東北大生必見 GoogleDriveでPCの容量拡張&いつも使っているフォルダのように使う
こんばんは。
東北大学工学部材料M2の大槻です。
突然ですが、こんな東北大生は多いんじゃないでしょうか
・最近もオンライン授業が増えていろいろな資料をPCに入れないといけなくて容量がきつい
・パワポ、ワードで作った資料を編集したいときにフォーマットがずれたり毎回ダウンロードして編集、編集したらアップロードという作業をしないといけなくてめんどくさい！(自分のローカルフォルダのようGoogleDriveを使いたい！)
そのお悩み、10分で解決します。めっちゃ便利です
ちょっと難しいので軽く解説します。
やり方
①ウェブブラウザ上で自分の東北大のメールアドレス(末尾が@dc.tohoku.ac.jp)にログインする。
※卒業生が使う際には先に(末尾が@alumni.tohoku.ac.jp)にログインします。パスワードは学部の時と同じです。
②このリンク（しょうみやりかた全部のってます。）
をひらいてこのページが出てきたら
今すぐダウンロードを自分のPCにあわせてダウンロードする。
ダウンロードしできているか確認しましょう
ダウンロードのところを見ると、GoogleDriveFSSetup.exeがあるのでダブルクリックする。
↓
このデバイスに変更を加えるのを許可しますかと出てくるのでそれをはい
↓
あとは全部"はい"を押せば準備完了です
途中でチェックを入れるのが出てくるが、あれは入れなくても入れてもどっちでもいいです。チェックを入れるとデスクトップ上にGoogleDriveやGoogleドキュメントのショートカットが出てきます。ごちゃごちゃするのが嫌な人はチェックを外すのが吉
さて、これでもうあなたのパソコンは最強ストレージを手に入れました。
エクスプローラを開くと
自分のパソコンのデータを保存する場所OS(C:)に加えて、GoogleDrive(G:)が加わってるはずです！(もしうまくいってなかったら，ちゃんと東北大のメールアドレスにログインしているかを確認してみてください．)
G:をひらく⇒マイドライブを開くとgoogledriveに直で行けます。
すごいところ
①インターネットにつながっていなくてもdriveの資料をいじくれる。
⇒次にオンラインに戻った時に自動で変更した部分を変更してくれる。
この機能はめっちゃ便利ですが、オフライン作業してオンラインに戻る前にほかのデバイスからおんなじふぁるを開いて編集すると、オフライン作業が消えてしまうことがあるので気を付けてください。
②Drive上で直接パワポをいじれる。
Driveのだるいところってウェブブラウザ上からパワポのファイルを開いて編集しようとすると自動的にGoogleSlideで開いちゃうんで、ブラウザ上で編集したやつをダウンロードしてみるとめちゃくちゃずれてたりして二度手間なんですよね…。
ですが、(G:)をつかうとそんなことがなくなります。この機能、地味に最強です。
例えば、アップしたパワポをweb上のGoogleSlideから見た場合
ところどころずれてます。最悪です
さて、それでは先ほどのようにエクスプローラ⇒(G:)の経路でみてみると
きれいです。もうウェブブラウザ上からGoogleDriveを使うことはありません。さようなら。
③容量ほぼ無制限⇒上限設定されました
東北大のdcmailに紐づけられているGoogleDriveって無制限なんですよね。こんな便利なストレージが使い放題。
※5/5 追記にこれについて訂正があります…。誤解のある表現をして申し訳ございませんでした。
応用例⇒学生はできなくなりました…
共有ドライブを使ってグループで資料を共有する
共有フォルダの作成
新たなフォルダを作成する際には，Web ブラウザ版でGoogleDriveを開きます．
GoogleDriveを開くとマイドライブと共有ドライブがあります．
ここで共有ドライブを押すとほかの人と共有している共有ドライブのフォルダ一覧が表示されます．
新規フォルダは右クリックで新規作成→名前を付けることで作れます
説明のために，テストというフォルダを作ってみました
テストのフォルダをクリックすると
何もないフォルダができています．
ファイルの追加はドラッグ＆ドロップでできます．フォルダの作成以外はデスクトップ版ドライブでも可能です．
共有ドライブなので，共有したい人を追加しましょう
右上のメンバーを管理をクリック
↓
メールアドレスかユーザー名を入れることで追加できます．まだ連絡したことがない人はめんどくさいですが，メアドを全部入力する必要があります．
右から追加する人の権限を管理することができます．
例えば，いろんな人に資料を共有はしたいけど，削除や編集されては困る！という場合には閲覧者として追加することで閲覧のみのアクセスに権限を変えられます．
共有ドライブはより詳細に権限を変えることができてます，フォルダ名のところをクリックすると
このような画面が出て，共有ドライブの設定からより詳細にアクセスの権限を制御できます．
共有ドライブの設定をクリックすると
このような画面が出てきます．
例えば，真ん中の
共有ドライブのメンバーではないユーザーにファイルへのアクセス権を付与できるようにする
の✓を外すようにすれば，メンバーに追加されていない人への資料が漏れてしまうことが防げます．
セキュリティ面の制御は割と感覚的にできます．
ClassRoomでの応用
まずGoogleDriveに授業のフォルダをつくります。各自で自由に作るといいですが、
こんなかんじでつくるとわかりやすい気がします。
ClassRoomで配布される授業のPDFを毎回ダウンロードしたり、課題のフォームをダウンロードして編集してアップロードする作業がだるかったと思います。
PDFを自分のドライブに追加
たとえばこういうふうにPDFが配られてたら、まず、
①右クリック⇒新しいタブで開く
こんな感じの画面が出てきます。それで
②右上の印刷マークの左のドライブマークのところを押すと
マイドライブが出てきました。
③右の > を押して設定した授業のフォルダをクリック
ドライブに追加完了。オフラインでも簡単に開けるはずです。
課題も同様に右クリック⇒ドライブに追加で配布されたWordファイルを直接ドライブ上で編集できます。
この方法のいいところは、いままでは
教授が作った課題のWordファイルをクラスルームに上げる
↓
ブラウザ上で編集すると文字のずれや文字化けがひどいのでいったん自分のPCにダウンロードする
↓
編集したものをアップロードする
といったプロセスが必要でしたが、これからは
教授が作った課題のWordファイルをクラスルームに上げる
↓
GoogleDriveの授業フォルダにショートカット追加。直接Wordを編集する。
↓
提出する
自分のローカルフォルダを経由しないのでいちいちダウンロード、アップロードを繰り返さずに済むことになります。
卒業した後でもこのドライブ技使えます，メールアドレスが変わってもドライブの内容は引き継げます（今後容量のひっ迫が問題になったらOBから消されていくかもしれませんが）
追記
Google workplace for educationの使用を確認したところ、学校ごとに使用できる最大容量が定まっているらしいです。東北大学では全体で1300TBになります．
現役生の基準は25GBまで，最大容量は100GBまでになります．
そして卒業生に関しては基準が5GB,制限が15GBになります．
また，学生は新規の共有ドライブを作成できなくなってしまいました．こちらに関しては本当に意味があるのかわからないです．別に新規作成権限は学生にあってもいいだろ…と思いますが，ルールがそうなったので，仕方ないか…ウーム…
↓参考サイト
https://sites.google.com/tohoku.ac.jp/storage/top
5/5 MacOSにてマウントできるとの報告を確認