議事録・報告書のススメ

会議や研修・出張の後の議事録・報告書について考えてみます。

大抵の会議に議事録の作成という業務はつきものです。
また、研修や出張で費用（参加費・旅費）が発生した場合には、予算執行の記録として報告書の作成が必要です。（少なくとも私のところは）
その内容も様々で、記憶もすぐに薄れますから、結構大変な業務です。

最近では録音の文字起こしを超え、AIによる議事録作成ツールもあり、非常に便利な時代です。
これからの時代、こうしたツールを積極的に活用していくべきと思うと同時に、特に若手には自分で議事録・報告書を作ることを意識してほしいなとも考えます。

議事録・報告書の主目的としては情報の共有と記憶です。
その目的からすれば、人間が時間をかけてやるよりもAIに任せた方が効率的かつ正確なのは確かです。

しかし、議事録・報告書を作ることは、会議の目的や流れ、ポイントを掴む訓練になるいい機会です。
議事録作成を念頭に置くと、ゴールの設定や今の議論がそれにどうつながるかを考えながら会議に臨めます。
年次が上がれば会議の中心になっていきますが、その時にこの習慣は必ず活きると思います。

また、AIが作成したものが本当に正しいか、自分の受け止めとの差はどうかなど、分析する力も必要です。

SNS上の「人間が議事録を作るのは無駄。AIに任せるべき。」と言う意見はその通りだと思います。
しかし、それは成果品を審査する目、活用する能力が備わった人だから言えること。

私自身、様々なツールを使いつつも、議事録作成は積極的に行います。
後輩がいる場合には、作成をお願いし、成果品をチェックするようにしています。それが私の訓練になると考えるからです。

十分な力が養われていない中で、表面上の便利さだけをみて、AIを活用するのではなく頼りきるのは将来の自分が困るのではないでしょうか。

若手の方には、自分の財産になると思って、積極的にこの面倒な業務に取り組んでいただきたいと感じています。
もちろん、最新技術についての自身のアップグレードも忘れずに。