Dropbox Businessに課金して、データの属人化を解消した話

こんにちは、ウェブ制作会社インプレッシブでマネージャーをしているoathkiteです。弊社でDropbox Businessに課金したら、会社全体の生産性がすごく良くなったので、この体験は共有すべきだと思いました。

なぜDropbox Businessを課金しようと思ったか

社内でリモートワークを求める気運が高まっており、賛成意見・反対意見で度々議論をしていました。会社としては賛成の考えでしたが、ボトルネックが、「コミュニケーションの質の低下」「データの管理」「タスクの管理」でした。そのうちデータ管理の問題解決として、Dropboxを課金してみることにしました。

データが属人化してしまう問題

弊社はウェブサイトの受託制作を行っており、企画・デザイン・フロントエンドシステム構築・バックエンドシステム構築を一気通貫で請け負えることをサービスの軸としています。

ウェブ制作では、様々な工程で様々なデータが発生します。
弊社では、コーディングやシステムのソースコードはGitでクラウド管理されてたのですが、デザインデータやプレゼン資料、クライアントから送られてきたファイル等はNAS（ファイルサーバ）を使い管理をするというルールでした。しかし、NASは転送スピードが遅く、その結果、各人のPCでだけ管理されているデータというのが度々発生していました。

データが属人化すると、「あの時のデザインデータ送ってもらっていい？」とか「このデータ共有し忘れていました。」みたいなやり取りが発生しまくります。これらのやり取りはコミュニケーションコストが高く、製作者やディレクターの心的ストレスとなり、生産効率を著しく落とします。更には、そのデータが保存されているデバイスが壊れた場合に取り返しのつかない事になりかねません。

Dropbox Businessでデータをクラウド化し、属人化を解消

Dropboxは利用されている方も沢山いるかと思いますが、ローカルのフォルダを同期できるオンラインストレージサービスです。Dropboxにサービス登録し、アプリケーションをPCにインストールする事で、ローカルのDropboxフォルダに配置したデータを全て、オンライン上のストレージに同期することができます。

通常のDropboxをチームで利用する場合、他人が共有したファイルがローカルストレージに保存されてしまい、PCの容量を圧迫してしまうという問題がありました。フォルダを選んで同期する事もできるのですが、同期するフォルダをいちいち指定する必要があり、操作ストレスが高く、組織全体での利用は現実的ではありませんでした。

Dropbox Businessでは、オンラインストレージに保存されたデータの仮想ファイルをローカルストレージに同期する事が可能になります。つまり、PCのストレージ容量を圧迫する事なく、チーム全体でデータを共有する事が可能になります。

ローカルストレージに保存したいフォルダ・ファイルは、右クリックから簡単に同期するように設定する事ができます。

データは全てDropboxフォルダ上で管理。もう、何も怖くない

弊社内で発生するファイルは全て、Dropboxのチームフォルダ内で管理することを徹底しました。そうすることで、デバイス・場所に依存しないデータ管理体制が確立されました。またDropbox Businessへのアクセスは2段階認証を行い、管理者は、誰がいつどのファイルを触ったのか、などのアクティビティヒストリーが確認できるため、セキュリティ面での管理も向上しました。

このように、Dropbox Businessを利用することで、製作者がストレスなく働ける環境に近づく事ができたかなと感じています。

最後に

Dropbox Businessは、私たちのような中小規模の制作会社のデータ管理にはすごく適したサービスだと感じています。この記事を読んで、少しでも同業の製作者のストレスが解消されれば幸いです。最後まで読んでいただきありがとうございました。