電話の自動応答システムは思っている以上に身近にできます
🟦電話の自動応答システムとは？
IVR ( Interactive Voice Response ) と呼ばれています。
宅配便の不在連絡票がわかりやすいと思います。
不在連絡票に記載されている番号に電話をかけて「○○○は1番、△△△は2番、◇◇◇は3番を押してください」のようなメッセージが流れ、番号を押していくシステムのことです。入力された電話番号を保存することも可能であり、複数のスタッフがもつ電話に一斉に転送させることも可能で、メッセージを録音することも可能です。
🟦Twilio を使います
Twilio はアメリカ サンフランシスコに本社をもつ会社です。
以前は、KDDI が Twilio の販売代理店としてサービスが提供されていましたが、2023年5月に終了し、Twilio Japan としてサービスを提供しています。さらにその後、2023年10月にソフトバンクが取り扱うこととなり、2024年1月ごろから本格的に提供するとのことです。
上記ソフトバンクの記事にある通り、Twilio は「電話やSMSなどのコミュニケーション機能を簡単にアプリケーションで実装できるクラウド型コミュニケーションAPIサービス」を提供している会社です。
🟦必要なもの
実は Twilio の管理画面だけでも構築できるのですが、英語であるうえ、専門性が高いため、それを操作するには、ITに長けている方であればよいですが、そうでない方は敷居が高いと思われます。
そのため、わかりやすい操作系を準備しての運営がベストとなり、必要なものは以下になります。
Webサーバー(PHPが使えることとSSLが必要)
Twilio の電話番号(050からはじまる番号)
現在、WordPress を使われているようなホームページをお持ちであれば、PHPのバージョンがあまりにも古くない限り、そのサーバーで使用できると思われます。
🟦電話の応答の流れ
電話をかけて応答までの簡単な流れは以下の通りです。
電話がかかる
Twilio のサーバーが受け、Webサーバーにアクセス
Webサーバーで指示を Twilio のサーバーに送る
Twilio のサーバーで上記の指示内容に基づいた応答を電話に返す
上記で 3 番目の「Webサーバーで指示」が PHP で制御する部分になります。
🟦もう少し具体的に
Twilio への指示は、下記のような XML形式のソースを送ります。
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<Response>
<Say language="ja-JP">こんにちは</Say>
</Response>Twilio専用の XML があり(TwiMLと呼ばれている)、これを使って指示することになります。下のリンク先をみてもらえれば、PHP 以外に Python や Ruby などにも対応していることがわかります。
すなわち、Webサーバーに上記を制御する管理画面を構築すれば、専用の電話自動応答システムができます。
🟦最後に
電話の自動応答システムを提供している会社は多数ありますが、機能面やコスト面などで自社構築の検討がある場合は、当オフィスまでお気軽にご相談ください。
なお、当オフィスは Twilio の代理店ではありません。Twilio および Webサーバーは、ご自身でご契約してご準備ください。当オフィスは、上記の TwiML を使ったシステム構築を承っております。
本記事には、ぱくたそさんの写真素材を使っています。