公文書管理改革素案（逢坂誠二の徒然日記）
【25年1月28日 『逢坂誠二の徒然日記』8063回】
昨朝、函館市内で街頭に立った後、本会議に備えて上京しました。午前4時の都内、空全体に雲がありますが、ところどころ切れており、雨の雰囲気はありません。気温は4度程度です。日中は晴れ、14度にまで上がる見込みです。今日も本会議があります。
1）公文書管理改革素案
公文書は、行政などの意思決定過程や事務活動の実績を記録するものであり、国民に対する説明責任と行政の透明性を担保する重要な資源です。しかし、日本の公文書管理には記録作成の形骸化や管理体制の弱さ、記録をすることの重要性に対する意識の希薄さなど多くの課題があります。特に、公文書管理法第4条で規定された「経緯も含めた意思決定に至る過程を合理的に跡付け、検証できる文書作成」の原則が実効性を欠いている現状は深刻です。
1. 日本の公文書管理の現状と課題
(1) 記録作成の形骸化
- 公文書管理法第4条の規定にもかかわらず、政策決定プロセスや重要な会議録が作成されていないケースがある。
- 特に過程を記録することの重要さが浸透しておらず公文書の内容にバラツキがある。
- 「記録は責任追及につながる」という認識から、意図的に記録を作成しない行政文化が存在する。
(2) デジタル化の遅れとその限界
- 紙媒体を中心とした保存体制が依然として主流であり、検索性やアクセス性が低い。
- デジタル化が進んでいないため、災害時や緊急時の記録消失リスクが高い。
-デジタル化は、文書作成の基本姿勢に問題がある限り、本質的な解決には至らないに点に留意が必要。例えば、デジタル化が進んでも、最初から記録が作成されていなければ意味をなさない。
(3) 保存基準と廃棄ルールの曖昧さ
- 公文書の保存期間や廃棄基準が各機関の裁量に任されており、統一性を欠いている。
- 重要な記録が適切に保存されないまま廃棄される事例が多い。
(4) 管理機関の弱体化
- 現在の国立公文書館は内閣府を主務省とする独立行政法人として設置されているが、政治的影響を排除する独立性が欠如している。
- アメリカの国立公文書記録管理局（NARA）のような強い権限を持つ管理機関が存在しない。
(5) 国民のアクセス性の低さ
- 情報公開請求の手続きが煩雑で、行政側の対応が遅延する場合がある。
- 公文書のデータベース化が進んでおらず、国民が直接アクセスできる仕組みが不足している。
2. アメリカのNARAに学ぶべき点
アメリカのNARA（国立公文書記録管理局）は、以下の特徴により、公文書管理の学ぶべきモデルとなっています。日本においても、このような独立性と強い権限を備えた機関の設立が必要です。
(1) 独立性の確保
- 政府機関から独立しており、政治的影響を受けにくい。
(2) 広範な権限
- 各機関に対する公文書作成・保存義務の強制力を持つ。
(3)デジタルアーカイブの推進
- 電子的保存とオンライン公開を進め、国民が容易にアクセスできる体制を整備。
3. 公文書管理の改革提案
(1) 独立した「公文書記録管理院」の創設
- 目的：公文書管理を透明性・説明責任の観点から監視・指導する中核的な機関とする。
- 独立性：会計検査院と同等の独立性を持ち、政治的影響を排除する。
- 権限：行政機関に対して記録作成・保存の義務を課し、違反時には是正命令を出す。公文書の保存基準や廃棄ルールを統一し、監督する。
(2) デジタルアーカイブの構築と推進
- 公文書の電子化を加速し、保存・検索性を向上させる。
- 全国的なデジタルアーカイブを構築し、国民が直接アクセスできる仕組みを提供する。
(3) 公文書作成の基準強化
- 政策決定過程を記録することを義務化し、標準化されたフォーマットを導入する。
- 保存期間を延長することも含めその期間を見直し、保存義務違反に対する罰則を強化する。
(4) 専門人材の育成
- 公文書への記録のあり方、現用文書の取り扱いなどに関する資格を設け、専門的知識を持つ職員を育成。
- 権限と専門性のある職員を各行政機関などに配置することで、記録管理の適正化を促進する。
(5) 国民参加型の仕組み構築
- 情報公開請求の迅速化と簡素化を進め、国民が公文書を活用できる環境を整備する。
- 公文書管理に関する教育や啓発活動を通じて、記録文化を社会全体に根付かせる。
4. 改革による期待される効果
(1) 行政の透明性と信頼性の向上
- 記録が適正に管理されることで、行政運営の透明性が高まり、国民の信頼を回復する。
(2) 説明責任の確立
- 政策決定過程や事務活動が検証可能となり、後世にわたり説明責任を果たせる体制が整う。
(3) 効率的な公文書管理
- デジタル化の推進により、検索性・保存性が向上し、業務効率が改善する。
(4) 国民の参画意識の向上
- 公文書へのアクセスが容易になることで、国民が行政を監視・参加する意識が高まる。
日本の公文書管理は、記録作成の形骸化や管理機関の弱体化など多くの課題を抱えています。その解決には、現行の国立公文書館を改組し、独立性と権限を持つ「公文書記録管理院」を創設することが不可欠です。この新機関は、行政の透明性を高め、国民への説明責任を確立する中核的な役割を果たします。また、デジタルアーカイブの推進や専門人材の育成を通じて、公文書管理の効率化と社会全体の記録文化の定着を目指さなければなりません。
公文書管理改革は、国民の信頼を回復し、健全な民主主義を維持するための重要な取り組みです。この素案をもとに、さらに内容を進化させたいと考えております。
【25年1月28日 その6366『逢坂誠二の徒然日記』8063回】
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