freeeつばめの巣スピンオフvol3 のイベントレポート＆自社の取り組みについて
はじめまして！現在オリィ研究所で初代経理担当をしている大高です。
1人の経理パーソンとして名が出る形でコンテンツを書くのは若干緊張しますが、現在色々お世話になっているfreeeのユーザーコミュニティ「つばめの巣」に対して何らかでも還元できるよう、今回筆を執ることにしました。
①どういうコミュニティで＝つばめの巣とは
②どういうイベントをやって＝イベントの概要
③どういう知見が共有されたのか＝特にタメになった点を少し
④ついでに当社の話を少し
という感じで書いてきます。（一応レポートっぽく…（笑））
①つばめの巣とは
「つばめの巣」は、freee会計ユーザーが全員で作るユーザーコミュニティです。freee会計を利用している会社の経理担当者同士で様々な情報交換をお互い、知見や悩みを共有するしつつ成長を促進していく場となっています。（Slackのチャンネルがあります）
つばめの巣では定期的にmeet up!と呼ばれるイベントを開催し、テーマに沿って登壇者が発表をしたり、参加者でグループディスカッションをしたりします。
スピンオフとは
meet up!とは別のイベントとして「スピンオフ」というものがあり、しばしば「分科会」という感じで呼ばれてたりします。
ここでは、主にfreeeを中心としつつ、そこに連携される会計周辺のITシステム全般についての知見を高めようという大目的があり、これまでもそれに即した各テーマで2回開催されました。
経理業務はfreeeなどの会計システムだけでは完結せず、周辺の決済・経費精算・ワークフローシステムも不可分のため、そこも含めたITシステムのエコシステムを理解し、効率化しようという取り組みだと理解してます。
今回はそのスピンオフの3回目についてです。
②イベントの概要
いつ
2022年10月26日
どこで
freeeのオフィス（大きかったです！）
テーマ
証憑管理システム（特に費用）
電子帳簿保存法・インボイス制度・ワークフローあたりを担うシステムですね
参加人数（大体）
15人くらいです。回により多少前後すると思いますが、今回はという感じ。
大体のアジェンダ
バナーに映っている3名の登壇者の方からそれぞれ3つのシステムについて機能紹介やプロダクトへのアツい想い（本当に熱かった）を語っていただきました
竹田さん：バクラクについて
安田さん：sweeepについて
freeeの吉田さん：freeeについて
元々はその後グループディスカッションの予定だったようなんですが、お三方の発表の段階でかなり盛り上がって時間が押していたので、予定を変更して3名のパネラーへ適宜質問をしながらトークをしてもらう形式に変更しました。
ファシリテーターはHR Forceの吉田さんです。この日は吉田さんが2名前に出る形でした。
（１回くらいどっち？ってなったかも）質疑応答も結局盛り上がりすぎて予定時間は普通にオーバーしました（笑）
③特にタメになった話
全部書くと大変な分量になるので、全体をダイジェストで。
バクラクについて
竹田さんの発表でかなり詳細な機能説明があり、初めてちゃんと話を聞く身として、「最新のプロダクトはこんなにイケているのか～！」と驚きがありました。特に全社員レベルでの使いやすさ・とっつきやすさについての強みがあるという話が印象に残ってます。発表の場でのみ公開された資料などもありました。オフライン開催ならではですね。
sweeepについて
hokanの安田さんからはsweeepの説明だけでなくバクラクとの比較という話が強く出ており、画面遷移に必要なクリック数の話など普通は聞かないような話が出ました。自分は初めて安田さんのお名前を知ったのですが、こちらの記事でfreeeですべてを完結せずシステム構築をされている点が「その会社の生の業務判断」を感じる点で刺激を受けました！コミュニティに参加していないと存じ上げないままだったと思うので、これも利点だなと思います。
freeeについて
freeeの吉田さんからはfreeeのプロフェッショナルプラン以上で使える各種申請機能の運用実務についてかなりリアルな話を頂きました。費用の計上漏れを防ぐための確認作業が極めて実務的なノウハウの話でした。自分も前職からの経験上、ワークフローを運用するうえで購買稟議と支払稟議のズレについては漏らさず検知する仕組みが必要と思っていたので、freeeではどうやっているのかという点が分かり、とてもタメになりました！
パネルディスカッション
証憑管理システムが全体のテーマではあったんですが、そこからワークフロー機能に注目した質問やトークがかなり盛り上がりました。
特にfreeeの申請で、1つの購買申請に複数の支払依頼が紐づけられるという話が一番全員のリアクションが大きく、歓声が上がりました（笑）
④自社の話を少し＋まとめ
このイベントの少し前からワークフローシステムの導入を検討しており、freeeのプランをプロフェッショナルプランにアップするか社内でひとまずの結論を出す直前に本イベントがあり、めちゃくちゃいいタイミングでした。
当社はまだワークフローの運用歴史が浅く、
僕の入社前＝Slackにベタ打ち
これだと申請記録をさかのぼったりするのめちゃくちゃ大変でした。
承認もスタンプだと、いつ押したかわからなかったし、うっかり消すリスクも。
僕が入社後にSlackのカスタムワークフローを活用して、申請データをスプレッドシートに転記させて、申請のデータベース化を行うプロジェクトを提唱・主導。以降色々改善しつつ全社の運用に載せ展開。
スプシならフィルタリングやソートもできるので、検索性は格段に上昇しました。
ボタン機能で承認記録を日時が分かる形で焼きつけることもできるようになりました。
コーポレートIT担当と連携しており、自分は要件定義や上流のルール決めの主導・管理などを中心でやってます。
という経緯で来てます。
ここは詳細を語ると色々あるんですが、実質ワークフローシステムとしては無料（Slackの利用料しかかからない）で、社内に申請周りの運用経験を積ませることができたのは、今度どういったシステムを使うにしろ、漏れやミスなく事前申請を機能させるうえで必ず有用な経験になるなと思ってます。
注意点はいくつかありますが、それっぽくできる！という事で、Slackのカスタムワークフロー、最初のスモールスタートとしてはお勧めできます。
今回のイベントを受けて当社はfreeeに限らずバクラクやsweeepも一度ちゃんと調べてみようという話になり、ワークフローシステムはもう少し模索することになりそうですが、検討の過程でコミュニティを色々活用させてもらったこともあり、今回は特にお世話になったという事で記事を書きました。
本科会も分科会もそれぞれの回で内容に特徴があるので、これからも「これは！」という内容には是非参加させていただきつつ、自分も日々の業務の中で得た実践を共有していければなと思ってます！（自分はExcelやスプシは結構頑張ってます！）
長くなりましたが、ここまでお読みいただきありがとうございました～
終わりです！