ちょっとした顧客管理業務をどうするか問題について

ちょくちょく相談を受ける今回のお題。お客様の管理をどうするか問題についてお話しします。仕事をしているとお客様の情報を管理することになるのですが、どのように扱えばいいのか正解は様々です。

まずは状況を整理する

相談に入る前に、まずどのような背景や動機があるのかを確認するようにしています。単に管理できていない状態から個人が管理できるようにしたいのか。あるいは誰でも見れるようにしたいのか。でもお客様情報だから外部のサービスに預けるのが嫌なのか。どれくらいの予算なら捻出できるかのか、などなど。ヒアリング（あるいはセルフチェック）しましょう。難しいことは考えずに「どうなっていたら問題が解決している状態なのか」を見つけていきます。

EXCELで対応できないのか考えてみる

正直、大体の顧客管理はEXCELで解決できちゃいます。全体への共有であったり、管理者だけ入力できるようにするとか、そんな機能はEXCELが持っているんです。結構優秀ですし汎用性も高いんでEXCELで十分です。ただどうしても機能が足りなくてできなかったり、導入する組織にとって好ましくないと思ってる時にゴリ押しする必要はないかな、と思います。

沢山あるクラウド型サービスは戦国時代⚔️

CRMとはカスタマーリレーションシップマネージメント、つまりお客様との関係性を構築維持するためのシステムです。15年くらい昔はこういうシステムを各社が独自で構築してきていたのですが、今は高機能のシステムをサブスクで使えるようになりました。無料から有料、取り扱える規模まで沢山あるので個別解説は控えますが、いくつかピックアップして、実際に触ってみて判断するのがいいと思います。言うて、高度な使い方をしない限りそれほどの大差はないと考えていいと思います。

実はおすすめ、wordpress+ECサイトのプラグイン

ある程度の知識あるいは支援体制があることが前提ですが、一番安価で自由度が高いのはこの組み合わせ。wordpressはホームページを構築して記事を投稿しやすくするためのサービスで、元々はブログサイトを運営するために作られていたのですが使い勝手がいいので今でも元気に生き残っています。wordpressの特徴はプラグインという機能で、いろんな人が開発した機能を取り込むことで、レゴブロックのように組み立てて独自の環境を作ることができます。そこにECサイトのプラグインをインストールして、お客様の情報を管理する機能を使えば簡易的な顧客管理機能が完成するというものです。インターネット上に配置するのがセキュリティ上不安であれば、社内に構築するとよいでしょう。

まとめ

気をつけたいのは、実はわたしもよく陥りがちな「無料で、高機能で、短納期で、初心者でも大丈夫」という考え方や探し方。これはあまりお勧めしません。家探しの時に「安くて、築年数が浅くて、広くて、駅から近くて、日当たりがいい」とか言ったら営業の人に（変なお客さんが来おったで）と思われること必至です。これってむしろ、全然お得にならないんですよね。
業務効率化にはある程度のコストがかかるのは仕方ないので、どこを妥協するのか、優先順位をちゃんと考えておきたいところです。社内のITスキルに自信がないなら、EXCELによる管理で十分なことが多いので、あれこれ考える前にEXCELの機能を使い切って見るのがいいと思いました。

お客様の情報管理についてお悩みでしたら初回相談は無料なので、ご相談はお気軽にお問い合わせください。