企業やメディアの至急回答のお問合せに、どう対応すべきかと言う話
こんにちは、ダンボールアーティストのオダカマサキです。
私の活動はメディア、代理店、企業、行政とやり取りすることが多いです。現在の活動形態からデジタルを中心に情報を発信し、お問合せをいただいております。（もちろん、普通に営業もします。）
これまでの案件の対応経験を基に、どのようなことを考え、実践しているのか、ちょっと話してみようと思います。
僕のプロフィールは、以下を参照ください。
問合せへの対応速度は、案件受託に重要なのか？
対応速度は「早いに越したことはない」というのはビジネスの基本、いや鉄則だと思います。できるビジネスマンはメールの返信が早い！なんて言われますし、機会損失を避ける、顧客満足度を向上させる、色々な効果がありますよね。
ただ、僕は昼間サラリーマンとして働いています。アーティスト活動は、そのすき間時間を使うしかありません。メール等を確認できるのは、朝起きてからの通勤時間、帰りの通勤時間と帰宅後の時間に限られます。
いきなり大きな壁が現れました。（笑）
対応スピードで競ったら、僕は皆様に敵いません。ではどのようにして、仕事に繋げているのでしょうか？
早い回答が必要な仕事の例
◆ 明日の朝の番組で紹介したい
◆ 週末のSNSキャンペーンで使いたい
◆ 欠員が出て、急ぎで代役を探している
これらの仕事は、回答のスピードはもちろん、その後もとてもスピーディーな対応が求められます。他の仕事やプライベートの予定にも影響が及びます。昔はこれらも頑張ってやっていました。
今までのお問い合わせを思い出し、2025年の今冷静に考えてみる。早い対応が必要な仕事の特徴は以下のとおりです。（私見）
◆ そもそも必要なのは「流行りのネタ」であり、僕でなくても良い
◆ 番組の予算が少ない、急いで仕上げる必要がある
◆ 単価が低い、または無償が多い（毎日沢山紹介するため）
◆ 出演枠や時間が少ない＝効果が低い
◆ 2分程度の放送だが、撮影は丸１日に掛かることが有る
◆ 逆効果な実績になる場合有（内容、費用面）
評価していただきオファーをいただけることは嬉しいですが、一番気を付けないといけないことは『急ぎで、安く、どんな仕事でも、文句言わずにやってくれる人』という「実績」を作らないことだと思っています。この認定を受けてしまうと、日程も成果もない、地獄の様な案件しか来なくなります。
そもそも急ぎで回答が欲しい裏には、どんな意図が有るのか
急ぎで回答が欲しい背景には、次のような意図が考えられます：
◆ 早く出演者を決めて準備をしたい。
◆ 候補者を多くキープし、一人に決定後即動けるようにしたい。
「あなたが候補に入っています」という言葉も、急ぎのお問合せによくある『決まり文句』です。
「候補に入ったので、必要な情報を送ってください」と言われ、プロフィールや活動理念、作品の写真を急いで準備して送ります。これらの準備にも、ある程度の時間がかかりますよね。
しかもこのタイプのお問合せは本当に候補に入っているだけで、流れることが多いです。ネットで検索し、SNSやHPをサラッとで見ただけで連絡してきていることが多く、窓口が現場のADさん等がほとんど。社内の企画会議の資料に必要な情報を集めている段階で、その方は採用の可否を決める権限をもっていません。しかも何人かで候補を選出していることもあり、その場合沢山の候補が集まるため、『確度が低い』です。
メディアからの問い合わせに舞い上がり、すぐに決めて欲しいと思ってしまう心理とピッタリ合ってしまい、とても断りにくい状況に陥ります。
その後ちゃんと連絡をくれればいいのですが、それっきり連絡がないこともしばしば。。。そうなると過剰に期待したり、ヤキモキしたり、無駄な時間を過ごすことになるのです。
早い回答が必要な仕事を諦めたら、いい仕事が増えた（当社比）
僕のライフスタイルでは、早い回答が必要な案件には対応できないこと分かっています。なので急かされる案件は断ることに決めました。（もちろん既存のお取引先様等、例外はあります）これは優先順位付けのひとつでもあります。そうすることでスケジューリングに余裕ができ、じっくり取り組める案件を受けることができることになり、長いお付き合いのパートナー様が増えています。とてもありがたい御縁に日々感謝しています。
いいお問合せにつなげるために、どんな対策をしているのか？
僕の思ういいお問合せとは、変に急かされず、お互いWin-Winの関係を築ける関係に発展するお問合せを指します。ここにつなげるためには、事前にお客様の要望と、僕が出来ることを照らし合わせたうえで、お問合せいただくことが重要です。
候補に入ったときに必要な情報を、先にサイトに掲載しておく
候補に入っているので、情報が欲しいです！とお問合わせをいただいたときに必要な情報はほぼ同じです。候補が複数人居る場合も有るでしょう。企画段階で僕にお問合せしないで選定いただけると楽なのでは、と考えています。そのため僕のサイトには、企画書に必要な情報（外に出せるレベルの概要）を掲載しています。作品を一覧できるInstagramや作り方が分かる動画へのリンクも入っています。これでわざわざ僕にお問合せいただかなくても、僕のプロフィール、活動理念、作り方、実績等、基本情報を反映した資料を作れると思います。もちろんここで選に漏れる案件も有るでしょうが、それはお問合せが合っても同じことだと考えています。
勇気を出して断ってみる
実体験ベースで恐縮ですが、これが結構有効です。問い合わせがあった際に、「なぜ僕に声をかけたのですか？」と聞いてみています。「SNSでバズっていたので」「検索で作品の写真が出てきたので」といった案件は、確度がとても低いのです。要するに、流行っているネタを探しているだけなので、極端な話「誰でもいい」のです。このような案件を見極めるためには、断ってみることをお勧めします。
せっかくメディアから連絡があったのに断るのはもったいないし、勇気もいりますよね。でも、誰でもいい案件であれば、僕の紹介にこだわる必要はありませんよね。
「すみません、スケジュールが合わないので、辞退したいのですが」と伝えたときの反応で、興味の度合いが測れます。
「分かりました、ご協力ありがとうございました」と終わるときは、誰でもいい案件です。
その時は良くても、最終的に候補から外れたり、取り上げる枠が小さいので、大きなニュースが入ると放送が流れてしまう可能性が高いです。
断ったときに引かないお問合せは、いい案件のことが多い（当社比）
◆ どうしても紹介したいので、次回の放送枠にいかがですか？
◆ スポンサーからご指名なので、スケジュールの調整をさせてください
◆ 今回は諦めますが、こちらの企画書だけ送らせていただけませんか？
そんな反応が帰ってきたら、僕でなければ対応出来ない案件の可能性が高いです。番組もしっかりしたものが多く、放送枠も確保されているので、放送が流れることも有りません。（天変地異等は除く）
企業様のお仕事の場合、お互いの意見を交換したうえで、日程やご予算を確保いただけることが多いです。
どうしてもお願いしたいという状況を作るために、僕らはどうしたらいいのか
いかにして「流行っているから案件」「誰でもいい案件」を脱し、どうしてもお願いしたいという状況を作ったらいいか。日々模索しています。
ありがたいことに、「僕でなければ対応できないと、ご指名いただける案件」が年々増えています。日々どんなことをしているのか、少し紹介してみます。
対応する基準を設定し、ブレない運用にする
何でもかんでも受けていたら、大事な案件を受けられません。受ける案件、断る案件を事前に設定して、心が揺らがないようにしておくことは大変重要です。「こんな案件も受けているのか、ウチではそんなこと言っていなかったのに」と思われないように、一貫した対応を心掛けています。
調査時に「ダンボールアートの第一人者」であることを感じてもらう
これは実績として、日本のダンボールアートの第一人者になるのが一番早いので、日々第一人者になれるように研鑽しています。
頑張れ俺！負けるな俺！
直ぐに第一人者に慣れるわけではないので、様々な手段で調査したときに、僕の活動や成果が正しく伝わる様に以下のような工夫をしています。
◆ 様々なメディアの活用戦略
◆ SEO対策
◆ 検索結果ページの有効活用
◆ 強い被リンクの獲得
◆ 書籍の執筆
◆ アピールできる実績を作る
これらの詳細について書き出すと記事がとても長くなるので、またの機会にしようかなと思います。
お問合せの返信時に送る資料を準備しておく
Webでの検索や僕のサイトでの情報収集後にお問い合わせをいただいた場合、より詳細な情報が必要です。
◆ 詳細なプロフィール
◆ 個人の、息子との未来の工作会社の活動理念
◆ 対応できる業務
◆ 過去の実績
◆ ワークショップの詳細
◆ 作品リスト（サイズ入） 等々
案件受託に向けた資料を準備しています。僕の活動体制的にスピーディーな返信は難しいですが、お問合せに気付いた時点で、なるべく早く、密度の濃い情報提供を心がけています。
接点ができた方とのWebミーティングの実施
接点ができた方とは、案件の受託前にWebミーティングを行うことが多いです。資料だけでは分からない部分をより丁寧に説明し、ご質問にも即対応できるようにしています。お渡しできない作成中の作品や実績資料等を見ていただくこともあります。
まとめ
長々と書きましたが、日々試行錯誤して暮らしています。
急ぎなので、という言葉に惑わされず、自分の活動理念や、やりたい仕事を設定し、活動をしていくと良いと思います。
くれぐれも運用のみを強化し、案件受託を狙うことがないように。
日々の研鑽を怠ることがないように。
自戒を込めて、このNoteを書きました。
最後までありがとうございました。