EXCELは仕事を楽にするもの、仕事で楽をするもの

今回はちょっと息抜き的に。でも本心。

Excelに関する情報がこれだけ溢れている理由のひとつに、Excelで苦労している方が多い、ということがあるでしょう。

でも、見方を変えれば、というか、私の感覚では、

Excelは仕事を楽にするもの

あるいは

Excelは仕事で楽をするもの

です（上も下もほぼ同じですが）。
＊「正確」は大前提。その上での話です。

エクセルを使えば、

・数値や日付の入力が楽（カンマや年号の自動付け等）

・計算を自動でしてくれる（本来機能）

・計算の記録が残る
(どう計算したか残る、間違えたところがわかる、再度の計算が楽など)

・誤入力を防いでくれる（リストからの選択等）

・誤入力を教えてくれる（計算結果を自動的に突合）

・自動で転記してくれる（LOOKUP関数等）

・繰り返し作業の自動化（マクロ）

・数値やその比較(変化）を見やすくしてくれる（グラフ）

などなど。

ただし、楽をするためには、事前に「ちょっとした作業」が必要です。
（今のところは。いずれAI任せになる？）

その「ちょっとした作業」に苦労している方が多い、ということかもしれません。

ても、昔だったら「目コピー、手入力、手計算、その繰り返し」だったものが省略できるので、それを考えれば、大した苦労ではないと思います（ものに寄りますが）。

実際、20世紀のころ（！）、縦横計算を電卓でやって何度数字が合わずに苦労したことか・・・。100枚以上の紙の50以上ある同一欄の足しあげなんて、ほんと、ムリゲー。
それを思えば、今は楽。夢みたいです（でも、もっと楽したい）。

また、集計作業等は年度末や年度当初等の忙しい時に纏まってくるのが常。

忙しい時期と余裕がある時期では、同じ１時間でも等価ではありません。

そういう忙しい時期に、できる限り楽をするために、余裕のある時にちょこっと苦労して「楽になる作業」を仕込んでおく。
夜のうちにランドセルの用意をしておくようなもの。
ある意味「先憂後楽」です。

私は、もっぱら「（後で）楽したい」ためにエクセルをいじっています（楽するための苦労は厭わないタイプです）。

ちょっとカッコよくいうと、「他の人にも楽をさせたいため」でもあります（というか、無駄なことをさせたくない）。

作業をお願いする立場（川上）の人が、ちょっと工夫することで、実際に作業をする人（川下）が楽になります。

トヨタでは「後工程はお客様」という言葉があるそうですが、後工程（作業をする人）が楽になるように工夫することはとても重要だと思っています。（ちなみに「（仕事をくれる）前工程は神様」だとか。）

そして、川上で工夫をしておくことで、川下全体の作業量が劇的に減ることも多々あります。

川上の人は「全体和（トータルサム）」を考えて、あらかじめ工夫して、川下に作業を流してもらえればと思います。

「川上での工夫のための作業量 ＜ 川下で軽減される作業量（の総和）」とも表現出来ます。

川下が１つだけだと、「１０＜１１」位の場合もありますが、川下が多くなれば「１０＜１００」にも、あるいはそれ以上になります（日本の市町村数は１７００以上。中央省庁から市町村に照会をした場合、間に入る地方局・都道府県及びその現地事務所などを含めれば、1800位への効果があります。）

川下へ作業を依頼する場合、大抵、その結果は川上に戻ってきます（いわゆる照会もの）。

川下の作業が楽になれば、作業も早く終わり、結果、川上への報告も早くなり、取りまとめも早くできます。

また、川下でのミス（誤入力や誤計算など）がなくなれば、川上での集計の際の手戻りもなくなります。

つまり、利己的に考えても、川上での自分の苦労は、自分にも恩恵が及ぶ、ということです。

＊照会ものはWEB活用によりもっと楽になりえるでしょう（中間取りまとめも減らせる）。


場合によっては、川上は「現在」の自分で、川下は「未来」の自分、という場合もあります。

その場合、「１（苦労）＝１（効果）」なんてことになるかもしれませんが、前述の通り、忙しい時期と余裕がある時期では、時間は等価ではありません。

以上、当たり前といえば、当たり前のことです。

Excelに苦労してる方は、こんな考え方もあるんだなぁと思って取り組んでいただければと思います。

というか、Excelに苦しんでいて、どうにかしなきゃと思ってる人（＝色々と模索している人）は既に一歩踏み出してると思っています。
そんな方のお役に立てれば幸いです。

お互い、楽して、がんばりましょう。