【メリットは？】時間指定でメールやチャット送る方法2
こんには。オンラインコミュニケーション協会です。
先日、こちらの記事で、メール/チャットを時間指定して送信する方法を紹介しました。試していただけましたでしょうか？
本日は「時間指定送信」を使うメリットをお伝えしたいと思います。
１．お互いの休息時間の尊重
これは先日の記事でも書きましたが、いくら「返信は休暇明けで結構です」と添えたとしても、休日にメールが送られてきた側は気になってしまいます（休日なら見なきゃいいのに、という意見もありますが、緊急の連絡があるかもしれませんので強制できるものではないかと思います）
仕事外の時間にメッセージを送信しないように設定することで、仕事とプライベートの境界が明確になり、自分だけでなく相手の休息時間を尊重することができます。
特に日本人は働きすぎな傾向がありますので、せめて休日の時ぐらいはメールから解放されてもいいのではないでしょうか。
２．作業の効率化
自分自身や相手集中時間に合わせてメッセージを送信することで、無駄な作業中断を減らし、生産性を向上させることができます。
個人的にこれが1番のメリットだと感じています。
近年はメールもチャットも、レスポンスをするまでの時間が短時間化しています。
受信したメールに返信をすると、相手からも間もなくして返信がくる。
それにまた返信をして・・・・
なんてことをしていると、メール返信だけで1日が終了してしまいます。
緊急性が高そうなものはクイックレスポンスが必要ですが、一般的には6時間～遅くても24時間以内にメール/チャットの返信をすれば、マナー違反にはならないと思います（遅い、早いの感覚は個人差がありますが、本当～に急ぎの用事なら電話や、再度チャットが送られてくるはずです）
なので、たとえば、朝10時まとめてメールやチャットの返信を入力し、16時に配信予約をします。
こちらで返信を止めている間は、基本的には相手から追加のメールがくることはあまりないので、メールやチャットに振り回されることなくほかの作業に集中できます。
時々「メールはともかく、チャットは即返信しないといけないんじゃない？」とおっしゃる方もおりますが、チャットは「非同期コミュニケーション」です。
電話やオンライン会議とは異なり、通信のタイミングが相手と異なるコミュニケーションなので、即返信しないといけないというのは誤りです。
同期/非同期コミュニケーションについては、Chatworkさんのこの記事をご参照ください。
他にも、
タイミングの最適化：
送信先の方がたとえば早朝のほうがメールの返信がしやすい等の情報があれば、その時間を指定して送信する。
時差への配慮：
海外の方へメッセージを送信する場合、相手の居住地のタイムゾーンを考慮して、できるだけ日中の活動時間にメッセージを送信することで、相手への配慮になる。
など、さまざまなメリットが期待できます。
ぜひ、メッセージの時間指定配信機能を活用して、効果的なテキストコミュニケーションをしていただけたら嬉しいです。
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