社内文書管理システムの構築について

ＣＡＤデータの受け渡しが凄くめんどくさいことや外部とのデータのやり取りが簡単にできないか色々方法を調べてみた。

必要な機能

・社内外でデータの共有・編集
・ファイルの版管理・来歴表示
・ファイル命名の管理
・フォルダ構造の固定化
・ユーザーアカウントの管理

データをいつ・誰が・何をしたのかわかりやすく管理するためには、共有ファイルサーバーでは処理する人員にかなりの負荷がかかる。
例１）ファイル接尾にoldや日付がついて命名規則が煩雑
例２）間違ってデータを削除・編集すると取り返しがつかなくなる
例３）社内外で何のデータをやりとりしたのかわからなくなる

ドキュメント管理システムとは

紙データを電子データにデジタイズしたものを格納・管理するコンピューター上のシステムの総称で以下の特徴が重要。

データの配置・・・文書をどこに格納するか。文書に簡潔にアクセスできる
ファイリング・・・検索用のインデックスやタグを付ける
検索・・・・・・・必要なデータを検索する
セキュリティ・・・無許可の人にデータをみられない。改ざんができない
災害対策・・・・・文書を災害から保護する。BCP対策
保存・・・・・・・文書を保存する。また自動で削除したり別の媒体に移す
配布・・・・・・・文書が必要な人に配布できる
ワークフロー・・・文書の承認・審査・閲覧の経路を決める
作成・・・・・・・ファイルの作成機能。バージョン管理システム
承認・認可・・・・文書の同一性を保証する。ハッシュ値による判定など。

クラウド型

オンライン上にあるデータを管理できるシステムで複数人でデータを編集したり閲覧・複製ができることや完全な災害対策が可能。自社サーバー不要

SharePointOnline
ドキュメント管理やイントラサイトの作成ができる。
基本容量は１ＴＢでユーザーの追加により１０ＧＢづつ容量が増える。
Excel・Wordの連携が強く共有やオンライン編集できる。
ワークフローシステムがある。
社外からサインイン可能。OneDrive・teamsの連携がやりやすい。
管理しやすいツールがありマイクロソフト製なので安心か。

ArcSuite
FUJIZEROXが開発した総合管理システムで様々なグレードがある。
印刷複合機との連携機能がある。
Docuworksとの連携機能がある。（データの操作機能）

オンプレミス型オープンソース

alfresco comminuty edition
alfresco Software.inc社が開発しているＥＣＭソフトウェアでオープンソース且つ商用利用も無料で利用可能。

実際にサーバーを立ててみた。
http://127.0.0.1:8080/share/page/

必要な機能はすべて満たせている。
ファイルプレビューが文字化けする。
ユーザーの削除ができない。