業務改善には後戻りする勇気も必要

おおばこオフィスでは、中小企業の業務改善をサポートしています。
様々な業種に対応しています。
・不動産業
・製造業
・宿泊業
・お寺　など

サポートを行う始めの段階では、現状の課題と、課題に関しての具体的な作業内容をヒアリングします。そのヒアリングをもとに、この部分をこうしていく形で進めるのはどうか？という提案を行いつつ、クライアントにどのような印象を持たれたかを確認しながら、方法を模索してサポートを進めていきます。

一筋縄ではいかない業務改善

おおばこオフィスより自信をもってご提案をした結果、提案に沿ってスムーズに進んでいく場合と、提案の内容ではうまく進まない場合があります。上手くいかない場合は、改めてヒアリングを繰り返し、時には歩みを止め、後戻りをして別の道を選択します。

改善には何通りもの道があり、その道を探し、一緒に歩むのが私たちの仕事と考えているためです。

実際に、こんなことがありました。

不動産業の場合

依頼を受けた段階では、管理に手が回っていない状況のため、管理ができる環境・状況の構築をすることから始まりました。しかし、構築した仕組みに情報入力が進まない状況が続きました。
ヒアリングを続ける中で、クライアントさん自身で情報を入力するよりも前に会社内での役割分担や業務フローの整理を行うことが先決だということに気づいていただけました。社内での整理をおこなっていただくことになり、一旦、構築した仕組みへの入力は中断。一度歩みを止めることにしました。

そこで、私たちは道を変え、毎月発生しているお金周りの業務に特化した業務改善をサポートする形に方向転換することにしました。
新しく始める入力業務ではなく、今実際に行っている業務の改善だったため、このクライアントには自然にマッチしました。

このピンポイントな業務の改善をすることができたおかげで、その担当者の方の仕事はかなり軽減できましたし、その方の抱える他の業務改善に向けたサポートもつながっていくことができました。

その間に、クライアントにて会社内の役割分担や業務フローの整理について社内で話し合いが進められ、現在では、そのフローをもとに私たちとともに情報整理の再構築を行っています。

タイトルのように業務改善には後戻りをする勇気も必要という事例となりました。はじめから大きな情報整理に手を付けるよりも、社内の体制を変えることが必要な場合もあります。その間に小さい業務改善を進めていくことで点と点がつながって線となっていくことができたと思います。

クライアントさんとともに、とても大切なことに気づくことができた案件となりました。