［Excel］データ集計をどう行うか？ 実際の自治体データをもとに考える③ 下準備
実際の自治体データを使って集計してみるシリース、その③です。
【まとめ】集計に入る前にやる下準備
【説明】
集計すべきデータが目の前にあったら、すぐに集計したくなるのは人情です。
でも、そこを堪えて、まずは下準備をしましょう。
下準備をしておくことで、次回以降（あるいは後任）が楽になります。
サンプルデータ
茨城県ホームページ 「旅館業」 のページの下の方の 「７．旅館業法に基づく許可施設一覧」にある 旅館業法に基づく許可施設一覧（令和5年11月15日現在）（エクセル：350KB）
１ ファイル情報のシートを作る
「ファイル情報」シートを作り、そこにファイルの情報を記載します
これが、今後（自分や後任）の助けになります。
具体的な操作例は以下の通り（シートの作り方は他の方法もあります。）。
①シートを追加する（「＋」マークをクリック）。
②シートの名前を変える（タブをダブルクリック → backキーでシート名を削る → ファイル情報 と入れる）
ダブルクリックすると、上の表にシート名が選択されるので、
backキーでこのシート名を消します。
③必要な情報を入力する。
どんな情報を載せるかのルールはありませんが、マイルール（組織ルール）を決めておくと効率的です（ただし、あんまり複雑にはしない。）。
本例では以下としています。
・出典：データが掲載されていたURLやサーバの保管場所等
集計の根拠になるので重要です。
それが分からないと、後任が更新するとき大変です。
＊URLは Ctrl + K で「ハイパーリンクの編集」が開くので「アドレス」に入れます。サーバのアドレスでも構いません。ワンクリックで開けます。
URLやサーバーのディレクトリは、下の「アドレス」」に入れます。
・作成日、作成者、連絡先等
これがないと「名無しエクセル」になります。
個人名を入れるのは、役人は嫌がる傾向にありますが、内容に疑義や誤りがある場合、連絡をとれないと困ります。
・更新履歴
集計内容にもよりますが、長く使う集計の場合、あった方が便利です。
これらは、それぞれ別シートにしてもいいのですが、シートが増えすぎるのも面倒なので、１シートにまとめておいた方が楽でしょう。
＊私の場合は、「ファイルの保存場所」や「ファイル名（いずれも自動抽出）」、「フォント名」なども入れています。
２ 元データのシート名を「元データ」にする
集計する前のデータは、加工せず、そのまま残しておきます。
もし間違えても、「スタート」から始められます。
元のデータの一部を誤って削除や修正してしまうと、元の状態に戻すのは大変です。「０スタート」どころか「マイナススタート」になってしまいます。
シート名は「元データ」でなくとも構いません。「元」でも「オリジナル」でも「原票」でも、同僚や後任が見て分かれば何でも構いません。
各ファイルで統一しておくと混乱を防げます。
３ 元データをコピーして、集計用データを作る
集計用に弄るデータを作ります。
集計用のデータの作り方は、２つあります。
①「元データ」シートそのものをコピーする。
シートのコピーは、Ctrlを押しながら、タブを左クリックしたま、右へドラッグすれば「元データ(2)」というシートが出来ます。
このシートを「DATA」という名前にして（名前は何でもいい）、集計していきます。
この場合、元データの「悪いところ」もコピーされます（例：セルの結合等）。
それを避けるには、②の方法でやります。
②新しいシートを作って、「元データ」し0とのデータだけを全部コピーし、新しいシートに「値のみ」張り付ける。
＊全部コピーは Ctrl +A の後に Ctrl ＋ C です。
値のみ貼り付けは、
Alt +Ctrl ＋ V
又は
Alt → E→ S
で「形式を選択して貼り付け」が開く → V → OK
です。（私は後者を多用しています。３キー同時押しの前者は苦手です。）
この場合、計算式は消えることに注意が必要です。
しかし、このデータ内を弄る（数値を変更する等）予定はないので、むしろ計算式がない方が、データが変わらないという点でメリットがあります。
計算式や書式を活かしたいなら①にします。
②の場合、列幅の修正やフォントの変更などの手間が生じます。
私はなるべく「素」の状態から始めたいので②を多用していますが、今回は①の方法でコピーします。
４ 表頭（ヘッダー）を固定する。
下にスクロールしても表頭（ヘッダー）が消えないように固定します。
右にスクロースしてもNOだけは消えないように、B4セルを選択したらAlt → W（表示） → F(ウィンドウ枠の固定）→ F(ウィンドウ枠固定）の順で押します。（解除するときも同じ順番で押す）
本当は、右スクロールしても E列の「営業施設の名称」は常に表示させておきたいっところですが、そうすると、次のF列以降の表示範囲が狭くなってしまうので、今回は避けました。
データの並び具合やディスプレイの大きさ、拡大割合に応じて、どこで固定するか決めればいいでしょう（固定も解除も３秒で出来るので、とりあえず、どこかで固定しておけばいいでしょう。）
不要な行は消す
もう一つ。
１行目の表の名前、２行目の「令和５年１２月３１日現在」（一番右にある）という情報は、集計には不要です。
表頭の上に空欄セルがあると、集計できなかったり、ミスの元となりますので、この２行は消しておきます。
＊今回はそうではありませんが、表の名前は、セルの結合が使われている場合が多く、集計の際の邪魔になります。
マウスで行番号を選択します。
Shift+Spaceで行選択、という説明も多いですが、
日本語入力モードでは効きません。
これで、概ねの下準備は終了です。
ただ、これを毎回やるのは、ちょっと面倒かもしれません。
個人的には、「集計用ひな形」ファイルと作り、そこに元データシートを追加することで、上記の作業を効率化しています（やり忘れを避けられます。）。
以上、長くなりましたが、参考になれば幸いです。
次の記事はこちらです。
［Excel］データ集計をどう行うか？ 実際の自治体データをもとに考える④ 「営業の種類」別の数を、計算式を使わないで、どう出す？