おおばこオフィスのおススメするファイル名の付け方
ファイル名のルール
皆さんは、ファイル名を付けるとき、どのようなルールでつけるべきか悩むことはありませんか。
おおばこオフィスでは、ファイル名はなるべくシンプルにして、特に更新日付はつけないようにしています。
ファイル名に更新日付を付けるというのは、
[仕様書フォルダ]
20211031_ｘｘｘ仕様書.xlsxといった感じですね。
上記の例の場合、
・仕様書
というフォルダに
・20211031_xxx仕様書.xlsx
という2021年10月31日に更新したExcelファイルが保存されている。
ということになります。
ファイル名に日付を付けるということ
ファイル名に日付を付ける場合、2つ問題があると考えています。
都度ファイル名を変更する作業が発生する
→ファイル名更新を（誰かが）忘れたり、ルール以外のファイル名になっていたりする。そのファイルが最新かどうかわからない
→どこかにもっと新しい更新日付のファイルがあるかもしれない。
ファイル名はシンプルに
ファイル名にすごく工夫したルールをつけても、使う人全員に徹底するのは難しく、また更新するたびに日付を変えていくのは現実的じゃない、と考えました。
そこで、おおばこオフィスでは、
[仕様書フォルダ]
xxx仕様書.xlsxとシンプルなファイル名にすることにしました。
ファイル名に日付を入れる、または「最新」や「Version」をつけるのも、ファイル名の更新忘れや他に最新のファイルがある可能性が捨てきれないことから、最新かどうか保証できないので、つけていません。
一方、シンプルなファイル名にした場合でも、「最新」かどうか保証できません。
ただ、どちらにしろ保証できないならファイル名を更新する労力を削ることにしました。
同時にファイル名が、せっかく作ったルール通り更新されてないことにモヤモヤするのもやめました。
更新前に取っておきたいファイルは？？
ファイルを保存して更新する前の状態をとっておきたい、ということがあります。
Excelで数式を大きく変える場合や、重要なファイルなので更新に勇気がいる場合など。
そのような場合は、更新前用の保存フォルダを作成し、更新前にファイルをコピーをして、「日付付きファイル名」にして、保存するようにしました。
更新前の保存フォルダは_OLDというフォルダにすることが多いです。
[仕様書フォルダ]
xxx仕様書.xlsx
[_OLDフォルダ]
20211031_xxx仕様書.xlsx
20210930_xxx仕様書.xlsx今回の例でいえば、[仕様書フォルダ]にあるファイルは
xxx仕様書.xlsx
だけになり、これが最新ということになります。
過去の取っておきたいファイルは、_OLDフォルダに。
どれが最新かわからなくなりがちなフォルダ
[仕様書フォルダ]
20211031_xxx仕様書.xlsx
最新20200815_xxx仕様書.xlsx
1105更新_xxx仕様書.xlsx
20211031_xxx仕様書.pdf最近のファイル管理サービスでは履歴を自動保存
Googleドライブやonedrive、Dropboxでは、わざわざコピーを取っておかなくても、自動で履歴を保存してくれているものが多いようです。
そのようなサービスを利用すると、そもそも「更新前に取っておきたいファイル」のためにファイルをコピーするという作業自体、不要になってきています。
※履歴の保管期間などはサービスやプランによります。
おおばこオフィスでは、上記のようなサービスを利用しつつも、必要に応じて、更新前保存フォルダにコピーをしています。
とはいえ、年月を付ける場合はあります
とはいえ、ファイル名に年月を付ける場合も。
取引先の方とやりとりする契約書や請求書などは、ファイル自体に年月が入っていた方が取り扱いしやすいケースが多くあります。
ファイル名の日付や年月により、ファイルの中身が把握・推測できるようなケースです。
例えば、請求書ファイル名に年月が入っていれば、どの年月の請求書か開かなくてもファイル名だけでわかりますし、同じフォルダに保存していれば、抜けている年月がフォルダ内で見つけやすい、といった理由がある場合です。
以下のようになっていれば、2021年3月の請求書がない。保存忘れ？？
と気づきやすいと思います。
[株式会社xxxの請求書フォルダ]
202101_xxx請求書.pdf
202102_xxx請求書.pdf
202104_xxx請求書.pdf
202105_xxx請求書.pdf
202106_xxx請求書.pdfまとめ
ファイル名に
・更新日を付ける
・分類名を付ける
といった形にすることもありましたが、守れない・守りにくいルールとなってしまっていて、かえってストレスになっていました。
日付を付けることで意味が分かる（ファイルの内容が分かる）といったこと以外では、なるべくファイル名をシンプルにしておき、フォルダ内をスッキリしておくと、管理がしやすくなるので、ぜひ参考にしてみてください。
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