予約確認のメールについて再考してみた。

ひととまるでは、予約確定後に確認メールと注意点を送っているのですが、どうにも読まれない方がいて、さてどうしたものかと、もの思いにふけっております。悩み過ぎて夜も眠れません。嘘です。ぐっすりです。

ホームページから予約された方はかなりの確率で読んでくださりますが、それでも全員ではありません。さらにbookingやAirbnbなどのOTAの場合は半分以上の方が読んでいないです。OTAの場合はメッセージが届いている方に気づいていないパターンも多いと思うので、それはOTA側によりよい仕組みを作ってもらうことを期待しつつ、でもなにかできることはあるんじゃないかと模索しています。

Q：そもそも宿からの連絡って読む必要あるの？
 A：ゲストに快適に過ごしてもらうための内容もあるので、読んでいただいた方がお互いにとっていいと思っています。

現在、こんなメールを送っています。

〇〇〇〇様　（夏ver）

ご予約ありがとうございます。
Guesthouse & Bar ひととまるの石丸と申します。
以下、予約内容になりますので、ご確認ください。

 チェックイン日：◯月◯日／チェックアウト日：◯月◯日（1泊2日）
チェックイン時間：16:00
人数：女性1名
部屋タイプ：男女混合ドミトリー
料金：3,500円x1泊＝3,500円
お車：あり

・駐車場について
①ひととまる駐車場（徒歩１分）
　利用可能時間：当日10:00～翌朝10:00　料金：1000円
2台分しかありませんので、ご注意ください。

②河川敷駐車場（徒歩８分）
　利用可能時間：終日　
　料金：無料

＜注意事項・アクセスなど＞
※しっかりとお読みいただき、ご宿泊いただけますと幸いです。

・チェックインについて
チェックインは16時～22時までとなっております。
16時前に荷物を置いておきたい場合はメールかお電話にてご連絡ください。
連絡のない場合は、対応できないこともございますのでご了承ください。・

・夕食について
竹野には夕食を食べるところが少ないです。
ホームページ記載の定食の注文をいただくか、城崎温泉や豊岡市街でのお食事をおすすめしております。
また、近くにコンビニとスーパーもありますので、そちらで買って自炊もできます。

・アクセス
ひととまるはJR竹野駅から歩いて20分ほどです。駅前の大きな道をまっすぐ進むとあります。竹野浜の近くです。

ひととまるは古い建物をじぶんたちで改装してできたゲストハウスです。
そのため、設備が十分でないこともありますが、その分ホッとする居心地のよさを感じていただけると思います。また話し声や音が響きやすいので、神経質な方はご遠慮ください。

詳細の設備はホームページに記載しておりますので、ご確認ください。
https://hitotomaru.com
それでは、お会いできることを楽しみにしております。
----------------------------------------
Guesthouse & Bar ひととまる
石丸　佳佑
Tel : 080-4243-1400
Mail : info@hitotomaru.com
web : https://hitotomaru.com
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という感じです。いかがでしょうか。

ただ予約内容に応じて、文面は微妙に変えています。
例えば車で来ない人には駐車場の案内は送りませんし、夕食のお願いをされている人には「夕食について」は削除しています。
逆に若いグループの方には夜な夜な騒ぐのはダメですよ的な文章を入れたりもしています。質問があれば、回答もします。

ある程度形にはなっているのですが、まだまだ改善の余地がありそうです。
ということで、まず何を伝えたいのか、優先順位をつけてみることで改めて考えてみます。

優先順位（宿として読んでもらいたい順位）
・夕食について
・荷物預かりについて
・駐車場の説明
・チェックイン時間について
・予約内容の確認（日付、料金、お部屋タイプ）
・アクセス
・古い建物うんぬん

うん、送ってる文面と順序がバラバラですね。

まず考えないといけないのは、予約内容の確認を最初に持ってくるかどうかです。普通であれば最初ですが、注意事項を先に書くことで強制的に読んでもらうようにもできます。ただ、お客さんにとっては優しくないです。

今までのメールは文章の流れを意識して作ったため、車の有無の下に駐車場について送っていました。でも、本来読んでもらいたいのは夕食についての説明なんです。竹野は壊滅的なまでに夕食を食べるところがありません。
スーパーとコンビニはあるので、自炊したりお弁当を買ってくる人もいるのですが、お客さんの中には、「外食できるところがあるだろう」と思って来る人が一定数います。でも当日ふらっといけて、しかもお客さんを満足させるようなお店はないんです。

竹野は海沿いの町です。当然海産物を期待して来る人がいるわけです。
お刺身食べたいなぁと思っても食べることができません。
その落胆っぷりといったらないですよね。
なのでホームページにも「夕食難民になりますよ」と書いてありますし、メールでも送っています。さらに、ただ「ない」と言うだけでは解決にならないので、予約制でお刺身定食と豪華夕食セットを提供するようにしました。これで満足度をあげることにかなり成功しました。だから夕食について知っておいてもらえたらより楽しく過ごせると思って、送っています。

私たちができるのはここまでです。予約なしでも提供できるようにすればいいじゃないかという意見があるかもしれません。申し訳ないのですが、海産物に関していえば、コストや手間を考えると現状不可能です。

荷物預かりについても外出している場合は、対応ができないことがあるので、教えてもらえると確実です。特に夏はお昼前に荷物を預けて16時ごろにチェックインする人が多いので、ちゃんと読んでおいてほしいです。

その他のことは実は微々たる問題で、駐車場は着いてからでも対応できますし、アクセスはなくてもいいくらいです。
いや、ちょっと待てよ、海外の人の場合は城崎から来ることが多いし、さらにいえば電車で来る人は１時間１本しか電車がないことを知らないなぁ。
むしろそれも追加した方が親切かもしれない。
そうすると、車で来る人と電車で来る人の文面は順番を含めて変えた方がいいなぁ。

そんなこんなで、改善案を作ってみました。
実装するのはもう少し揉んでからにしますが、どうでしょうか？
大して変わってない。

〇〇〇〇様　（夏ver）

ご予約ありがとうございます。
Guesthouse & Bar ひととまるの石丸と申します。
以下、予約内容になりますので、ご確認ください。

 チェックイン日：◯月◯日／チェックアウト日：◯月◯日（1泊2日）
チェックイン時間：16:00
人数：女性1名
部屋タイプ：男女混合ドミトリー
料金：3,500円x1泊＝3,500円
お車：あり


＜注意事項・アクセスなど＞
※しっかりとお読みいただき、ご宿泊いただけますと幸いです。

・夕食について
竹野には夕食を食べるところが少ないです。
ホームページ記載の定食の注文をいただくか、城崎温泉や豊岡市街でのお食事をおすすめしております。
また、近くにコンビニとスーパーもありますので、そちらで買って自炊もできます。

・チェックインについて
チェックインは16時～22時までとなっております。
16時前に荷物を置いておきたい場合はメールかお電話にてご連絡ください。
連絡のない場合は、対応できないこともございますのでご了承ください。・

・アクセス
ひととまるはJR竹野駅から歩いて20分ほどです。駅前の大きな道をまっすぐ進むとあります。竹野浜の近くです。電車は1時間に1本程度しかありませんので、事前に電車の時間を調べておくのがおすすめです。
（車の人の場合は削除）

・駐車場について
①ひととまる駐車場（徒歩１分）
　利用可能時間：当日10:00～翌朝10:00　料金：1000円
2台分しかありませんので、ご注意ください。

②河川敷駐車場（徒歩８分）
　利用可能時間：終日　
　料金：無料
（車なしの人は削除）

ひととまるは古い建物をじぶんたちで改装してできたゲストハウスです。
そのため、設備が十分でないこともありますが、その分ホッとする居心地のよさを感じていただけると思います。また話し声や音が響きやすいので、神経質な方はご遠慮ください。

詳細の設備はホームページに記載しておりますので、ご確認ください。
https://hitotomaru.com
それでは、お会いできることを楽しみにしております。
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Guesthouse & Bar ひととまる
石丸　佳佑
Tel : 080-4243-1400
Mail : info@hitotomaru.com
web : https://hitotomaru.com
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