会議ファシリテーション③編【準備がいかに大切か】
おはようございます。おこめさんです。
いよいよ会議ファシリテーション③編です。
ここまでの流れは
第一回で
「最後に決定事項などを確認する」
「会議の終了条件を確認する」
第二回で
「会議の議題とその時間を確認する」
「手元で見える化する」
でした。
今日は会議に臨む前の準備についてです。
ということで、やっていきましょう
学校では教わらない「会議の進め方③」編です。
おこめさん→１０年の公立中学校勤務を経て独立。公立学校を外側から支えるために、オンライン塾を設立・運営。子ども～大人までを対象としたライフビジョンコーチとしても活動。半年の育休を取得した２児のパパ。
参考
Preperationの大切さ
「準備」の意味で著書ではPrepと省略されて登場します。
そもそも会議の前段階としての準備がいかに大切なのか、というと
ほとんど準備なしに会議に臨んだ場合、大抵会議時間は伸びる傾向にあります（複数にわけて話し合われるときも）
それに対して、ある人がとことん準備して臨んだ会議は、確かに会議時間は短縮できますが、そもそも準備にとられる時間が長くなっているという別の課題が発生します。
ここで推奨されるのはその間、
前もって準備しておくことは大切ですが、そもそも何のための準備かというと会議をより円滑な議論がおきるためにする ということなので、できるだけ最短で効果的な準備をしておくことが肝となります。
図に表すと以下のようになります。
１人０時間＋１０人４時間＝４０時間（グダグダ会議）
１人２時間＋１０人２時間＝２２時間（ファシリテーション会議）
１人２０時間＋１０人１時間＝３０時間（お膳立て会議）
４つのP
では具体的にはどのようなことを準備すれば準備できたといえるのでしょうか。
ここでは４つのPを明確にすることが書かれています。
Purpose：目的
People：参加者
Process：進め方
Property：準備物
Purpose：目的
そもそも何のための会議なのかを明確にしておくことです。
ここではその他を考えながらその都度戻ってきて、変更する選択も頭に入れておく必要があります。
People：参加者
その会議の目的を達成するために必要な人はどんな人なのか
重要な問いは「その人がいないとどう困るか」です。
とりあえず呼んでおこうといって呼ぶことが一般的には多いと思いますが、
そうやって呼ばれた人は本当に必要だったのか と考えてみると、そうでもない というのがみえてきたりします。
まずは、最低限必要な人をここであげていきます。
次に、その人達が持っている前提となる知識（会議に議題についてどれだけ知っているか）を確認しておきます。
人によってバラバラな認識であるのなら、それらを整えるための資料をあらかじめ配布しておくことなどが考えられますし、
一人ひとりの認識を想像することで、疑問に思う部分を予想することもできます。
（ここまで考えた後に、目的をもう一度見直すことも大切です）
Process：進め方
その上で、進め方です。
どんな議題があって、それらをどう進めていくのかをシュミレートしておきます。
（時間配分も）
Property：準備物
最後にそれらの内容をスムーズにすすめていくための準備物です。
参加者が共通認識をもつための資料であったり
それらを投影するためのプロジェクターなんかもここです。
それらをまとめた表がこちらです。
おわりに
大事なのは、参加者全員の時間をできるだけ最小限に抑えつつ、手早く準備を進めていくということです。
一人で長時間準備して、というのはあまり効率的、再現性が高いとはいえないからです。
このような会議のための準備なんかも誰も教えてくれないことだったりしますね。
ぼく自身も教員時代に知っていたかったなと書きながらつくづく思います。
だからこそ、忙しくて本も読めない先生たちが簡単にまとめたこのような記事を読んで少しでも実践してもらえたら嬉しいなって思います。
今日もココまで読んでくださってありがとうございました。
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