業務改善提案するときの４つのポイント

先日こちらの記事にて
【業務改善提案するときの４つのポイント】の具体例をご紹介しました。

この具体例を踏まえて、本記事では各ポイントを解説します。

①依頼内容の背景を知ろうとする
②納品後の、お客さんの後工程を減らせないか考える
③知識が浅くても提案はできる
④日ごろの関係性構築が大事

これらを意識することで「誰でもない、あなただから頼みたい」
という存在に近づける…はず！

クライアントとコミュニケーションをとる際の参考になれば幸いです。

①依頼内容の背景を知ろうとする

ご依頼をいただいたら
「なぜこれを依頼されたのか？」
「この依頼をこなすことで、お客さんにどんなメリットがあるのか？」
を考えるようにしています。

お金を払って依頼しているわけですから「目的」があるはず。
それを理解することが提案へのヒントになります。

ただ言われたとおり作業をこなすだけでは
「正確にやってくれれば誰でもいい」存在です。
（正確にやれる、ということ自体はとても大事な価値ではありますが！）

お客さんの事業への理解を深めるためにも
ぜひ、背景を知るような質問を心がけてみてください。

②納品後の、お客さんの後工程を減らせないか考える

依頼の背景を知ることで、お客さんがその納品物を
どう活用するかが見えてくるでしょう。

次は、お客さんが依頼物を受け取った後に
行う作業を想像して
「あらかじめ納品時にやっておけることはないか？」
「後工程を自動化できる方法はないか？」
と考えるようにしています。

些細なことでいいんです。
スプレッドシートの順序を【日付順】に並べ替えておくとか
「郵便番号を調べて」と言われたけど「住所まで伝える」とか。

ほんの少しのお客さんの手間を省く提案が
「この人は、ぼくの仕事を減らそうと考えてくれる人だ」
「改善方法を考えてくれる、積極的な人だ」
という好印象につながります。

③知識が浅くても提案はできる

「そんな提案、知識がないと思いつかないよ」
と思う方もいるかもしれません。

私はわからないことは
どんどんお客さんに質問しています！！

「こんなことも知らないなんて、恥ずかしいな
　頼りないと思われるかな」
と躊躇することもあります。
けれど知ったかぶりをしても仕方ない。

質問した結果、特に提案することがなくても
お客さんのお仕事への理解が深まるし
「ぼくの事業を知ろうとしてくれているんだな」と
悪い気はしないと思うんです。

逆を言えば、ここで
「いいから言われたことだけこなしてくれればいい」
とおっしゃるお客さんとは、
長くいいお取引ができないだろうな、とも思ってしまいます。

④日ごろの関係性構築が大事

もちろんタイミングやお客さんの性格
関係性などによって、質問しやすい・しにくいが出てきますよね。

タイミングや顧客特性は変えられないけど
質問しやすい関係性は、自分の努力で変えられます。

具体的に私がしているのは

・できるだけお客さんの名前を呼ぶ、あいさつする
・スタンプをこまめに押す
・こまめにお礼を言う（回答ありがとうございます！とか）
・なにかしていただいたら、
　「こういうこと共有いただけるの嬉しいです」
　「こういう情報もらえると知識が増えて助かります」
　などの意思表示をしっかりする

これらを日頃からしておくことで
やわらかいコミュニケーションをとることができ
ふとした質問も気軽にできる関係性が作れます。

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おそらくSNS運用に慣れている方や、より気が利く人は
お客さまからログ取りの指示を受ける前に
ログを取り、自ら分析提案をされているのでしょう。

わたしも早くそんなレベルに達したい！と思いつつ
まずは自分の手が届く範囲から
少しずつ提案レベルを上げていくしかないと考えています。

同じようにひとつずつできることを積み上げていきたい方の
参考になれば幸いです！