移転時のトラブルを防ぐためにやっておくべきことを紹介！

こんにちは！
「オージェント合同会社」の矢吹です！

オフィスの移転は、毎回スムーズに進むとは限りません。
移転日にトラブルが起こることもあります。
しかし、ちょっとしたことを工夫すればトラブルを防げます。
そこで今回はトラブルの事例や、防ぐコツについて見てみましょう。

移転時のトラブルは案外多い

移転時のトラブルは案外多いため、起こっても不思議ではありません。
ここではトラブルの事例を紹介します。

①オフィスの中に備品が入らない

「オフィスの入り口から運搬できない」「エレベーターや階段で運べない」といった形です。
企業様の中には、高所作業車を使って外から搬入した事例もあります。
それを防ぐため、サイズ的に入らない備品や什器が無いか確認することが大事です。
運送する重量によっては、重機の運送を専門に行う業者（重量屋）へ依頼しなければいけません。大きい金庫や大型コピー機などは要注意です。

②オフィスレイアウトを決めていなかった

オフィスレイアウトを決めていなかった場合、搬入後にご自身でモノを動かしながら模様替えをしなくてはいけません。
これが、余計な作業時間を発生させてしまいます。
余計な作業時間を抑えるためにも、搬入前にレイアウトを決めた方がいいでしょう。
なお自社でレイアウトを決める時間がない時は、レイアウトを決める専門業者に依頼して図面を作成してもらう方法もあります。

③業者とのやり取りが上手くできなかった

業者に誤った内容を伝えたり、伝え漏れが起こったりなど、業者とのやり取りが上手くできなかった場合もトラブルにつながります。
企業様の中には、他の業務が忙しくて業者とのやり取りを後回しにしたため、伝え漏れが発生してトラブルに発展するケースもあるようです。
本来移転先にもっていくものを捨ててしまったり、廃棄は別料金ということに当日気が付いたりするケースも少なくありません。

トラブルを防ぐカギは「事前準備」！

トラブルの中には、事前準備をしておけば防げるパターンもあります。
最後に事前準備の内容を具体的に見てみましょう。

① 移転先について徹底的に調べる

移転先の階段やエレベーター、移転先の入口の幅、オフィスのスペース・形状など調べることはたくさんあります。
オフィス内に入らない備品や什器がないか事前に把握できるため、スムーズに搬入作業ができます。
その他に、電気の契約種別をチェックするのも大事です。
チェックしていなかったため、業務上に支障をきたしてしまった企業様も存在します。
ある企業様では、サーバーを動かすために「２００V電源」が必要でした。
移転前のオフィスでは、入居時に電気工事を行って「２００V電源」を備え付けてあったため、業務上で支障をきたすことはありませんでした。
しかし移転先では「２００V電源」が備わっていなかったため、サーバーの起動ができずサービス障害が起こってしまいます。
急遽電気工事を依頼しましたが、結局そこから1週間後の開通となりました。
仕事に支障を及ぼさないためにも、確認をお忘れなく。

②疑問に感じたことがあれば移転先の管理会社に聞く

「対した質問じゃないからいいか！」「後でいいや！」と思って質問しなかったことで、移転後にトラブルが起こる場合もあります。
それを防ぐためにも、すぐに解決することは大事です。

③プロに相談する

オフィスの移転に携わっているプロに相談するのも効果的です。
移転当日までに解決しなければいけない箇所を教えてくれます。
誰に相談すればいいか分からない時は、人のツテを活用するのも手です。
「オージェント合同会社」でも原状回復の相談をされた企業様に、オフィス移転のプロを紹介することもできます。
原状回復のご予定がある方は、お気軽に問い合わせてみてください。

公式ホームページ
https://www.ogent.jp