[Excel]計算式の入っていない様式ってあり?
計算式の入っていない報告様式
某所属から到来した依頼メール。
所属職員の属性を報告するシンプルな表。
作業(入力)時間自体は大したことはありません。
すぐ終わります。
合計値は手計算しろ、ってこと?
でも・・・
合計欄はあるのに、計算式が入っていません。
表頭には、ご丁寧にも「合計 a+b」と計算式が記載されています。
でも、セルに計算式はなし。
つまり、合計欄は手計算して入れろ、ということ?
そして、職員数の入力欄があるのに、集計表との整合確認の仕組みはありません。
つまり、入力した数の計と職員数が合っているかは「目チェック(確認)」しろ、ということ?
こういう表を見ると、思わず、「バッカじゃないの?」と独り言ちてしまいます。
確かに、大して人数のいない職場です。
その位、暗算で、できます。
でも、間違いやうっかりミスは常に起こりえます。
紙に書いて出すのではありません。
表計算ソフトで作られた表に入力するのです。
ならば、計算式を入れておいてくれ、と思ってしまいます。
この位の表なら、縦横の計算式は1分も掛からず打ち込めます。
(試し数値を入力しておけば、1秒で出来ます。詳細は別記事で。)
全体数と入力数が違う、なんて「うっかり」もあり得ます。
どうせ全体数を入力させるなら、集計表の合計と合致しているか自動的に判定させて、間違っていたらエラー表示を出せばいいんです。
そんな計算式だって、1分もかからずに入れられます(詳細は別記事で)。
技術と意識と想像力の欠如
この表の入力自体は大した作業ではありません。
今回、計算式が入ってないのは「たまたま」でしょう(と思いたい。)。
でも、大した作業でなくても、「チリ積も」です。
そして何より、表を作成し、他の人に入力を依頼する人の
「配慮と想像力とスキルの欠如」が問題です。
合計を出す計算式を入れる技術(スキル)さえないのは、かなり問題。
手抜きでやっているのなら、それも問題。
何も考えていないなら、もっと問題。(どれも問題です。)
これは、単にエクセル表だけの話ではありません。
仕事全般に当てはまります。
こんなことが全国の「お役所」で行われているとしたら、大きな損失です。
余談 そもそもこの集計方法がいいのか?
この表をどう取りまとめるのか? が想像できているなら、そもそも、個別に回答様式を提出させなくてもいいでしょう。
個人情報が入っていないなら、共有サーバー(クラウド)の一覧表に入力させる、とか。