に陥ります。
すぐに終わるからといって割り込みをさせると、実はそのタスクの中に隠れたタスクが存在していたというケースは意外と多いはずです。
2つ同時にタスクを実行しているときに、さらにタスクが増えてしまったら、難易度が増してしまい、手に負えなくなります。そうなったときに、難易度を下げるために、何かできないか。その解決策として、タスクを減らすのが一つの案だと思います。
タスクシュートでは「そのセクションから、外せるタスクをはずす」というアクションをとります。こうすると、作業しなくてはいけないタスクが減って気がラクになります。
セクションから作業タスクを減らした分は、次のセクションや翌日に、タスクを移動させます。そんなことを繰り返すと、翌日にズレていって、いつまでもタスクが終わらない・・・と考えるかもしれません。
だけど、実際のところ、いつも翌日までびっしり、作業 (=タスク) が埋まっているわけではないはずです。時間確定のスケジュールがあって、それ以外の部分は、タスクの流動性が高いのではないかと思います。
一日の中で作業タスクが多いときと、少ないときとあるはずです。少ないときに前日できなかったタスクを当てれば、ちゃんとサイクルが回ります
タスクシュートであれば、そのセクションで抱えているタスクの全体量を、数と時間でちゃんと認識できるので、心理的にもすごく楽です。
果たして他の方法で、タスクシュートは実現できるのか
タスクシュートのようなことを再現できるのか、少し考えてみました。
アウトラインに置き換えた場合
タスクシュートの基本構造を Logseq の箇条書きで書くと、こんな感じです
タスクを箇条書きに見立てて、セクションで入れ子にしています。
各タスクは、ドラッグで入れ替えが可能です。
ここまでならできるのですが、ここから先の機能性が肝心で。
タスクシュートでは、タスクとともに見積もり時間、実績時間、開始時刻、終了時刻を入力する場所があり、それを使ってセクションあるいは一日単位で計算をしてくれます。
箇条書きのアウトライナーだと、さすがに無理です。
作業タスクの時間 (大きさ) で、タスク管理をするには、タスクシュートのような専用の時間を扱うシステムが必要です。
Logseq のタスク機能のような「TODO、LATER、DOING、DONE」といったタスク管理の方法では、作業タスクの大きさや時間を示すことができない
タスクシュートのおかげで気づいたこと
タスクの作業時間を考慮しないタスク管理では、無理がある
タスクシュートを知って気づいたのは、普通のタスク管理アプリだと、タスクの大きさが頭の中にある状態でタスクを扱わなきゃいけないということ。
今では、
作業時間で扱うのがタスクシュート
フラットに扱うのがTODO系タスク管理アプリ
という感じで、明確な区別がつきました。
開発者のjMatsuzakiさんの言葉を借りると、従来のTODO系タスク管理アプリは、トップダウンのアプローチでしかないです。
社長が従業員に「これと、これをやりたい。時間はあるから、やってくれ」と命令を出しているような状態です。
そうではなくて現実的には、作業タスクに対して「これぐらい時間がかかるなら」というふうにボトムアップで向き合っていく必要があるのです。そのことに、タスクシュートのおかげで気づきました。
ここまでが、TaskChouteCloud2 の無料プランを使ってみての気づきです。
無料プランでは機能の使用制限がありますが、自分が使ってみたかぎり十分にタスクシュートの実践が可能です。(有料プランはまだ試していません)
自分のように、長期休暇や連休のときだけ使ってみようというのもありだと思います。使ってみると、今まで広義で「タスク」と捉えていたのが実は「作業タスク」なのだという認識に変わるぐらい、タスクシュートのアプローチは現実的です。「作業をしていて時間がどのくらいかかるのか」という視点はやはり必要だと思います。
会社員 あるいは 平日に時間固定のタスク (スケジュール) に拘束されることが多い人 だとタスクシュートでサイクルを回すのはちょっと難しいですが代わりに、拘束されていない時間帯 あるいは 休日 をタスクシュートでサイクルをこなしてみると、生産性を上げることができるかもしれません。
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