【新卒リクルートで学んだ】電子薬歴の導入のマニュアル 〜導入準備編〜
この度は、noteをご覧いただきありがとうございます。
実は、近々とある電子薬歴システムを、プロデュースしている老舗薬局に導入する予定です。恥ずかしながらこれまでは紙薬歴を使っていたため、アナログなオペレーションが数多くありました。
この度、ようやく電子薬歴を導入することになりましたので、その進捗をnoteで発信していこうと思い、まとめました。
まずは一丁目一番地の導入準備編として、
システムを導入するまでに何をしたのか？そして、何をすべきかについて書いていきます。前職では、SaaSの導入・活用支援を行っておりましたので、このあたりのTipsを余すことなく出していけたらと思います！
これは電子薬歴に限らず、すべてのSaaS（システム）導入において参考になりますので、ぜひ最後まで見ていただければと思います。
続編はコチラ↓
まず初めに
こんにちは！株式会社OX3（オークスリー）の代表をしております、オクスリ屋の社長「真田康平」です！よく「さなだまる」と言われます。
東京理科大学薬学部卒、ITベンチャーでインターンをしながら、105年薬剤師国家試験に1か月で70点上げて合格。
新卒でリクルートに入社後、教育系SaaSを通じた学校現場のDX化の推進や新規事業の検証等行い、2023年7月に現会社を創業。楽しいキャリアライフを歩んでおります！（詳しくはコチラ↓）
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【STEP1】導入理由の言語化
まず1番最初にやらないといけないことは、
「『なぜそのシステムを導入するのか？』をまとめる」
です。これはシステム導入をする前もそうですし、導入に向けて進めている間、そして導入してからも常に見直すことができると良いです。
導入理由を言語化すべき理由
スムーズに導入するため
従業員さんに利用を推進するため
1. スムーズに導入するため
SaaS導入でしばしばありがちなのが、
意思決定者はポジティブだが、実際に使う現場の職員が反対して利用が進まない、というもの。これはシステム導入において一番避けたい事象ですね。
基本的にネガティブな理由は、「今のままで良い」が大半だと思います。
これを導入者側がちゃんと説得しないといけません。
そして説得するには、それ相応の理由が必要で、それを語れる必要があります。自信を持って語れるようにするためにも、言語化しておくことは大切でしょう。
2. 従業員さんの利用を推進するため
２つ目の理由は、「実際に導入した際にスムーズに利用を促進するため」です。
システムを導入してからが本番です。せっかく導入したのに100%活用できていなかったらもったいないですよね！
しっかり利用促進するためには、何度も声掛けをする必要があります。
そして立ち返るのは、「どういうことを実現したくて導入しているのか？」
立ち返る場所をあらかじめ作っておくようにしましょう。
導入理由の言語化のフォーマット
それでは言語化すべき理由がわかったところで、どのように行えばいいのか解説していきます。
僕が使っているフォーマットは、
「理想・現状・課題フォーマット」、通称RGKフォーマットです！
理想
実現したい未来の状態
例）収益を○○まで上げたい／従業員さんの残業時間を0にしたい現状
今の状態
例）粗利○○円／残業時間月平均20時間課題
理想と現実を埋めるハードルになっていること
例）患者さんとの接点量の不足／薬歴の記入時間を短縮できない
すごくざっくり書くとこんな感じですね。
重要なポイントは、「システムの機能基準で書かない」ということです。
あくまでシステム活用は手段であって、目的ではありません。
このようなイメージで言語化してみましょう。
【STEP2】従業員への落とし込み
次に行うべきことは、
STEP1で整理した「導入理由」を従業員に落とし込む
です。
ここで一番やってはいけないことは、
「従業員さんに導入すべきかしないべきかのアンケートを取ること」
です。結構多くのトップがやってしまっているのではないでしょうか？
従業員さんからすれば、基本は「新しいこと＝めんどくさいこと」なのです。意思決定をするうえで、トップが持っている情報量と現場が持っている情報量は大きな乖離がありますし、視点も違います。
そのため、意思決定は絶対にトップがして、それに責任を持つべきなのです。
やるべきことは、言語化した内容の落とし込みです。
５W１Hを考えた時に、後述する「What（何をやるのか）」「How（どうやってやるのか）」に多くの時間を割いてしまいます。
違います。
Why（なぜやるのか？）に9割使ってください！
納得してもらうまで言い続けてください。これを納得してもらえるかどうかは、日々の関係性もあると思いますので日頃から
「この人の意思決定に乗っておけば間違いない」
という状況は作っておかないといけないです。
僕はとにかくこれに時間を使ったため、全く反対の声もなく導入に向けて準備が進められています。
【STEP3】イメージ研修を行う
さて、ここからはイメージ研修に入ります。
後述する「機能研修」と対比させて、あえて「イメージ研修」という名前を使っています。
何かというと、
そのSaaSを使ったときの業務イメージを頭に植え付けるための研修です。
あまり詳しい機能は説明しません。あくまで、
「前述したWhyをどうやって実現するのか？」
のイメージ共有ができればOKです。
このイメージ研修をしておくことで、機能研修にむけた従業員さん自身がシュミレーションする時間を作ることができます。
【STEP4】最低限の機能研修を行う
最後に行うのが、「最低限の機能研修」です。
多くのSaaSはとにかくいろんな機能があって、全部使いこなすのは至難の業です。
そのため、業務に滞りがないくらいの最低限の機能をインストールする研修を行うことで、安心して導入を進められます。
またこれには副次的な効果もあります。
それは、「従業員さん自身が質問してくる」ことです。
勉強もそうですが、受動的な学習は定着しずらいものです。主体的に質問することで、学びは加速します。
まとめ
いかがだったでしょうか？
9月から電子薬歴を導入しますが、だいぶ準備は整っていると思っています。これから実際に使ってどうだったのか？成功したこと、失敗したこと両方ともこのnoteで赤裸々に出していきたいと思っておりますので、少しでも参考になったと思った方は拡散していただけると嬉しいです。
システム導入についてや従業員さんへの落とし込みなど、お困りのことがあればお気軽にご相談ください！営業担当ではなく、第三者として客観的なアドバイスをさせていただきます！
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