３月１１日　社内イベント運営をした話

某メーカーで勤務しているが、会社内部の従業員向けオンラインイベントの企画運営プロジェクトに参加していた。
去年も同様のプロジェクトメンバーをし、業務を抱えながら火を吹いていたが、懲りずに今年も参加だ。やはりイベント企画が好きだ。
自社でオンラインイベントを開きたい方への参考になるかもしれない。知らんけど。

▪︎イベント内容
今回はネプリーグの風船バトルという企画をオマージュしたものと、社員による自社製品トークショーの二本立て。
出演者も、従業員から選出し、ある程度台本があるものの、当日細かなところはほぼアドリブで対応してもらう無茶ぶり。加えて、コロナということもあってほぼリモートで準備を進めるため、リハーサルなし、演者同士の顔合わせなし、ぶっつけ本番というマッチョな企画だ。
運営側の司会と演者が空気感をリアルタイムで察知し、盛り上がるよう話を広げてくれた。頭が上がらない。

▪︎インフラ面
自PCにカメラを繋いで演者を写し、それをteamsの画面共有で配信する。様々な障壁でzoomやYouTubeがNGのため、The力業。
放送時間は1時間。

▪︎プロジェクトの進め方
プロジェクトと同様に、まずマイルストーンの設定、会議の役割分担、企画の検討、予算や環境面の確定と進んでいった。序盤にマイルストーンをどこまで現実的かつしっかり詰めるかで、後半の進み具合が大きく異なることを知った。去年のイベントは、終始スケジュール感と役割分担がグダグダになり、メンバーみんな苦い経験をした。

▪︎社内イベントを開く上で検討したこと
視聴者参加型を意識:
内輪イベントで出演者も社内従業員であれば、テレビのような一方的に視聴する形は面白味に欠ける。
視聴者も自らイベントに参加し、会社全体のイベントとして認識してもらう仕掛けが必要だ。
今年はクイズ形式なので、視聴者も出演者と同じ問題にリアルタイム回答してもらい、イベント最後に高得点者の結果まで発表した。運営泣かせではあったが、イベント中の結果発表は意表をついたはずなので、見てる側はかなり盛り上がったのでは無いだろうか。

オンラインの実現可能性:
ここについては、完全オンラインは盛り上がらないという結論になり、演者や運営は会場で撮影し、視聴者が生放送を見る形に落ち着いた。

運営側の負担:
通常業務を抱えながらのイベント企画のため、司会や裏方に相当な負荷が掛かることが予想されていた。ゲームについても、前準備が大変すぎるものは候補から外し、運営の楽さと盛り上がりの妥当なラインを探した。企画内容が身の丈にあっていないと、運営側に余裕が無くなり、中途半端に仕上がる。合理的な判断だったと思う。
私は、身の丈に合わなくても企画を拘ろうとしてしまうタチなので、冷静なメンバーと進められて良かった。

自分がイベント作りが好きだと再認識出来たのも成果だし、そこそこ盛り上がったのも嬉しかった。1番の収穫は、プロジェクトメンバーが私より遥かに優秀で、近くで進め方や情報共有の仕方を学べたことかもしれない。

社内イベント程度で知った風に言うのは恥ずかしいが、純粋な感想としてテレビ番組の生放送ってどれほど大変なんだろう、と考えさせられた。