【OutlookとGmail】めちゃくちゃ易しめに目に留まる署名を作成してみる
私は所属している会社用のアドレス（outlook）とビジネス用として使用してるいるアドレス（Gmail）の２つをメインに使用しています。
おまゆ初めての一人担当の仕事は社内のタイムカード自動化プロジェクトにまつわる顧客との渉外となりました。（やった！）
今まで社内の方のみの連絡なので特に署名には気を使っていなかったのですが、特にコロナ禍において署名やHPはまず最初に目に留まる会社のイメージとなるのでは、と思い、住所等情報の追加にあたり署名そのもののスタイルを変えてみることにしました。
出来上がりはこちら。
<Before/After>Outlook
<Before/After>Gmail
個人アカウントは旧姓でやってます。
いつの署名だよ
と思わず個人用アカウントについては突っ込んでしまいましたが
ちょうどよかった、これをきっかけに、、ということで。
ちなみに会社用のアカウントはOutlook、個人のビジネス用のアカウントはGmailなので、ついでにどちらも変更してみました。「署名をキャッチーなものに変えたいわ」と思われている方はこちらの記事を読めば簡単に変更できますので、お手すきの際にぜひご利用ください。
ちなみに特に法人の署名を変更する場合については注意が必要です。
コーポレートカラーやロゴの使用については各社規定があったりしますので会社用の署名を変更する際には一度周りの様子を伺ってみることをお勧めします。
また、署名のテンプレサイトもありましたのでそれも最後に載せます。
※PCはWindows１０を使用しています。
日本と海外の署名の違い（お急ぎの方は全然飛ばしてOK）
興味本にで少し日本と海外において署名の役割に違いがあるのか調べてみました。前職の時、スペイン出身のOさんの署名がとてもかわいく、本人のテンプレを頂き使用していたことを思い出したからです。
日本の署名欄のテンプレをGoogleで検索してみると
日本の署名は
・シンプル
・もともと備わっている記号以上は使用しない
ものが多く、どちらかというと”署名”というだけあって
”誰がメールの送り主か”を記す目的が強いように感じます。
一方海外の署名欄は英語で検索してみたところ
・カラフル
・ロゴがついていたり顔ついてたりする
・各種サイトに飛べる
等、どちらかというと法人も個人も
・署名を通して自己表現をする
ことに重きを置いているレイアウトのように感じます。
そう捉えたときにどちらの署名の方が自分自身の目的に合うかを考えると
私は法人では人事と経理業務を担当しているため、
対象となる顧客の皆さまや、採用を通してご縁のある求職者の方々には
・どんな会社か（社会的信用があるか）
・働く人はどんな人か（ブランディング）
がわかるページにお誘いできる、という点で海外式の署名欄を採用したいと感じました。
Outlookで作る場合の方法
基本的な流れは
①好きなテンプレを探す→②WordやOutlookの新規メールを作成するページで、情報を自分仕様に変更→③コピペして署名を登録
です。
①好きなテンプレを探す
色々探してみたところ、こちらにあるMicrosoftの無料テンプレは互換性もあり一番手っ取り早かったです。ここでは好きなテンプレをまず探しましょう。
②WordやOutlookの新規メールを作成するページで、情報を自分仕様に変更
意外と気づかなかったのはこちら。署名のページに行かないと作れないのでは、、と思いがちですが、
完璧に作ったものを→署名の登録ページで張り付ける
方が断然簡単でした。
前述のサイトのテンプレを先ほど紹介したものに変更するために
この3つの動作が必要でしたので、この3つのやり方を説明します。
やり方はWordと全く一緒です。Wordを使ったことがあり、やり方がわかる人は飛ばしてください！
1.画像の変更
画像を選択し（選択するとのついた□い枠がありますよね？これが出れば
”選択できている”証拠です）、その上で右クリック→『図の変更』を押し、自分が設定したい画像を引っ張ります。
サイズを変更する場合には、
この赤い矢印で示した〇ポチを移動させて、お好みの大きさに調整してください。
2.ハイパーリンクの追加
指定した画像をクリックするとみてほしいURLに飛ばすことができる方法です。
先ほど画像を変更した方法と同じように、ハイパーリンクを設定したい画像を選択し、右クリック→『リンクの編集』を押します。
そうすると、
このようなページが出ますので、矢印のある『アドレス（E）』に、設定したいURLを貼ります。
その後右下の『OK』を押します。
これでOKです！
設定ができていれば、先ほどリンクを設定した画像にカーソルを合わせると
このようにリンクが出てきます。
3.文字の追加
文字の追加はとても簡単です。
普段文書を作成するのと同様に、うちこむだけです。
ご時世上自宅勤務など異なる勤務形で就労しているケースも多いかと思いますので、その旨を連絡する意味で、文字を入れる等、お客様が安心できるようにブランディングするのも信頼構築のひとつですよね。
これで署名は完成です！
③署名登録ページへの登録
後は登録するのみ。
まず、登録したい署名をコピーします。
びゅ～っとドラックして右クリック→『コピー』or 「Ctrl＋C」を押します。
そうしたらOutlookを開き、
「ファイル」→「オプション」→「署名」
ここまで開き「署名」欄に
ペーストします。
これで完了です！
上記で説明したことをビデオで紹介しているものもあるので、
是非ご覧ください！
https://www.microsoft.com/en-us/videoplayer/embed/RE2P40t
Gmailでやってみた
①テンプレ探す②自分仕様に作る
まではすべて一緒です。
③署名欄に登録する
Gmailを開き、設定画面に行きます。
右上の歯車マークを押し「すべての設定を表示」に飛びます。
クリックし、下の方にスクロールすると、”署名”という項目が登場します。
まさしくこの矢印の部分に先ほど自身で作成したテンプレを貼ります。
そして、貼り終えたら最後に『変更を保存』をクリックすれば完了です。
これからメールを新規作成すると、勝手にこの署名が登場してくれます。
テンプレを探すにあたり激簡単に無料で作れるサイトを見つけました。
https://www.wisestamp.com/
☝こちらは必要情報や入れたい箇所を入力し
Gmailなど自分のアカウントと連携させると
勝手に署名登録までサイトがやってくれるという代物でした、、！
ちなみにおまゆもここでサクッとやってしまいました。
ここまで説明して、「あーもう面倒くさいから誰かに一発でやってもらいたいわ”というそこのあなたは是非利用してみてくださいね。