そ、そんな急に言われても・・・でもkintoneがあるからね！っていう話
「あ、そういえば明日から新入社員来るから。」
いつもいつもなぜ前日になるまで言わないんですか！
我々中小零細企業では特にあるのですが、他の従業員の知らないところで役員の家族や知り合いなんかが入社するなんて話になっているのです。
何でもっと早く言ってくれないの・・・
そういう話になった段階で言ってくれていればこんなに焦る必要はないのに・・・
今回はそんな愚痴からの始まりです。
社員入社時の手続き
明日から来ることは決まっているわけです。
愚痴を言っている暇があったら前を向いた方が早いということですよね。
社内準備
・打刻用ICカード
・勤怠関係データ登録
・各種サービスアカウント発行
・給与計算ソフト登録
書類関係
・労働条件通知書
・労働者名簿登録
・交通費申請
・マイナンバー保管用
社会保険関係
・健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届
・健康保険被扶養者(異動)届
・国民年金第3号被保険者にかかる届書
・雇用保険被保険者資格取得届
備品関係
・作業着等
・作業用具
・PC、文房具等
準備、手続きとしてはざっくりこれぐらいが必要になります。
してはいけない属人化
もちろんこういったものがマニュアル化して共有されていればいいですが(むしろそうしておくべき)、会社によってはこういう業務こそ属人化されてしまっているのではないかと思います。
「あの人しかわからない！」
「今日あの人いないやん！」
「明日からくるのに！」
なんてことにならないよう、業務の属人化を防がなくてはいけません。
手続き進捗アプリ
当社では社員の入退社手続きの進捗を管理できるアプリを作成しました。
詳細画面
・クラウドサービスのアカウント情報
・社内用紙
・提出書類
・社内手続
・社会保険手続
一つ一つ処理をしていき、済んだものからチェックボックスにチェックを入れていきます。
すべてにチェックが入ると「完了」と表示されます。
手続きがややこしい社内の設定などや社会保険関係の手続きは簡単なマニュアルを添えて、
滞りなく手続きが進められるようにしています。
一覧画面
一覧画面ではチェックが入った項目が表示され、完了したら完了と表示されるので、社員ごとの手続きの進捗が管理できるようになっています。
これからの改善
こうして進捗管理をkintone化したことで、手続きの属人化を防げるようになりました。
ただこのアプリもまだまだ改善の余地があります。
１．就労条件によって提出書類や社会保険手続きが変わることもあるので、
「提出の必要がない」のか「提出していないのか」の区別をつける
２．一覧画面では完了したものだけではなく、完了していないものも明らかにし、「何分の何」が完了しているかを見える化する
この辺りを改善することでさらにスムーズに進められるようになると思います。
明日から新入社員来るからねと言われた1時間後、
「もう準備オッケーですよ、今から来てもらってもいいですよ」
と鼻高々に言ってやりました。
そんなすぐに対応したりしてるからいつもギリギリに言っても大丈夫って思われてるんだろうな・・・反省。