社内で重要な情報をどう伝えるか
デジタル化が進みたくさんの情報が社内で共有されると、次は「重要な情報が埋もれてなかなか社員に伝わらない」という問題が発生します。どうすればいいのか？
そもそもそうならないために、重要な情報はデジタル化を見合わせて紙で回覧して、おまけにハンコまでおさせて確認させるというやり方をされている会社もあるかもしれません。それはそれとして、今回は置いときます…。
多くの会社では、権限でルールをつくり、重要な情報（厳密には伝えたい側が重要だと思っている情報…）を強制的に、かつ、一方的に伝えるというのが一般的だったのではないかと思います。
それが紙の回覧板からメールや社内イントラネットの掲示板、場合によっては、全社集会や月次報告会、朝礼などのリアルなイベントになっても、基本的な考え方はあまり変わってないのではないかと。
一方で、社内の情報がどんどんデジタル化していくと、情報が溢れかえり、情報の受けて側での重要度や優先順位がわからなくなり、その情報が必要な人に届かなくなるという問題が発生してきているのではないでしょうか。
世の中の歴史的にも、ラジオやテレビが始まったときは、国営放送という権威のあるメディアで、権力や権威ある人が重要だと思う情報を伝えたりしていて、そこから民放や新聞、雑誌などが増えてきて、近年になりインターネットが普及してからは、SNSでテキストだけでなく、動画も配信でき、個人のアカウントも含めメディアが多様化する中で、情報も溢れかえっている状態になってきています。
これは社内も同じです。権威あった紙の回覧版がメールやITツールによって情報が溢れかえり、何を優先的に見ていいのかわからない、そもそも重要な情報が日常の情報に埋もれるということになってきます。その中で、なんとかして重要な情報を伝えようと各社でいろいろと工夫されているのではないでしょうか。
サイボウズは、情報共有のためのグループウエアを提供していて、カルチャーとしても公明正大を掲げていますので、世の中の会社に比べて圧倒的にデジタル化による情報共有が進んでいると思います。
なので、サイボウズでは、他の会社に比べて、社内情報共有問題がいち早く顕在化して、その問題が大きくなっていて、その問題に対して、いろいろと試行錯誤しながら取り組んでいたりします。
そんな中で、伝えたいことを伝えるためには、権威や権限だけでは限界がり、受けて側に興味を持ってもらい、自ら読みに来てもらわないといけないという当たり前のことを実感してます。つまり「読め！」ではなく「読みたい！」と思ってもらわないと伝わらないということ。
むかしから、社内新聞とか社内報などは、そんな感じの問題からでてきたのではないかと思います。ちょっとしたエンタメ性を持たせることで、場合によっては、社内の重要な回覧よりもよく読まれていたりすることもあったりしました。
それを人事や有志のメンバーによるボランティア精神や力技に任せるのではなく、会社として戦略的にメディアをつくる必要があるんだと思います。まさに、インターネットの世界と同じです。
インターネットの世界では、Facebook、Twitter、You Tube、Instagram、Tik Tok…などなど、様々なツールで、様々な人が情報を発信し、フォロワーが1000万人を超えたりして、民放の番組よりも影響力を持つ番組やアカウントがどんどんでてきています。
そんな世の中を見ていて、これを社内での情報共有にどう活かしていくのか、いくつかのポイントがあるような気がしてます。こんなのは、社内のデジタルマーケティングの部門やネット世代の若い方々に聞くのがいいとは思いますが…素人ながらに思うのはこんなところです。
１．読ませるではなく、読んでもらう
エンタメ性が全てではありませんが、視聴者側にたった番組づくり、メディアづくりが必要になります。重要さが伝わらなければ、その情報を読んで理解するのにかけるコストも人それぞれになります。時間をかけずに理解できるようなコンテンツ、時間をかけてもいいなと思ってもらえるコンテンツづくりが必要です。
２．巨大メディアではなく、小さなメディアを多くつくる
情報共有のコストは圧倒的にBI（Before Internet）の時代より安くなっているので、コンセプト（ターゲットと何を伝えたいか）を絞って、数多くつくることが大事。全社員を一網打尽にするようなものは結局多くのメンバーには届かないし、特にネット世代である30代以下のメンバーは嫌悪感さえ抱く可能性があります。
３．プロを使う
トヨタイムズのようなCMで流しても目立つようなクオリティーのものは多くの会社では到底無理ですが、You Tubeのようなカジュアルな動画なら、社内に好きな人がいたらできそうですし、いなくても安ければ数千円から数万円程度の予算で大丈夫です。特に若い世代はYou Tubeなどを好んで見るので、コスパもいいかと思います。
なんてことを意識しながら、僕自身もサイボウズ社内で、企業理念や風土、カルチャーといった大切ではあるけど、抽象度の高いものを伝えていこうと試行錯誤している毎日です。これからは社内の動画アクセス数ランキングとかが当たり前になる時代がくるんじゃないかと思いますので、みなさんも今から一緒に始めてみませんか。